供电所档案借阅管理制度

PAGE供电所档案借阅管理制度一、总则（一）目的为加强供电所档案管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于供电所全体员工及因工作需要借阅供电所档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.档案借阅应遵循必要性、合理性原则，严格控制借阅范围和数量，确保档案的正常使用和安全。3.维护档案的真实性、完整性和保密性，不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管等日常工作，确保档案资料的齐全、完整和有序。2.建立档案借阅登记台账，详细记录借阅档案的人员、时间、内容、归还情况等信息。3.对借阅档案进行跟踪管理，及时提醒借阅人员按时归还档案，发现问题及时报告并处理。4.定期对档案借阅情况进行统计分析，总结经验教训，不断完善档案借阅管理制度。（二）借阅审批人员职责1.根据工作需要，对档案借阅申请进行审批，明确借阅范围、期限等要求。2.对涉及重要机密或敏感信息的档案借阅申请进行严格审查，确保借阅行为符合规定和安全要求。3.监督档案借阅人员的使用情况，发现违规行为及时制止并采取相应措施。三、档案借阅流程（一）借阅申请1.内部人员因工作需要借阅档案时应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、文号、日期、借阅用途、预计归还时间等信息。2.外部单位或个人借阅档案时，需提交正式的借阅函，说明借阅目的、范围、期限等，并加盖单位公章。（二）申请审批1.《档案借阅申请表》或借阅函提交后，由所在部门负责人进行初审，审核申请的必要性和合理性，签署意见后报档案管理部门。2.档案管理部门对申请进行复审，重点审查档案的密级、保管期限等情况，对于符合借阅条件的申请，由档案管理人员填写审批意见，并报分管领导审批。3.分管领导根据档案的重要性和敏感性，对借阅申请进行最终审批，批准后方可办理借阅手续。（三）借阅登记1.经审批同意借阅的档案，档案管理人员应在《档案借阅登记台账》上详细记录借阅信息，包括借阅人姓名、部门、联系方式、借阅日期、档案名称、文号、数量、预计归还日期等。2.借阅人员需在《档案借阅登记台账》上签字确认，领取档案。（四）档案借阅1.借阅人员应按照审批意见的要求，在规定的范围内借阅档案，不得擅自扩大借阅范围或转借他人。2.档案管理人员应向借阅人员当面清点档案数量，核对档案内容，并告知借阅人员档案的保管要求和注意事项。3.借阅人员需妥善保管档案，不得在档案上涂改、标记、污损、折叠或抽取、撤换档案材料。（五）档案归还1.借阅人员应在规定的归还日期前归还档案，如需延期归还，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.档案归还时，借阅人员应将档案整理整齐，交档案管理人员当面清点核对。档案管理人员应检查档案的完整性和保密性，如发现档案有损坏、丢失或泄密情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。3.档案管理人员在确认档案完好无损后，在《档案借阅登记台账》上记录归还日期，并由借阅人员签字确认。四、档案借阅期限（一）一般档案借阅期限一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应经档案管理部门批准，但最长不得超过[X]个工作日。（二）重要档案借阅期限涉及供电所核心业务、机密信息或重要历史资料等重要档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需继续使用，应重新办理借阅手续。（三）临时借阅期限因紧急工作需要临时借阅档案的，借阅期限不得超过[X]个小时，借阅人员应在规定时间内归还档案，并确保档案的安全和完整。五、档案借阅范围（一）内部人员借阅范围1.与本人工作直接相关的档案资料，包括工作计划、工作总结、业务报表、技术文件、合同协议等。2.为完成特定工作任务需要查阅的档案资料，经所在部门负责人批准后可借阅相关档案。3.因培训、学习、研究等需要查阅的档案资料，应按照规定办理借阅手续。（二）外部单位或个人借阅范围1.因工作需要与供电所进行业务合作、项目洽谈等，经供电所相关部门负责人同意，并签订保密协议后，可借阅与合作项目相关的档案资料。2.政府部门、司法机关等因履行法定职责需要查阅供电所档案的，应按照相关法律法规和程序办理借阅手续。（三）禁止借阅范围1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案资料，未经批准不得借阅。2.在档案整理、鉴定、销毁过程中，尚未完成手续的档案资料不得借阅。3.已被依法查封、扣押、冻结的档案资料不得借阅。六、档案保密要求（一）借阅人员保密责任1.借阅人员应严格遵守国家有关保密法律法规和供电所的保密制度，对所借阅档案的内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.在借阅档案期间，借阅人员应妥善保管档案，不得将档案带出规定的使用场所，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门批准，并按照规定进行操作。3.借阅人员在归还档案时，应确保档案的保密性，不得留存档案复印件或摘录内容。（二）档案管理人员保密措施1.档案管理人员应加强对档案借阅工作的管理，严格控制借阅范围和审批程序，防止档案信息泄露。2.在档案借阅过程中，档案管理人员应注意保护档案的保密性，不得向无关人员透露档案内容和借阅情况。3.档案管理人员应定期对档案借阅登记台账进行检查和清理，确保档案信息的安全。（三）保密监督与检查1.供电所应建立保密监督检查机制，定期对档案借阅工作进行检查，发现问题及时整改。2.对违反保密规定的借阅人员，应按照供电所的相关规定进行严肃处理，情节严重的依法追究法律责任。七、档案归还与注销（一）档案归还1.借阅人员应按照规定的归还日期及时归还档案，不得拖延。如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况，并办理延期手续。2.档案归还时，借阅人员应将档案整理整齐，确保档案的完整性和整洁性。档案管理人员应认真核对档案的数量和内容，并在《档案借阅登记台账》上记录归还情况。（二）档案注销1.借阅人员归还档案后，档案管理人员应及时对《档案借阅登记台账》进行更新，并将相关借阅记录进行归档保存。2.对于已完成借阅手续且档案已归还的借阅申请，档案管理人员应及时进行注销，确保档案借阅信息的准确性和完整性，并为后续的档案管理工作提供便利。八、档案借阅违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自借阅档案。2.超出审批范围借阅档案。3.转借他人借阅档案。4.未按时归还档案且未办理延期手续。5.在档案上涂改、标记、污损、折叠或抽取、撤换档案材料。6.泄露档案内容，造成档案信息安全事故。（二）处理措施1.对于初次违规且情节较轻的借阅人员，给予口头警告，并责令其立即改正违规行为。2.对于多次违规或情节严重