档案局电子档案管理制度

PAGE档案局电子档案管理制度一、总则（一）目的为加强本档案局电子档案的管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，提高档案管理工作效率和服务水平，依据《中华人民共和国档案法》《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局在各项工作活动中形成的具有保存价值的电子档案的管理，包括电子文件的收集、整理、归档、存储、利用、鉴定、销毁等环节。（三）基本原则1.真实性原则：确保电子档案内容与原始文件一致，真实反映本局工作活动的实际情况。2.完整性原则：保证电子档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.可用性原则：便于电子档案的检索、查询、利用和共享，满足本局各项工作对档案信息的需求。4.安全性原则：采取有效措施保障电子档案的存储安全，防止数据丢失、损坏、泄露等情况发生。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善本局电子档案管理制度，并组织实施。指导和监督本局各部门电子文件的形成、积累和归档工作。负责电子档案的收集、整理、归档、存储、保管和利用等具体工作。定期对电子档案进行检查、鉴定和统计，确保电子档案的质量和安全。2.各部门负责本部门电子文件的形成、积累和整理工作，确保电子文件的真实、完整、准确。按照档案管理部门的要求，及时将应归档的电子文件移交档案管理部门，并协助做好相关工作。负责本部门电子档案的查阅、利用工作，并严格遵守档案利用规定。二、电子文件的收集与整理（一）电子文件的收集1.本局各部门在工作活动中形成的具有保存价值的电子文件，包括但不限于公文、合同、报表、图纸、照片、音频、视频等，均应按照规定及时收集。2.电子文件的收集应遵循实时收集和定期收集相结合的原则。对于重要的电子文件，应在形成后立即收集；对于一般性电子文件，可定期进行收集，如每月或每季度收集一次。3.电子文件的收集应明确责任部门和责任人，确保电子文件不遗漏、不丢失。收集过程中应注意对电子文件的格式、内容等进行检查，确保其符合归档要求。（二）电子文件的整理1.电子文件的整理应按照档案分类方案进行，保持电子文件之间的有机联系，便于管理和利用。2.电子文件的整理包括分类、编号、编目等工作。分类应根据电子文件的来源、内容、时间等因素进行，确保分类合理、科学；编号应按照一定的规则为电子文件赋予唯一的标识符，便于查找和管理；编目应包括电子文件的题名、日期、来源、保管期限等信息，以便于检索和利用。3.电子文件的整理应在电子文件形成后及时进行，确保整理工作与收集工作同步进行，避免电子文件的积压和混乱。三、电子档案的归档（一）归档时间1.电子文件在完成整理后，应及时进行归档。一般情况下，电子文件应在次年上半年完成归档工作。2.对于重要的紧急电子文件，应在电子文件形成后的规定时间内完成归档，确保档案信息的及时保存。（二）归档要求1.归档的电子文件应是经过整理、鉴定且具有保存价值的文件，确保电子档案的质量。2.归档的电子文件应采用通用格式进行存储，如PDF、TIFF等，以保证电子档案的可读性和通用性。3.对归档的电子文件应进行备份，备份存储介质应采用耐久性好、可靠性高的设备，如磁带、光盘等，并定期进行检查和更新，确保备份数据的完整性和可用性。4.归档的电子文件应按照规定的存储结构进行存储，建立清晰的文件夹结构和文件名命名规则，便于查找和管理。（三）归档程序1.档案管理部门接收各部门移交的电子文件后，应进行认真核对，检查电子文件的数量、内容、格式等是否符合要求。2.对符合归档要求的电子文件，档案管理部门应按照规定进行分类、编号、编目等整理工作，并将整理好的电子文件存储到指定的存储设备中。3.在电子文件存储完成后，档案管理部门应填写电子档案归档登记表，记录电子档案的名称、数量、存储位置、归档时间等信息，并由移交人和接收人签字确认。四、电子档案的存储（一）存储设备1.本局应采用多种存储设备对电子档案进行存储，包括磁盘阵列、磁带库、光盘库等，以确保电子档案的安全性和可靠性。2.存储设备应具备冗余备份功能，防止因存储设备故障导致电子档案数据丢失。3.存储设备应定期进行维护和检查，确保其正常运行。（二）存储环境1.电子档案的存储环境应保持适宜的温度、湿度和清洁度，防止电子档案因环境因素受损。2.存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保电子档案的存储安全。3.应建立存储环境监测制度，定期对存储环境进行监测和记录，发现问题及时采取措施进行处理。（三）存储管理1.电子档案应按照分类方案进行存储，建立清晰的存储目录结构，便于查找和管理。2.对存储设备中的电子档案应定期进行盘点和清查，确保电子档案的数量、存储位置等信息准确无误。3.应建立电子档案存储日志，记录电子档案的存储、访问、迁移等操作信息，以便于审计和追溯。五、电子档案的利用（一）利用原则1.电子档案的利用应遵循合法、合规、安全的原则，确保电子档案的合理使用和信息安全。2.利用电子档案应根据工作需要，严格履行审批手续，不得擅自扩大利用范围。（二）利用方式1.本局工作人员可通过本局档案管理系统查询、借阅电子档案，实现电子档案的在线利用。2.对于需要提供纸质副本或其他格式副本的电子档案，档案管理部门应按照规定进行打印、刻录等操作，并及时提供给利用者。3.在特殊情况下，利用者可申请到档案管理部门现场查阅电子档案，但应遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自复制、修改电子档案。（三）利用审批1.本局工作人员利用电子档案，应填写电子档案利用申请表，注明利用目的、利用内容、利用期限等信息，并提交所在部门负责人审批签字。2.部门负责人应根据利用者的申请内容，认真审核其利用目的和必要性，确保电子档案的利用符合规定。3.利用申请表经部门负责人审批后，提交档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人应根据利用者的申请情况，决定是否批准其利用申请，并在申请表上签署意见。4.利用者凭经审批后的利用申请表到档案管理部门办理电子档案利用手续。档案管理部门应按照审批意见，为利用者提供相应的电子档案利用服务。（四）利用登记1.档案管理部门应建立电子档案利用登记制度，对每一次电子档案的利用情况进行详细记录。2.利用登记内容应包括利用者姓名、部门、利用目的、利用时间、利用内容、归还时间等信息。3.利用登记记录应妥善保存，以便于查询和统计。六电子档案的鉴定（一）鉴定原则1.电子档案的鉴定应遵循全面、客观、准确的原则，确保鉴定结果真实反映电子档案的价值。2.鉴定工作应结合本局工作实际和档案管理要求，综合考虑电子档案的内容、来源、时间等因素，科学合理地确定电子档案的保管期限。（二）鉴定组织1.本局成立电子档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干和相关专家组成。2.鉴定小组负责制定电子档案鉴定方案，组织实施电子档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核和审定。（三）鉴定内容1.电子档案的鉴定内容包括对电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性等方面的评估，以及对电子档案保管期限的确定。2.在鉴定过程中，应重点审查电子档案的形成背景、内容价值、历史意义等因素，确保鉴定结果准确可靠。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对电子档案进行清理，筛选出需要进行鉴定的电子档案，并将相关信息提交给鉴定小组。2.鉴定小组根据档案管理部门提供的信息，制定具体的鉴定方案，明确鉴定的范围、方法、标准等内容。3.鉴定小组按照鉴定方案，对需要鉴定的电子档案进行逐一审查和评估，确定其保管期限，并填写电子档案鉴定意见书。4.鉴定小组将鉴定意见书提交给档案管理部门，档案管理部门根据鉴定结果，对电子档案进行相应的处理，如继续保存、销毁等。七、电子档案的销毁（一）销毁原则1.电子档案的销毁应遵循严格、规范、安全的原则，确保电子档案销毁过程合法、合规，防止电子档案信息泄露。2.销毁电子档案应根据鉴定结果，按照规定的程序进行，不得擅自销毁未达到销毁条件的电子档案。（二）销毁程序1.档案管理部门根据电子档案鉴定结果，编制电子档案销毁清单，详细列出需要销毁的电子档案的名称、数量、存储位置等信息。2.电子档案销毁清单应提交本局分管领导审批签字，确保销毁工作得到领导的批准和授权。3.经审批后的电子档案销毁清单应送本局保密部门备案，确保销毁工作符合保密规定。4.档案管理部门组织实施电子档案销毁工作，销毁过程应采用物理或化学方法，确保电子档案存储介质无法恢复数据。5.