学校档案归口管理制度范本

PAGE学校档案归口管理制度范本一、总则（一）目的为加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位及全体教职员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义学校档案是指学校在招生、教学、科研、管理、服务等活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室归口管理全校档案，各部门、各单位明确专人负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.完整准确原则各部门、各单位应按照档案形成的规律和特点，及时、全面、准确地收集本部门工作中形成的各类档案，保证档案的完整性和准确性。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率，为学校各项工作提供有力支持。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。2.负责全校档案的集中统一管理，接收、整理、保管全校各部门移交的档案，并提供档案查阅、借阅等服务。3.对全校档案工作进行监督、检查和指导，组织开展档案业务培训和宣传教育活动。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化进程，提高档案管理效率和服务水平。5.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的完整归档。（二）各部门、各单位档案工作小组1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、分类、装订等日常工作，确保档案资料的齐全、完整。2.定期将整理好的档案移交学校综合档案室，并办理交接手续。3.配合学校综合档案室做好档案的查阅、借阅等服务工作，根据工作需要提供相关档案资料。4.负责本部门、本单位档案管理工作的自查自纠，及时发现和解决档案管理中存在的问题。三、档案分类及归档范围（一）党群类档案1.党务工作档案包括学校党组织的工作计划、总结、报告、决议、会议记录、党员名册、入党申请书、转正申请书、党员登记表、党费收缴记录等。2.宣传工作档案包括学校宣传工作计划、总结、宣传报道稿件、图片、音像资料、宣传栏资料等。3.统战工作档案包括学校统战工作计划、总结、统战对象登记表、统战活动记录等。4.工会工作档案包括学校工会工作计划、总结、会员名册、工会活动记录、职工代表大会资料等。5.共青团工作档案包括学校共青团工作计划、总结、团员名册、团代会资料、团支部工作记录、青年志愿者活动记录等。（二）行政类档案1.学校行政工作档案包括学校行政工作计划、总结、报告、决议、会议记录、学校发展规划、年度工作计划和总结、学校大事记等。2.人事工作档案包括教职工招聘、录用、调配、考核、奖惩、职称评定、工资福利、退休等方面的文件材料，以及教职工个人档案。3.外事工作档案包括学校外事活动计划、总结、外事协议、合同、出访人员审批文件、接待外宾记录等。4.安全保卫工作档案包括学校安全保卫工作计划、总结、安全管理制度、安全检查记录、突发事件应急预案及处理记录、消防档案等。5.后勤管理工作档案包括学校后勤工作计划、总结、房产管理、物业管理、物资采购、维修记录、水电管理记录等方面的文件材料。（三）教学类档案1.教学综合档案包括学校教学工作计划、总结、教学改革方案、教学规章制度、教学成果奖申报材料等。2.专业建设档案包括专业设置、培养方案、课程体系、教学大纲、教材建设等方面的文件材料。3.课程教学档案包括课程教学计划、教案、讲稿、课件、考试试卷、成绩册、教学质量评估材料等。4.实践教学档案包括实习、实训、课程设计、毕业设计（论文）等实践教学环节的教学大纲、指导书、任务书、实习报告、设计图纸、论文答辩记录等。5.教学研究与教学改革档案包括教学研究项目立项、结题材料，教学改革成果推广应用材料等。（四）科研类档案1.科研项目档案包括科研项目申请书、立项批复、研究计划、研究报告、成果鉴定材料、获奖证书等。2.科研成果档案包括学术论文、著作、专利、软件著作权等科研成果的原始材料。3.科研机构与团队档案包括科研机构成立文件、团队成员名单、科研活动记录等。（五）基建类档案1.基建项目前期文件包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.设计文件包括初步设计、施工图设计文件、设计变更通知等。3.工程管理文件包括工程招投标文件、施工合同、监理合同、工程进度报告、质量检验报告、竣工验收报告等。4.工程竣工图包括建筑、结构、给排水、电气等专业的竣工图纸。（六）设备类档案1.设备购置文件包括设备采购计划、招投标文件、合同、验收报告等。2.设备技术资料包括设备说明书、操作手册、维修手册、技术图纸等。3.设备运行与维护档案包括设备运行记录、维护保养记录、故障维修记录等。（七）会计类档案1.会计凭证包括原始凭证、记账凭证等。2.会计账簿包括总账、明细账、日记账等。3.财务报告包括年度财务决算报告、中期财务报告等。4.其他会计资料包括银行对账单、税务报表、审计报告等。（八）声像类档案1.照片档案包括学校重大活动、校园建设、教学科研等方面的照片。2.录音档案包括学校重要会议、讲座、文艺演出等的录音资料。3.录像档案包括学校宣传片、教学视频、活动记录等的录像资料。（九）电子类档案1.学校办公自动化系统中形成的电子文件包括各类通知、报告、请示、批复等。2.学校教学管理系统、科研管理系统等业务系统中产生的数据和文件。3.其他电子文件和数据如电子邮件、电子表格、电子文档等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门、各单位应明确档案收集责任人，按照档案形成的时间顺序和归档范围，及时收集本部门工作中产生的各类档案。2.档案收集应确保文件材料的齐全、完整，不得遗漏重要文件。对于破损、褪色的文件应进行修复或复制，确保档案的质量。3.对电子文件的收集，应按照相关规定进行备份和存储，确保电子文件的可读性和完整性。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案分类方案进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。3.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。（三）整理方法1.文书档案整理按照《归档文件整理规则》的要求，对归档文件进行分类、编号、编目、装订等整理工作。2.科技档案整理按照项目或专业分类，对科技文件材料进行组卷、编目、装订等整理工作。科技档案应编制卷内目录、备考表等，卷内文件应排列有序，图纸应折叠整齐。3.会计档案整理按照会计档案管理的相关规定，对会计凭证、账簿、报表等进行分类、装订、编目，并编制会计档案保管清册。4.声像档案整理照片档案应按照片内容和时间顺序进行编号、编目，注明拍摄时间、地点、人物、事由等；录音、录像档案应注明录制时间、地点、内容、录制人等，并进行分类存储。5.电子档案整理电子档案应按照分类方案进行分类存储，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的检索和利用。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。五、档案归档与移交（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.教学档案应在每学期结束后一个月内完成归档工作。3.科研档案应在项目结题后三个月内完成归档工作。4.基建档案应在工程竣工验收后三个月内完成归档工作。5.设备档案应在设备验收合格后一个月内完成归档工作。6.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门按照规定整理立卷，保管一年期满后移交综合档案室。7.声像档案应在活动结束后及时整理归档。8.电子档案应实时或定期进行归档，确保数据的及时存储和备份。（二）移交程序1.各部门、各单位档案工作小组在完成档案整理后，填写《档案移交清单》，一式两份，详细注明档案的类别、数量、移交时间等信息。2.档案工作小组将整理好的档案及《档案移交清单》一并移交学校综合档案室。3.综合档案室对移交的档案进行核对验收，如发现档案不齐全、整理不符合要求等问题，应及时通知移交部门进行补充和整改。4.经核对验收合格后，综合档案室在《档案移交清单》上签字确认，双方各执一份。六、档案保管（一）保管条件1.综合档案室应具备专门的档案库房，并配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对电子档案的保管，应配备专用的存储设备和服务器，定期进行数据备份，并采取数据加密、访问控制等安全措施，防止电子档案数据的丢失和损坏。（二）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。如学校章程、重要会议记录、学校发展规划、重大改革方案、重要人事任免文件、教学成果奖、科研成果奖及其他具有重要历史意义和凭证价值的档案。2.长期保管的档案凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为30年。如学校年度工作计划和总结、一般教学文件、科研项目中期检查报告等。3.短期保管的档案凡是在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为10年。如一般性的会议通知、临时性的工作安排等。（三）档案清点与检查1.综合档案室应定期对档案进行清点和检查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量准确、保管状况良好。2.在清点和检查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或追查处理，并做好记录。3.对电子档案应定期进行数据备份和检查，确保电子档案数据的完整性和可用性。如发现电子档案数据出现问题，应及时进行恢复和处理。七、档案查阅与利用（一）查阅权限1.校内人员查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经学校分管领导批准。3.校外单位或个人查阅学校档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的和查阅内容，经学校综合档案室审核，报学校分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人持《档案查阅申请表》或单位介绍信到综合档案室办理查阅登记手续，填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅档案名称及数量等信息。2.综合档案室工作人员根据查阅人申请，提供相应档案，并在指定地点进行查阅。查阅人不得擅自将档案带出档案室。3.查阅人如需复印、摘录档案内容，应经综合档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。复印、摘录的档案材料应注明出处，并加盖综合档案室印章。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还综合档案室，工作人员核对无误后，在《档案查阅登记表》上注明归还日期。（三）利用限制1.查阅档案应遵守国家有关法律法规和学校档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案。2.对涉及学校机密、个人隐私等不宜公开的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围。3.档案利用过程中产生的复制件仅供查阅人在本次查阅范围内使用，如需扩大使用范围，应重新办理审批手续。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各部门档案工作负责人及相关业务专家组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案保管期限表和档案的实际情况，对到期档案进行逐卷审查，分析档案的价值和保存意义。2.对于仍有查考利用价值的档案，应继续保存；对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。3.在鉴定过程中，应充分征求档案形成部门和相关业务部门的意见，确保鉴定结果的客观公正。（