司法局档案管理八防制度

PAGE司法局档案管理八防制度一、总则（一）目的为加强司法局档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本八防制度。本制度旨在通过一系列预防措施，防止档案在保管过程中出现损坏、丢失、泄密等问题，保障司法行政工作的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于司法局机关各部门、直属单位以及下属司法所的档案管理工作。涵盖各类文书档案、业务档案、人事档案、财务档案等所有档案类型。（三）基本原则1.安全第一原则始终将档案安全放在首位，采取各种有效措施，防止档案受到任何形式的损害。2.预防为主原则强化预防意识，通过建立健全各项防范机制，提前消除可能导致档案安全隐患的因素。3.全面管理原则对档案管理的各个环节进行全面监控和管理，确保八防措施覆盖档案管理的全过程。二、档案保管场所安全防护（一）选址要求1.档案保管场所应选择在地势较高、干燥通风、排水良好的位置，避免靠近水源、火源、污染源等易造成档案损坏的区域。2.场所周围环境应安全稳定，无重大安全隐患，如无易燃易爆物品存放、无地质灾害风险等。（二）建筑结构与设施1.档案库房的建筑结构应坚固耐用，具备良好的抗震、防火、防潮、防虫等性能。墙体、屋顶应采用防火、防潮材料建造，地面应进行防潮、防尘处理。2.配备完善的消防设施，如火灾自动报警系统、灭火器材（灭火器、消火栓等），并定期进行检查和维护，确保其性能良好。消防设施的配置应符合国家相关消防安全标准。3.安装防盗门窗、监控设备等安全防范设施。防盗门窗应具备足够的强度和防护性能，监控设备应覆盖档案保管场所的各个区域，确保24小时不间断监控，监控资料应保存一定期限，以备查阅。4.配备温湿度调节设备，使库房内温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。温湿度调节设备应定期进行维护和校准，确保其正常运行。（三）日常巡查1.安排专人负责档案保管场所的日常巡查工作，每天至少巡查一次。巡查人员应认真填写巡查记录，详细记录巡查时间、巡查人员、巡查情况等信息。2.巡查内容包括消防设施是否完好有效、防盗门窗是否关闭正常、监控设备是否正常运行、温湿度是否符合要求、档案存放是否整齐有序等。如发现问题，应及时报告并采取相应措施进行处理。三、档案实体安全防护（一）档案整理与装订1.档案整理应遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。按照分类方案进行分类、编号、编目等工作，确保档案整理的规范性和系统性。2.对纸质档案进行装订时，应使用符合档案保管要求的装订材料，如线绳、缝纫机等，避免使用金属装订物，防止对档案造成锈蚀。装订应牢固整齐，不影响档案的查阅和利用。（二）档案存放方式1.档案应存放在专用的档案柜架上，档案柜架应排列整齐，便于通风和查找。不同类型、不同年度、不同保管期限的档案应分开存放，并设置明显的标识。2.对于珍贵档案、易损档案等特殊档案，应采取特殊的存放方式，如使用专门的档案盒、袋进行包装，或采用专柜存放等方式，加强保护。（三）档案搬运与移动1.在档案搬运过程中，应采取必要的防护措施，避免档案受到碰撞、挤压、磨损等损坏。搬运人员应轻拿轻放，使用合适的搬运工具，如档案搬运箱、推车等。2.如需对档案进行移动或重新排列，应提前制定详细的方案，确保操作过程中档案的安全。移动过程中要注意对档案的标识进行同步调整，保证档案存放的准确性和可查性。四、档案信息安全防护（一）档案数字化管理1.按照国家相关标准和规范，逐步推进档案数字化工作。对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。2.数字化加工过程应严格遵守操作规程，确保扫描图像清晰、完整，数据准确无误。对数字化档案应进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置，防止数据丢失。（二）网络安全管理1.加强档案管理网络的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，防止外部非法网络访问和攻击。定期对网络安全设备进行更新和维护，确保其防护能力。2.对档案管理系统的用户权限进行严格管理，根据工作人员的岗位职责和工作需要，分配相应的系统操作权限，严禁越权操作。用户密码应定期更换，密码强度应符合安全要求。3.建立网络安全审计机制，对档案管理网络的操作行为进行审计和记录。审计记录应保存一定期限，以便及时发现和处理异常情况。（三）数据备份与恢复1.制定完善的数据备份策略，定期对档案电子数据进行备份。备份方式可采用磁带备份、光盘备份、硬盘备份等多种形式，并将备份数据存储在安全可靠的异地存储场所。2.定期进行数据恢复演练，检验备份数据的可用性和恢复能力。确保在数据遭受破坏或丢失时，能够及时、准确地恢复数据，保障档案信息的完整性。五、档案防虫防霉措施（一）环境卫生管理1.保持档案保管场所的环境卫生整洁，定期进行清扫和消毒。地面、桌面等应擦拭干净无灰尘，防止灰尘积聚对档案造成污染。2.档案库房内严禁存放食品、饮料、杂物等易滋生害虫和霉菌的物品，并保持通风良好，降低空气湿度，抑制霉菌生长。（二）防虫防霉药品使用1.根据档案保管实际情况，合理使用防虫防霉药品。可采用放置驱虫植物（如薰衣草、薄荷等）、投放驱虫药剂（如樟脑丸等）等方式进行防虫。但使用的药品应符合环保要求，对人体和档案无害。2.对于已经发现有虫害或霉变迹象的档案，应及时采取针对性的处理措施。如采用物理方法（如冷冻杀虫、紫外线消毒等）或化学方法（如使用专业的防霉防虫药剂进行处理），但处理过程中要注意保护档案的原始信息。（三）定期检查与处理1.安排专人定期对档案进行防虫防霉检查，每季度至少检查一次。检查内容包括档案是否有虫蛀、霉变现象，防虫防霉药品的效果等。2.如发现档案有虫蛀或霉变情况，应立即采取措施进行处理，并详细记录处理情况。对受虫害或霉变影响严重的档案，应进行评估，确定是否需要采取进一步的修复或抢救措施。六、档案防火防盗措施（一）消防安全管理1.加强档案保管场所的消防安全教育，提高工作人员的消防安全意识。定期组织消防安全培训和演练，使工作人员熟悉消防器材的使用方法和火灾应急处置流程。2.严格遵守消防安全规定，严禁在档案保管场所内吸烟、使用明火或违规用电。对档案库房内的电器设备、线路等进行定期检查，确保其安全无隐患。3.按照规定配置足够数量、种类合适的消防器材，并定期进行维护和更新。消防器材应放置在明显、便于取用的位置，周围不得堆放杂物。（二）防盗安全管理1.强化防盗意识，完善防盗制度。档案保管场所的门窗应在非工作时间关闭并锁好，钥匙应由专人保管，不得随意转借他人。2.加强对进出档案保管场所人员的管理，严格执行出入登记制度。非档案管理人员进入档案库房，必须经过批准，并由专人陪同。3.定期对防盗设施进行检查和维护，确保其正常运行。如发现防盗设施损坏或存在安全隐患，应及时修复或更换。七、档案防光防尘措施（一）光线防护1.档案保管场所应采用防光窗帘、遮光罩等措施，避免阳光直射档案。窗户玻璃应采用磨砂玻璃或贴上防光膜，减少光线对档案的损害。2.对档案查阅场所的照明设备进行合理布置和控制，采用低照度、无紫外线的照明灯具。在档案查阅时，应尽量减少照明时间和强度，防止光线长时间照射对档案造成褪色、老化等影响。（二）灰尘防护1.档案库房应安装空气过滤设备，对进入库房的空气进行过滤，减少灰尘进入。空气过滤设备应定期进行清洁和维护，确保其过滤效果。2.档案整理和查阅过程中，工作人员应佩戴口罩、手套等防护用品，防止人体携带的灰尘对档案造成污染。档案整理工作结束后，应及时清理工作区域，保持环境整洁。八、应急处置与培训（一）应急预案制定1.制定完善的档案管理应急处置预案，明确在火灾、水灾、盗窃、泄密等突发情况下的应急处置流程和责任分工。应急处置预案应定期进行修订和完善，确保其科学性和实用性。2.应急处置预案应包括应急组织机构、应急响应程序、应急处置措施、人员疏散与救援等内容。同时，应明确与相关部门（如消防部门、公安部门等）的联络方式和协调机制。（二）应急演练1.定期组织档案管理应急演练，演练频率每年不少于一次。通过演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高工作人员的应急处置能力。2.在演练过程中，应模拟真实的突发场景，让工作人员熟悉应急处置流程和各自的职责。演练结束后，对应急演练情况进行总结评估，针对存在的问题及时进行改进。（三）培训教育1.开展档案管理八防制度相关的培训教育工作，提高工作人员的安全意识和业务水平。培训内容应包括档案保管知识、安全防护技能、应急处置方法等。2.根据不同岗位的工作需求，制定有针对性的培训计划，确保培训效果。培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，使工作人员能够熟练掌握八防制度的各项要求和操作技能。九、附则