档案室人员出入管理制度

PAGE档案室人员出入管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室的安全管理，规范人员出入行为，确保档案资料的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及档案室工作的人员，包括档案管理人员、查阅档案的公司员工以及因工作需要进入档案室的外部人员。（三）基本原则1.安全第一原则：确保档案室的档案资料不受损坏、丢失，防止未经授权的访问和信息泄露。2.规范管理原则：严格规范人员出入档案室的流程和行为，做到有章可循、有序管理。3.服务与监督并重原则：在保障安全的前提下，为合法合规使用档案的人员提供必要的服务，同时加强对人员出入的监督。二、人员分类及出入权限（一）档案管理人员1.档案管理人员负责档案室的日常管理工作，包括档案的整理、归档、保管、借阅登记等。2.档案管理人员凭工作证或身份识别卡可随时自由出入档案室。（二）公司内部查阅档案人员1.因工作需要查阅档案的公司员工，需提前填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、目的、查阅时间等信息，并提交所在部门负责人审批。2.经审批通过后，查阅人员持有效工作证件到档案室登记，由档案管理人员陪同查阅。查阅完毕后，应及时归还档案，并在《档案查阅登记表》上签字确认。3.一般情况下，查阅人员每次查阅档案的时间不得超过[X]小时，如需延长查阅时间，需提前向档案管理人员说明并获得批准。（三）外部人员1.因业务合作、审计、司法调查等特殊原因需要进入档案室查阅档案的外部人员，必须提前向公司相关部门提出申请，并提交相关证明文件（如合作协议、审计通知书、司法机关介绍信等）。2.申请经公司主管领导审批同意后，由公司相关部门指定专人陪同外部人员进入档案室。外部人员需遵守公司的各项规章制度和档案室的安全管理规定，不得擅自拍照、复印、摘录档案内容。3.外部人员查阅档案结束后，陪同人员应监督其将档案归还原位，并在《档案室外部人员出入登记表》上签字确认。三、出入登记与审批（一）登记要求1.所有进入档案室的人员必须进行登记，如实填写《档案室人员出入登记表》，包括姓名、部门、进入时间、离开时间、事由等信息。2.档案管理人员应认真核对登记信息，确保准确无误，并在登记表上签字确认。（二）审批流程1.公司内部查阅档案人员的申请由所在部门负责人审批，审批通过后即可到档案室查阅档案。2.外部人员进入档案室的申请，需经公司主管领导审批。审批通过后，方可按照规定程序进入档案室。3.对于紧急情况下需要临时进入档案室的人员，如突发事件处理等，可由档案管理人员先进行登记，并及时向相关领导报告。四、档案室安全管理规定（一）门禁管理1.档案室应安装门禁系统，严格控制人员出入。门禁系统的开启和关闭时间应与档案室的工作时间一致，非工作时间禁止无关人员进入。2.档案管理人员应妥善保管门禁卡，不得随意转借他人。如有遗失，应及时向档案室负责人报告，并办理挂失和补办手续。3.门禁系统应定期进行维护和检查，确保正常运行。如发现门禁系统故障，应及时通知相关技术人员进行维修。（二）安全检查1.进入档案室的人员必须接受安全检查，不得携带任何可能危及档案安全的物品，如易燃、易爆、腐蚀性物品、食品饮料等。2.档案管理人员应在人员进入档案室前进行安全检查，对于携带的包、文件袋等物品进行查看，防止夹带违禁物品。3.在档案室工作期间，如发现人员有异常行为或可能危及档案安全的情况，档案管理人员有权立即制止并进行检查。（三）保密措施1.所有进入档案室的人员必须严格遵守公司的保密制度，不得泄露档案内容和档案室的相关信息。2.档案管理人员应加强对档案的保密管理，对涉及机密、绝密的档案应采取特殊的保管措施，如单独存放、加密存储等。3.在查阅档案过程中，查阅人员应妥善保管档案，不得在非规定区域翻阅、讨论档案内容，防止信息泄露。五、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权擅自进入档案室。2.未按规定进行登记或登记信息不实。3.违反档案室安全管理规定，携带违禁物品进入档案室。4.擅自拍照、复印、摘录档案内容。5.泄露档案机密信息。6.其他违反本制度的行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的人员，由档案管理人员进行口头警告，并记录在案。2.对于多次违规或情节严重的人员，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于通报批评、罚款、暂停查阅档案权限、解除劳动合同等。3.如因违规行为导致档案资料损坏、丢失或信息泄露，相关人员应承担相应的法律责任，并按照公司规定进行赔偿。六、培训与宣传（一）培训内容1.组织档案管理人员和涉及档案查阅的员工参加档案室人员出入管理制度培训，培训内容包括制度的目的、适用范围、人员出入权限、登记与审批流程、安全管理规定、违规处理等。2.定期开展安全保密知识培训，提高员工的安全意识和保密意识，确保档案资料的安全与完整。（二）培训方式1.采用集中授课、现场演示、案例分析等多种方式进行培训，确保培训效果。2.邀请专业的安全管理专家或档案管理专家进行培训，提高培训的专业性和权威性。（三）宣传工作1.通过公司内部网站、宣传栏、邮件等多种渠道宣传档案室人员出入管理制度，让全体员工了解制度的内容和要求。2.在档案室显著位置张贴制度宣传海报，提醒进入档案室的人员遵守相关规定。七、附则（一）解释权本制度由公司档案室负责