综合执法局档案三合一制度

PAGE综合执法局档案三合一制度一、总则（一）目的为加强综合执法局档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，依据相关法律法规和行业标准，结合本局实际，制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于综合执法局机关及所属各部门在履行职责过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：综合执法局档案实行集中统一管理，由局档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。2.真实完整原则：档案应真实反映综合执法局各项工作的实际情况，确保档案内容完整、准确。3.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管本局各类档案，确保档案的安全和完整。3.对档案进行分类、编号、编目等基础工作，建立健全档案检索体系。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁已到保管期限的档案。5.积极开展档案利用工作，为综合执法局各项工作提供档案信息支持。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全局人员的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交局档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作。3.按照规定查阅、利用本部门移交的档案，严格遵守档案利用制度。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，熟悉档案管理业务，具备一定的档案专业知识和技能。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.严格遵守档案管理制度，保守档案机密，确保档案安全。4.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平。三、文件材料的形成与收集（一）文件材料形成要求1.各部门在工作中应及时形成各类文件材料，确保文件材料的真实性、准确性和完整性。2.文件材料应字迹清晰、格式规范，签署完备，符合档案保管要求。3.电子文件应按照规定进行整理和归档，确保电子文件的可读性和可利用性。（二）文件材料收集范围1.综合执法局在履行行政处罚、行政强制、行政检查等职能过程中形成的各类文件材料，包括立案审批表、调查笔录、证据材料、处罚决定书、强制执行文书等。2.局机关及所属各部门在行政管理、人事管理、财务管理、后勤保障等方面形成的文件材料，如会议纪要、工作计划、工作总结、人事任免文件、财务报表等。3.综合执法局参与的各类专项行动、重点项目等形成的文件材料，如行动方案、工作记录、项目报告等。4.上级机关下发的与综合执法局工作相关的文件材料，以及本局向上级机关报送的文件材料。5.其他与综合执法局工作有关的文件材料。（三）文件材料收集时间1.各部门应在文件材料形成后及时收集，确保文件材料不丢失、不遗漏。2.对于一些时效性较强的文件材料，应在规定时间内收集并移交档案管理部门。3.每年年底，各部门应对本年度形成的文件材料进行全面清理，整理后移交档案管理部门。四、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.年度分类法：按照文件材料形成的年度进行分类，将同一年度的文件材料集中在一起。2.机构分类法：按照综合执法局的内部机构设置进行分类，将各部门形成的文件材料分别归类。3.问题分类法：根据文件材料反映的问题进行分类，如行政处罚类、行政强制类、行政检查类等。（三）整理步骤1.装订：对纸质文件材料进行装订，去除金属物，确保文件整齐、牢固。2.分类：按照分类方法对文件材料进行分类，确定其所属类别。3.编号：为每一份文件材料编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性。4.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限、密级等项目，便于档案的查阅和检索。5.装盒：将整理好的文件材料装入档案盒，在档案盒上标明类别、年度、保管期限等信息。五、档案保管（一）保管场所1.综合执法局应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防虫药品、灭火器等。2.档案架、档案柜应坚固耐用，能够满足档案存放的需要。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括综合执法局在重大执法活动、重要政策制定、关键人事任免等方面形成的具有长远历史价值和查考利用价值的文件材料。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括综合执法局在日常行政管理、主要业务工作等方面形成的对今后工作有一定查考利用价值的文件材料。4.短期保管的档案保管期限为15年以下，主要包括综合执法局在一般性工作中形成的、在一定时间后失去查考利用价值的文件材料。（四）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应坚持全面的历史观点，从综合执法局工作的实际需要出发，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，分析其内容和形式，确定其价值。2.档案内容分析：根据档案反映的工作内容、重要程度、历史背景等因素，判断档案的价值。3.档案利用情况分析：参考档案的利用频率和利用效果，评估档案的价值。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，编制销毁清册。2.销毁清册应包括档案题名、编号、日期、保管期限、密级等项目。3.销毁清册经局领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。5.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁情况报告局领导。七、档案利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全和合理利用。（二）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅、利用档案。2.其他单位或个人因工作需要查阅、利用本局档案，应按照规定办理相关手续。（三）利用手续1.本局工作人员查阅、利用档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.其他单位或个人查阅、利用本局档案，应持单位介绍信或有效证件，向档案管理部门提出申请，经局领导批准后，方可查阅。3.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案