公司技术部档案管理制度

PAGE公司技术部档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司技术部档案管理，确保技术档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥技术档案在公司技术研发、生产经营、技术交流等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司技术部在技术研发、产品设计、工艺改进、技术引进、技术服务等活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则技术部档案由技术部指定专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映技术活动的实际情况，不得弄虚作假。3.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密的档案，应严格保密，防止泄露。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）技术部负责人职责1.全面负责技术部档案管理工作，确保档案管理工作符合公司整体发展战略和相关法律法规要求。2.制定和完善技术部档案管理制度，明确档案管理流程和各岗位职责。3.监督档案管理工作的执行情况，对档案管理工作进行指导和协调。4.审批重要档案的借阅、销毁等事项。（二）档案管理人员职责1.负责技术部档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.按照档案管理标准和规范，对档案进行分类、编号、编目等处理，确保档案的有序存放。3.建立档案借阅、利用登记制度，严格执行档案借阅审批流程，及时催还借阅档案。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案管理系统的维护和数据录入工作，保证档案信息的准确和及时更新。6.协助技术人员查找和利用档案资料，提供必要的档案服务。（三）技术人员职责1.在技术活动中形成的各类文件材料，应及时整理并移交档案管理人员归档。2.按照档案管理要求，规范自身文件材料的形成和积累，确保文件材料的质量。3.借阅档案时，应遵守档案借阅规定，按时归还档案，并保证档案的安全和完整。4.积极配合档案管理人员做好档案管理工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.技术研发项目档案包括项目立项报告、可行性研究报告、项目计划、技术方案、实验数据、测试报告、技术总结、成果鉴定材料等。2.产品设计档案产品设计图纸、设计说明书、技术协议、设计变更记录等。3.工艺文件档案工艺流程图、工艺规程、操作规程、工艺验证报告等。4.技术引进档案技术引进合同、技术资料、引进技术的消化吸收报告等。5.技术服务档案技术服务合同、服务方案、服务记录、客户反馈等。6.知识产权档案专利申请文件、商标注册文件、著作权登记文件等。7.其他与技术活动相关的档案技术会议记录、技术培训资料、技术交流材料等。（二）收集要求1.技术人员应在技术活动结束后[X]个工作日内，将形成的文件材料整理齐全，移交档案管理人员。2.对重要的技术文件材料，应实行纸质文件与电子文件同时归档，确保文件的一致性和完整性。3.档案管理人员应定期对技术部各岗位的文件材料收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的及时、全面。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域、内容性质等，将档案分为技术研发类、产品设计类、工艺文件类、技术引进类、技术服务类、知识产权类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。编号格式为：[档案类别代码][年份][流水号]，例如：JYSF2023001，表示技术研发类档案，2023年形成的第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于档案的查阅和检索。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应按照档案整理方法，对收集到的文件材料进行进一步整理和核对，确保档案的质量。2.对符合归档要求的档案，应及时进行归档，将档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、日期等信息。3.将归档后的档案按照类别和编号顺序，存放在档案库房的相应位置，确保档案的有序存放。（二）保管期限1.技术部档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管档案：凡是反映公司主要技术成果、对公司发展具有重要历史意义和长远利用价值的档案，应永久保管。长期保管档案：保管期限为[X]年，主要包括在一定时期内对公司技术活动有参考价值的档案。短期保管档案：保管期限为[X]年，主要包括一般性的技术文件材料。2.档案保管期限的确定，应根据国家有关规定和公司实际情况，由技术部负责人和档案管理人员共同研究决定。（三）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案应存放在专用的档案架上，档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。4.对电子档案，应定期进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，如光盘、硬盘等，同时建立电子档案的存储目录和索引，便于查找和利用。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅技术部档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交技术部负责人审批。2.技术部负责人审批通过后，档案管理人员应按照申请表的要求，提供相应的档案，并在档案查阅登记簿上记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅档案时，查阅人应在档案管理人员指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定进行复印。4.查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等，如需摘录档案内容，应经档案管理人员审核同意。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅技术部档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交技术部负责人审批。2.技术部负责人审批通过后，档案管理人员应按照申请表的要求，办理档案借阅手续，填写《档案借阅登记簿》，记录借阅时间、借阅人、借阅档案编号、题名、借阅期限等信息，并向借阅人发放档案。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理人员提出申请，经技术部负责人批准后方可延长。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人应承担相应的责任。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题，应及时向借阅人查询并处理。（三）特殊情况处理1.涉及公司商业秘密、技术秘密的档案，原则上不得查阅和借阅。如因特殊工作需要查阅或借阅的，应经公司保密委员会批准，并严格按照保密规定进行管理。2.外单位人员查阅或借阅技术部档案，应按照国家有关规定和公司对外合作的相关程序办理审批手续，并签订保密协议。档案管理人员应严格按照审批意见和保密协议提供档案，并监督外单位人员的查阅和借阅行为。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由技术部负责人、档案管理人员和相关技术人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准1.依据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如重复文件、无关紧要的文件等，应予以销毁。3.对仍有一定保存价值，但保管期限已满的档案，如一般性的技术文件材料等，经鉴定小组研究决定后，可适当延长保管期限或进行数字化处理后继续保存。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行鉴定后，编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，并经技术部负责人审核签字。2.《档案销毁清册》经审核通过后，报公司分管领导审批。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理人员和至少一名监销人员共同实施。销毁过程中，应确保档案信息的彻底销毁，防止档案信息的泄露。4.销毁完毕后，档案管理人员应在《档案销毁清册》上注明销毁日期，并由监销人员签字确认。《档案销毁清册》应作为档案管理工作的重要资料进行保存，保存期限为[X]年。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等情况进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行分析和总结，形成档案统计报告，为公司技术部的决策提供参考依据。3.档案统计数据应真实、准确、完整，统计报告应及时、规范、清晰。（二）移交工作1.技术部档案管理人员因工作调动、离职等原因，需要办理档案移交手续时，应填写《档案移交清单》，详细列出移交的档案名称、数量、编号等信息，并与