档案管理制度含八项制度

PAGE档案管理制度含八项制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的档案管理工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则档案管理遵循集中统一管理、分级负责、分类科学、便于利用的原则。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹管理公司档案工作。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督公司各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和交流活动。4.参与公司重大活动和项目的档案管理工作，确保档案资料的完整和准确。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。（二）各部门档案管理人员职责各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，其职责如下：1.负责收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，对本部门的文件材料进行分类整理，编制目录清单。3.定期将整理好的档案移交公司档案管理部门，并办理交接手续。4.协助档案管理部门做好本部门档案的查阅、利用等工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文，人事档案，印章管理档案等。2.财务审计类：包括财务预算、决算报告，会计凭证、账簿、报表，审计报告，税务资料等。3.市场营销类：包括市场调研、营销策划、广告宣传、客户资料等相关文件。4.生产管理类：包括生产计划、工艺流程、质量控制、设备管理等方面的文件。5.技术研发类：包括研发项目立项、研究报告、技术方案、专利申请等文件。6.物资采购类：包括采购合同、供应商资料、物资验收等相关文件。7.合同管理类：包括各类业务合同、协议及其履行情况的记录。8.项目管理类：包括项目立项、可行性研究报告、项目实施计划、项目验收等文件。9.企业文化类：包括公司文化建设规划、活动记录、宣传资料等。10.其他类：不属于上述分类的其他具有保存价值的文件材料。（二）档案编号档案编号采用分类号与流水号相结合的方式。分类号按照上述档案分类进行编制，流水号为每类档案内的顺序号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，确保档案编号清晰、准确，便于查找和管理。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，包括但不限于以下内容：1.上级机关下发的与本公司有关的文件、指示、通知等。2.公司对外发布的各类文件、公告、函件等。3.公司内部形成的各类会议文件、工作报告、请示、批复等。4.人事任免、薪酬福利、培训考核等人事管理文件。5.财务报表、审计报告、税务申报等财务文件。6.市场营销活动中的策划方案、调研报告、客户合同等。7.生产过程中的技术文件、质量记录、设备维护资料等。8.研发项目的立项申请、研究成果、知识产权文件等。9.物资采购的合同、订单、验收报告等。10.各类业务合同、协议及其履行过程中的相关文件。11.项目管理中的立项报告、可行性研究、项目进度报告等。12.企业文化建设活动中的策划方案、活动记录、宣传资料等。13.其他与公司业务相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要文件材料，应进行备份或复制，以防原件损坏或丢失。（三）整理原则档案整理应遵循以下原则：1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、保管和检索。（四）整理方法档案整理按照以下步骤进行：1.分类：按照档案分类标准，将收集到的文件材料进行分类。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。五、档案的保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等，以满足档案保管的需要。（三）档案上架档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，注明档案的类别、编号、存放位置等信息。（四）档案清查档案管理部门应定期对档案进行清查，核对档案的数量、内容和保管状况，发现问题及时处理。清查结果应形成报告，报公司领导审阅。（五）档案安全1.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，严禁无关人员进入档案库房。2.加强对档案库房的安全检查，确保消防、防盗等设施设备完好有效。3.做好档案的保密工作，防止档案信息泄露。对于涉及公司机密的档案文件，应严格按照保密规定进行管理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。（三）鉴定标准档案鉴定工作应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值。一般来说，具有以下情形之一的档案可考虑销毁：1.已过保管期限且确无保存价值的档案。2.重复、多余或不完整的档案。3.内容虚假、无查考利用价值的档案。4.因保管条件恶劣，已无法补救的档案。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁审批表》。2.《档案销毁审批表》经公司领导审批同意后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和档案信息的彻底销毁。监销人员应在销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和有效利用。（二）利用范围公司内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司档案的，须经公司领导批准，并按照规定办理查阅手续。（三）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、日期、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门办理手续。2.档案管理部门对申请进行审核，符合条件的予以批准，并提供相应的档案查阅或借阅服务。查阅或借阅人员应在规定的时间内归还档案，不得擅自转借他人或带出公司。3.外部单位或个人查阅公司档案，须持单位介绍信或相关证明材料，填写《档案查阅申请表》，经公司领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅人员不得擅自摘抄、复制或拍摄档案内容，确需复制或拍摄的，须另行办理审批手续。（四）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标推进公司档案管理的信息化建设，实现档案信息的数字化存储、网络化传输和智能化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化系统建设公司应建立档案信息化管理系统，涵盖档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等各个环节。档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、审批、统计分析等功能，实现档案信息的集中管理和共享利用。（三）数据录入与维护档案管理部门应按照档案整理的要求，将纸质档案信息录入档案信息化管理系统，确保数据的准确、完整。同时，定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性和可靠性。（四）安全管理加强档案信息化管理系统的安全