派出所档案安全保密制度

PAGE派出所档案安全保密制度一、总则（一）目的为加强派出所档案的安全保密管理，确保档案信息的完整性、准确性和安全性，防止档案信息泄露、篡改或丢失，依据国家相关法律法规和档案管理行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于派出所全体工作人员在档案管理工作中的行为规范，涵盖各类案件档案、户籍档案、人事档案、文书档案等所有档案资料的管理。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全保密置于首位，采取有效措施防范各种安全风险。2.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和档案管理行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实施分级分类管理，明确不同级别档案的管理要求。4.责任到人原则：明确各岗位人员在档案安全保密工作中的职责，做到责任落实、追究有据。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案安全保密管理制度，并组织实施。2.对派出所各类档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。3.定期对档案进行整理、归档、鉴定和销毁，保证档案质量。4.建立档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高管理效率和安全性。5.组织开展档案安全保密培训和教育活动，提高工作人员的安全保密意识。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案安全保密制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等日常工作，确保档案整理规范、编目准确。3.对档案进行妥善保管，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体安全。4.严格控制档案的查阅、借阅和使用，按照规定办理相关手续，做好登记记录。5.定期对档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时报告并采取措施整改。（三）各业务部门职责1.负责本部门业务档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料齐全完整。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，按照规定提供相关档案资料。3.加强对本部门工作人员的档案安全保密教育，督促其遵守档案管理制度。三、档案的收集与整理（一）收集要求1.各业务部门应及时将办理业务过程中形成的各类文件材料收集齐全，确保档案资料的完整性。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，符合档案管理要求，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要案件或特殊业务形成的档案，应实行一案一卷，确保档案的独立性和可查性。（二）整理规范1.档案管理人员应按照档案分类方案，对收集的文件材料进行分类整理。2.整理过程中，应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。3.对每份文件材料进行编号、编目，填写卷内目录和备考表，确保档案目录清晰、准确。4.档案应按照一定顺序装订成册，装订应牢固、整齐，便于查阅和保管。四、档案的存储与保管（一）存储环境要求1.档案库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件，确保档案实体安全。2.库房温度应保持在14℃24℃之间,相对湿度应保持在45%60%之间。3.库房应安装防火、防盗报警装置，配备必要的消防器材和安全防护设施。4.档案架应牢固、整齐，便于档案的存放和查找，档案应分类存放，标识清晰。（二）保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、存放位置等信息，做到账物相符。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量和质量，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和范围，经所在部门负责人审核后报档案管理部门负责人批准。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。3.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、抽换或损坏。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容和期限，经所在部门负责人审核后报档案管理部门负责人批准。2.借阅档案一般不得超过规定期限，确需延期的，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或擅自扩大借阅范围，不得在档案上涂改、标记、抽换或损坏。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和质量，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。六,档案的利用与统计（一）利用方式1.档案管理部门应积极为派出所各项工作提供档案信息服务，通过编制档案检索工具、提供档案复印件等方式，满足工作需要。2.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。（二）统计工作1.档案管理部门应建立档案利用统计制度，定期对档案的查阅、借阅等利用情况进行统计分析。2.统计内容应包括利用时间、利用部门、利用目的、利用档案数量等，统计数据应真实、准确、完整。3.档案利用统计结果应作为档案管理工作评估和改进的重要依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和客观性。2.鉴定工作应根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行科学评估，确定其是否仍需保存。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成。2.鉴定小组负责对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报派出所主要领导批准。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施，确保销毁彻底、安全。3.销毁过程中应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录由监销人员签字确认。4.销毁记录应长期保存，以备查考。八、档案安全保密监督与检查（一）监督机制1.建立档案安全保密监督机制,档案管理部门定期对档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。2.设立档案安全保密举报电话和邮箱，接受全体工作人员和社会公众的监督举报，对举报事项及时进行调查处理。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、存储、查阅、借阅、鉴定、销毁等环节。2.档案安全保密措施的落实情况，如库房安全设施、防火防盗措施、档案信息化安全等。3.工作人员的档案安全保密意识和操作规范情况。（三）检查频率1.档案管理部门每月至少进行一次自查。2.派出所每季度组织一次全面的档案安全保密检查。3.对重要时期、重大活动期间的档案安全保密工作，应进行专项检查。（四）问题处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和期限。2.责任部门应按照整改通知书要求，认真落实整改措施，按时完成整改任务，并将整改情况书面报告档案管理部门。3.对违反档案安全保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。九、档案安全保密培训与教育（一）培训计划1.档案管理部门应制定年度档案安全保密培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式。2.培训计划应根据档案管理工作实际和工作人员需求，有针对性地设置培训课程。（二）培训内容1.国家有关档案安全保密的法律法规和政策文件。2.档案安全保密管理制度和操作规程。3.档案信息化安全知识和技能。4.档案安全保密案例分析。（三）培训方式1.定期组织集中培训，邀请专家学者或业务骨干进行授课。2.开展专题讲座，针对特定档案安全保密问题进行讲解。3.利用网络平台，提供在线学习资源，方便工作人员随时学习。4.组织实地参观学习，借鉴其他单位先进的档案安全保密管理经验。