综合档案室工作人员制度

PAGE综合档案室工作人员制度一、总则（一）目的为加强公司综合档案室的规范化管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部室以及全体综合档案室工作人员。（三）档案定义本制度所指档案是公司在各项工作中形成的具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。二、档案管理职责（一）综合档案室管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案的保管条件进行检查，确保档案安全。4.负责档案的借阅、查阅、利用等服务工作，严格执行借阅审批手续。5.定期对档案进行统计和分析，向上级领导汇报档案管理情况。6.参与档案信息化建设，推进档案数字化管理。（二）各部室兼职档案员职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和初步分类工作。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作。4.对本部门档案管理工作进行自查自纠，确保档案资料的完整和规范。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司各类文件，包括上级文件、本级发文、平行文等。2.公司签订的各类合同、协议。3.公司的财务报表、审计报告、统计资料等。4.公司的工程图纸、技术资料、产品样本等。5.公司的会议记录、纪要、决议等。6.公司的人事档案、工资档案、培训档案等。7.公司的照片、音像资料、荣誉证书等。（二）收集要求1.各部室应指定专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、损毁。3.对于重要的档案资料，应进行备份或复制，以防丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档一体化管理要求。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应清晰、准确、完整。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应分类存放于档案架上，排列应整齐有序，便于查找。2.对于电子档案，应存储于安全可靠的存储介质上，并定期进行备份。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。4.管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。（三）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。3.档案销毁应填写销毁清单，经公司领导批准后，由专人负责监销。五、档案借阅与利用（一）借阅范围公司内部人员因工作需要，可借阅综合档案室的档案。（二）借阅审批1.借阅档案应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等。2.申请表经所在部室负责人签字同意后，报综合档案室负责人审批。3.综合档案室负责人根据申请内容进行审核，批准后方可借阅。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.重要档案的借阅期限根据实际情况确定，最长不超过[X]个工作日。（四）借阅归还1.借阅人员应按时归还档案，如需延期归还，应提前向综合档案室说明情况。2.归还档案时，管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题应及时处理。（五）查阅利用1.公司内部人员查阅档案，应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅档案时，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损。3.如需复印、摘录档案资料，应经综合档案室负责人批准，并按照规定的程序办理。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司的决策提供有力支持。（二）数据录入与维护1.按照档案整理的要求，将纸质档案的相关信息录入档案信息管理系统。2.定期对档案信息进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。（三）系统安全管理1.建立健全档案信息管理系统的安全管理制度，加强系统的安全防护。2.对系统用户进行权限管理，严格控制用户的操作权限。3.定期对系统进行备份，防止数据丢失。七、监督与考核（一）监督检查1.综合档案室应定期对各部室的档案管理工作进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。2.公司领导和相关部门可对综合档案室的档案管理工作进行不定期检查，确保档案管理工作规范、有序。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对各部室兼职档案员和综合档案室管理人员的工作进行考核评价。2.考核评价