单位档案及保密管理制度

PAGE单位档案及保密管理制度一、总则（一）目的为加强单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在单位各项工作中的作用，同时严格遵守国家保密法律法规，保障单位信息安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门、各分支机构以及全体员工。（三）基本原则1.集中统一管理原则单位档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理和保密工作的法律法规，依法开展档案管理和保密工作，确保单位档案管理工作合法合规。3.安全保密原则高度重视档案的安全保密工作，采取有效措施，防止档案的丢失、损坏、泄露等情况发生，确保档案信息的安全。4.方便利用原则在确保档案安全保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为单位各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定单位档案管理制度并组织实施。2.负责单位各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的完整、准确、系统。3.建立健全档案管理信息系统，对档案进行数字化管理，提高档案管理的信息化水平。4.负责档案库房的建设、管理和维护，确保档案库房的安全、整洁、通风良好，满足档案保管的要求。5.按照规定的期限和范围，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。6.负责向单位内部各部门提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记和统计工作。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高单位员工的档案意识和档案管理水平。8.加强与上级档案管理部门、同级档案管理机构以及其他相关单位的联系与沟通，及时了解档案管理工作的新要求和新动态。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案利用工作，为本部门员工查阅、借阅档案提供便利。4.参加档案管理部门组织的档案业务培训，学习档案管理知识和技能，提高本部门档案管理水平。5.负责本部门档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏、泄露等情况发生。（三）员工个人职责1.员工在工作中形成的各类文件材料，应及时整理并移交至本部门兼职档案员或档案管理部门，不得私自留存。2.严格遵守档案查阅、借阅制度，未经批准不得擅自查阅、借阅档案。3.在使用档案过程中，应妥善保管档案，不得涂改、损坏、丢失档案，不得擅自将档案带出单位或转借他人。4.增强保密意识，对涉及单位机密的档案信息予以保密，不得泄露给无关人员。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，包括但不限于以下几类：行政管理类：上级文件、单位发文、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。业务经营类：合同协议、市场调研报告、客户资料、招投标文件、业务报表等。技术研发类：科研项目立项文件、研究报告、技术方案、实验数据、专利证书等。基本建设类：工程项目立项文件、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。党群工作类：党组织文件、党员档案、工会文件、共青团文件等。2.对国家和社会具有重要保存价值的档案，应按照国家有关规定及时向国家档案馆移交。（二）档案收集要求1.各部门兼职档案员应定期收集本部门的档案材料，确保档案的及时归档。2.档案材料应保持原件的完整性，不得擅自裁剪、涂改、伪造档案材料。对于破损或褪色的档案材料，应进行修复或复制。3.收集的档案材料应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、定稿等，确保档案内容的全面性。4.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）档案整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别和年度、保管期限等进行分类整理，编制档案分类方案和编号规则。3.对纸质档案进行装订时，应拆除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案的整齐牢固。4.电子档案应按照电子文件管理要求进行整理，建立电子档案目录数据库，实现电子档案的有序存储和快速检索。四、档案的保管（一）档案库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施，确保档案的安全保管。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全报警装置，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。4.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。5.档案库房应安装温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具与排列1.档案应采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具进行存放，确保档案的整齐有序和便于查找。2.档案装具应按照档案分类方案进行排列，同一类别的档案应集中存放，并按照年度、保管期限等顺序依次排列。3.对电子档案应采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行存储，并建立异地备份机制，防止电子档案数据丢失。（三）档案保管期限划分1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。2.对档案保管期限的划分，应根据国家有关规定和单位实际情况进行确定。对于重要的、具有长远利用价值的档案，应列为永久保管；对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，应根据其重要程度和利用频率确定定期保管期限。3.档案保管期限的划分应在档案整理过程中进行明确标注，并在档案管理信息系统中进行记录。（四）档案定期清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，应检查档案的保管状况，发现问题及时采取措施进行处理，如对破损档案进行修复更换、对霉变档案进行消毒处理等。3.对清查结果应进行详细记录，形成档案清查报告，并将清查情况及时反馈给相关部门和领导。五、档案的利用（一）档案查阅1.单位内部员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据申请内容，对档案进行查找和提供，并安排专人负责查阅服务，确保查阅过程的安全和规范。3.查阅档案时，查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。如需复印档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行复印。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）档案借阅1.单位外部人员因特殊需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅单位、借阅人姓名、联系方式、借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经单位分管领导签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请进行严格审核，对于涉及单位机密的档案，应报经单位主要领导批准后方可借阅。3.借阅档案时，借阅人员应出具单位介绍信或有效身份证件，并签订《档案借阅承诺书》，承诺遵守档案管理规定，妥善保管档案，不得泄露档案内容。4.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人员应按照规定的期限归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况，并办理续借手续。逾期未还的，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。（三）档案利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅等利用情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、查阅（借阅）期限等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，形成档案利用统计报表，为单位档案管理决策提供依据。3.档案利用登记和统计信息应及时录入档案管理信息系统，实现档案利用信息的自动化管理。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作应组成由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案鉴定专家参加的档案鉴定小组进行。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限，并继续进行保管；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，报经单位领导批准后予以销毁。（二）档案销毁1.档案销毁应严格按照国家有关规定和单位档案管理制度进行，确保档案销毁过程的安全和规范。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应认真核对《档案销毁清册》与待销毁档案的一致性，确保销毁档案的准确无误。3.档案销毁方式可采用焚烧、粉碎等方法，确保档案信息无法恢复。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告单位领导。4.《档案销毁清册》应永久保存，作为档案销毁工作的重要凭证。七、保密管理（一）保密工作方针单位保密工作坚持“积极防范、突出重点、依法管理”方针，确保国家秘密和单位商业秘密的安全。（二）保密范围与密级划分1.单位保密范围包括但不限于以下方面：国家秘密：涉及国家安全和利益的事项，按照国家保密法律法规确定为国家秘密的信息。单位商业秘密：包括单位的技术秘密、经营秘密、财务秘密、客户信息等，凡不为公众所知悉、能为单位带来经济利益、具有实用性并经单位采取保密措施的技术信息和经营信息。2.单位秘密分为绝密、机密、秘密三个等级。绝密级：是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。机密级：是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。秘密级：是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。单位商业秘密的密级划分可参照国家秘密的密级划分标准，结合单位实际情况进行确定。（三）保密措施1.加强保密教育，提高员工保密意识。定期组织员工参加保密培训，学习保密法律法规和保密知识技能，使员工了解保密工作的重要性，掌握保密工作的基本要求和方法。2.在文件起草、印制、传递、使用、保管等过程中，严格遵守保密规定，对涉及秘密的文件应标明密级，并按照规定进行处理。3.对涉及单位机密的会议、活动等，应采取相应的保密措施，限制参会人员范围，加强会议场所的安全保卫工作，防止会议内容泄露。4.加强对计算机信息系统的安全管理，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止网络攻击和信息泄露。对存储机密信息的计算机设备，应设置开机密码、访问权限等，严格限制非授权人员的访问。5.对涉及单位机密的办公区域，应进行必要的安全防护，如安装门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。6.加强对员工办公行为的管理，禁止员工在私人通信、社交网络等场合谈论单位机密信息，不得将单位机密文件、资料带回家中或转借他人。（四）保密监督与检查1.单位设立保密工作领导小组，负责对单位保密工作进行统筹协调和监督检查。保密工作领导小组定期召开会议，研究解决保密工作中的重大问题。2.档案