公安局档案资料管理制度

PAGE公安局档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公安局档案资料管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案资料在公安工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本局实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各部门及全体工作人员在履行职责过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则本局档案资料实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作，确保档案资料管理的规范化、标准化。2.真实完整原则档案资料应如实反映公安工作的全过程，确保内容真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏。3.安全保密原则加强档案资料的安全防护措施，确保档案资料的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案资料的泄露。4.方便利用原则优化档案资料管理流程，提高档案资料的检索效率和利用价值，为公安工作提供便捷的档案信息服务。二、档案资料管理部门及职责（一）档案管理部门设置本局设立专门的档案管理科，负责全局档案资料的综合管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本局档案资料管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、上架等档案资料的日常管理工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。3.建立健全档案资料检索体系，编制各类档案资料的检索工具，提高档案资料的查询利用效率。4.负责档案资料的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案资料的实体安全。5.按照规定的期限和程序，对档案资料进行鉴定和销毁，确保档案资料的质量和安全。6.积极开展档案资料的开发利用工作，为公安工作提供档案信息服务，发挥档案资料的社会效益。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全局工作人员的档案意识和业务水平。8.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的业务联系，及时报送档案工作情况和统计报表。三、档案资料的收集与归档（一）收集范围本局各部门在履行职责过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等各种形式的档案资料，均属收集范围。具体包括：1.上级公安机关及其他上级机关发来的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、统计报表等文件材料。3.本局召开的重要会议、活动形成的文件、报告、记录、照片、录像等资料。4.本局办理的各类案件的立案、侦查、起诉、审判等环节形成的法律文书、证据材料、案件总结等档案。5.本局开展的各项业务工作，如治安管理、交通管理、出入境管理、消防管理等形成的文件、报表、档案等资料。6.本局干部人事管理工作中形成的干部任免、考核、奖惩、培训等文件材料。7.本局财务管理工作中形成的会计凭证、账簿、报表等财务档案。8.本局固定资产管理工作中形成的资产登记、清查、处置等文件材料。9.本局开展的各类专项工作、重点项目形成的文件、资料、总结等档案。10.本局与其他单位签订的合同、协议、合作项目等文件材料。11.本局工作人员在工作中形成的个人业务档案，如工作笔记、调研报告、业务成果等。12.其他具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、伪造或损毁。3.对于重要的档案资料，应同时收集电子文档，确保电子文档与纸质文档内容一致。4.收集的档案资料应按照规定的分类标准进行初步整理，便于后续的归档工作。（三）归档程序1.各部门收集的档案资料应定期移交档案管理科。移交时，应填写《档案资料移交清单》，详细注明档案资料的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。2.档案管理科收到移交的档案资料后，应按照档案管理的有关规定进行审核，对不符合要求的档案资料，应及时退回原部门进行补充或修正。3.审核通过的档案资料，档案管理科应进行分类、编号、编目、装订等整理工作，然后按照档案保管期限和类别进行上架存放。四、档案资料的整理与分类（一）整理原则档案资料的整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法本局档案资料采用年度机构保管期限分类法进行分类。具体如下：1.年度分类按照档案资料形成的年度进行分类。每年形成的数据单独作为一个类别进行整理。2.机构分类按照本局内部的机构设置进行分类。每个机构形成的档案资料作为一个类别进行整理。3.保管期限分类根据档案资料的保存价值，将档案资料划分为永久、长期和短期三种保管期限。永久保管：凡是反映本局主要职能活动和历史面貌的，对本局工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案资料，列为永久保管。长期保管：凡是在较长时间内对本局工作有查考利用价值的档案资料，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管：凡是在较短时间内对本局工作有查考利用价值的档案资料，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（三）编号与编目1.编号对整理好的档案资料进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号采用“年度机构代码保管期限代码流水号”的格式，例如：[202301Y001]，其中“2023”表示年度，“01”表示机构代码，“Y”表示永久保管期限代码，“001”表示流水号。2.编目编制档案资料目录，目录应包括档案资料的编号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等内容。编目应做到准确、完整、清晰，便于查询和利用。（四）装订与装盒1.装订对纸质档案资料进行装订，应去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案资料的整齐、牢固。2.装盒将装订好的档案资料装入档案盒，档案盒应标明档案资料的编号、题名及保管期限等信息。档案盒应按照编号顺序排列上架存放。五、档案资料的保管与保护（一）保管场所1.本局应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、温湿度计等，保证档案库房的温湿度适宜，环境整洁。（二）保管要求1.档案资料应按照类别、保管期限和编号顺序排列上架存放，便于查找和管理。2.定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案资料应及时进行修复或复制，确保档案资料的完整性。4.严格遵守档案资料的借阅制度，防止档案资料的丢失和损坏。（三）安全保护措施1.防火措施档案库房应安装火灾自动报警系统和灭火设备，严禁在档案库房内吸烟和使用明火。定期组织消防演练，提高工作人员的消防安全意识和应急处置能力。2.防盗措施档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案库房的安全。加强对档案库房钥匙的管理，严格限制无关人员进入档案库房。3.防潮防虫措施档案库房应保持适宜的温湿度，定期进行除湿和通风。放置防虫药品，防止档案资料被虫蛀。4.防鼠措施档案库房应采取防鼠措施，如封堵鼠洞、放置鼠夹等，防止档案资料被鼠咬。5.数据安全措施对于电子档案资料，应采取数据备份、加密存储等措施，防止数据丢失和泄露。定期对电子档案资料进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。六、档案资料的利用与借阅（一）利用原则档案资料的利用应遵循依法依规、方便快捷、保守秘密的原则，确保档案资料的合理利用。（二）利用方式1.查阅本局工作人员因工作需要查阅档案资料的，应填写《档案资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理科查阅。2.借阅本局工作人员因工作需要借阅档案资料的，应填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人和档案管理科负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，特殊情况需要延长的，应办理续借手续。3.复制本局工作人员因工作需要复制档案资料的，可以采用复印、扫描、拍照等方式进行复制。复制档案资料应填写《档案资料复制申请表》，注明复制内容、复制用途等信息，经所在部门负责人和档案管理科负责人审批后，由档案管理科工作人员进行复制。复制档案资料应保证内容完整、清晰，不得篡改或损坏档案资料。（三）利用要求1.查阅、借阅档案资料时，应在档案管理科指定的地点进行，不得擅自将档案资料带出档案库房。2.查阅、借阅档案资料时，应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损或撕毁。3.查阅、借阅档案资料后，应及时归还档案管理科，并办理归还手续。4.利用档案资料时，应严格遵守保密规定，不得泄露档案资料的内容。对于涉及国家秘密、警务工作秘密等重要档案资料，应按照相关保密规定进行管理和利用。七、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案资料的鉴定应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案资料鉴定小组，由档案管理科负责人、业务部门负责人和相关专业人员组成。鉴定小组负责对档案资料的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定内容1.档案资料的真实性、完整性和准确性。2.档案资料的保存价值和保管期限。3.档案资料的密级和保密期限。（四）鉴定程序1.档案管理科定期对到期的档案资料进行清理，提出初步鉴定意见，填写《档案资料鉴定申请表》，报鉴定小组审核。2.鉴定小组对申请鉴定的档案资料进行全面审查，根据档案资料的鉴定内容，结合本局实际情况，确定档案资料的存毁意见。3.对确定销毁的档案资料，应编制《档案资料销毁清单》，注明档案资料的编号、题名、保管期限、销毁原因等信息。4.《档案资料销毁清单》经鉴定小组组长签字确认后，报本局分管领导审批。（五）销毁程序1.