工程部档案收集制度范本

PAGE工程部档案收集制度范本一、总则（一）目的为加强工程部档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案在工程建设、维护、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工程部在工程规划、设计、施工、验收、运营维护等全过程中形成的各类文件材料的收集管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则工程部档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.完整准确原则应全面、系统地收集工程部各项工作活动中形成的各种文件材料，保证档案内容的真实、准确、完整，能够客观反映工程建设的全过程。3.及时归档原则文件材料形成后，应按照规定的时间及时整理归档，避免积压和散失，确保档案的时效性。4.便于利用原则档案的收集整理应便于查阅、检索和利用，以满足工程建设及管理工作中对档案信息的需求。二、档案收集范围（一）工程前期文件1.项目立项文件包括项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等。2.工程规划文件如规划选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。3.环境影响评价文件环境影响报告书、报告表及批复文件。4.工程勘察设计文件工程地质勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件等。（二）工程施工文件1.施工管理文件施工组织设计、施工方案、技术交底、工程开工报告、工程暂停令、工程复工令等。2.施工技术文件施工图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录、施工日志、技术核定单等。3.工程质量控制文件原材料、构配件、设备质量证明文件及检验报告，隐蔽工程验收记录，分项、分部工程质量验收记录，单位工程质量竣工验收记录等。4.工程安全与文明施工文件安全技术措施、安全交底记录、安全检查记录、文明施工措施及相关照片、影像资料等。5.工程进度文件工程进度计划、进度报表、工程进度调整记录等。（三）工程监理文件1.监理规划、监理实施细则。2.监理月报、监理季报、监理总结。3.监理通知单、监理工作联系单、工程质量评估报告等。（四）工程竣工验收文件1.工程竣工验收报告。2.工程竣工决算报告。3.工程竣工图（包括建筑、结构、电气、给排水、暖通等专业竣工图）。4.工程质量保修书。5.工程竣工验收备案表及相关备案文件。（五）工程运营维护文件1.设备维护保养记录设备日常维护记录、定期保养记录、设备维修记录、设备更新改造记录等。2.设施运行记录建筑物及附属设施运行状况记录、能耗记录、巡检记录等。3.故障处理记录工程设施故障报告、故障处理过程记录、故障原因分析及处理结果报告等。（六）其他文件1.与工程相关的合同文件工程建设合同、设备采购合同、技术服务合同等。2.会议文件工程建设过程中的各类会议纪要、决议等。3.来往信函与建设单位、设计单位、施工单位、监理单位及其他相关部门和单位的来往信函。4.工程照片、录像、录音等影像资料反映工程建设过程、重要节点、工程现状等的照片、录像、录音资料。三、档案收集职责分工（一）工程部各部门职责1.工程技术部门负责收集本部门在工程技术管理过程中形成的各类文件材料，包括施工组织设计、施工方案、技术交底、设计变更、工程洽商、施工日志、技术核定单等，并按照档案管理要求进行初步整理，定期移交档案管理部门。2.质量安全管理部门收集工程质量控制文件、安全与文明施工文件，如原材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、安全检查记录、安全技术措施等，整理后及时移交档案管理部门。3.工程进度管理部门负责收集工程进度计划、进度报表、进度调整记录等文件材料，按规定整理并移交档案管理部门。4.合同管理部门收集与工程相关的各类合同文件，包括工程建设合同、设备采购合同、技术服务合同等，进行分类整理后移交档案管理部门。同时，负责对合同执行过程中形成的补充协议、变更记录等及时收集归档。5.物资设备管理部门收集物资设备采购计划、采购合同、到货验收记录、设备台账、设备维护保养记录等文件材料，整理后移交档案管理部门。（二）档案管理部门职责1.制定档案收集管理制度和工作流程，明确各部门档案收集职责和要求。2.指导和监督工程部各部门的档案收集工作，定期对各部门档案收集情况进行检查。3.负责接收各部门移交的档案材料，对接收的档案进行审核、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案的质量符合要求。4.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。5.负责档案的存储保管，确保档案的安全和完整，定期对档案进行检查、清点和维护。6.按照规定向公司内部及外部相关单位提供档案查阅服务，并做好档案查阅登记工作。（三）项目负责人职责1.负责组织本项目档案收集工作的实施，协调各部门之间的工作关系，确保档案收集工作的顺利进行。2.对项目档案的完整性、准确性负责，督促项目各部门及时收集、整理项目建设过程中形成的各类文件材料，并按时移交档案管理部门。3.审核项目档案的整理质量，对不符合要求的档案提出整改意见，确保档案整理符合规范。四、档案收集流程（一）文件材料形成与积累1.工程部各部门在工作过程中，应明确专人负责文件材料的形成与积累工作，确保文件材料的及时产生和妥善保管。2.文件材料形成后，承办人应及时进行整理，按照文件的类别、时间顺序等进行分类存放，便于后续的收集和整理。（二）定期移交1.各部门应按照档案管理部门规定的时间，定期将整理好的文件材料移交档案管理部门。一般每月或每季度进行一次移交，具体时间由档案管理部门确定。2.移交时，各部门应填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。（三）档案管理部门接收与审核1.档案管理部门收到各部门移交的档案材料后，应及时进行审核。审核内容包括档案的完整性、准确性、规范性等。2.对于不符合要求的档案，档案管理部门应及时通知移交部门进行补充或整改，直至档案符合要求为止。（四）整理与归档1.档案管理部门对审核通过的档案进行整理，按照档案分类方案进行分类、编号、装订等工作。2.将整理好的档案归入相应的档案类目，并建立档案目录，以便于查阅和检索。五、档案收集的质量要求（一）完整性1.应全面收集工程部各项工作活动中形成的各类文件材料，不得遗漏重要文件。2.对于同一事项的相关文件，如请示与批复、合同与补充协议、施工图纸与设计变更等，应一并收集齐全。（二）准确性1.文件材料的内容应真实、准确，数据可靠，不得有虚假或错误信息。2.文件的签字、盖章等手续应齐全，符合法律法规和行业标准的要求。（三）规范性1.文件材料应格式规范，字迹清晰，图表整洁，签字盖章完整。2.应按照档案管理部门规定的分类标准和编号方法进行整理，确保档案管理的一致性和规范性。六、档案收集的时间要求（一）工程前期文件在项目立项、规划、勘察设计等工作完成后，相关部门应及时将形成的文件材料收集整理，并在规定时间内移交档案管理部门。一般应在文件产生后的[X]个工作日内完成移交。（二）工程施工文件1.施工过程中形成的各类文件材料，承办人应及时整理，每月末将当月形成的文件移交档案管理部门。2.隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等应在验收完成后[X]个工作日内移交。（三）工程竣工验收文件工程竣工验收合格后，相关部门应在[X]个工作日内将竣工验收报告、竣工决算报告、竣工图及其他竣工验收文件收集整理并移交档案管理部门。（四）工程运营维护文件设备维护保养记录、设施运行记录、故障处理记录等应按照规定的时间周期及时收集整理，每月或每季度末移交档案管理部门。七、档案收集的监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对工程部各部门的档案收集工作进行监督检查，检查内容包括档案收集的及时性、完整性、准确性和规范性等。2.对于发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核