公司档案资料室管理制度

PAGE公司档案资料室管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案资料室的管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案资料的形成、积累、整理、归档、保管、查阅、借阅和销毁等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案资料室负责集中管理公司各类档案资料，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实性原则：档案资料应如实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的具有保存价值的档案资料，保证档案资料的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案资料进行保密管理，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案资料管理体系，便于档案资料的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案资料管理职责（一）档案资料室职责1.贯彻执行国家有关档案资料管理的法律法规和方针政策。2.制定和完善公司档案资料管理制度，并组织实施。3.负责公司各类档案资料的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。4.建立健全公司档案资料管理信息系统，实现档案资料的信息化管理。5.开展档案资料的开发利用工作，为公司各项工作提供服务。6.对公司各部门的档案资料管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的形成、积累和整理工作，并按照公司档案资料室的要求及时归档。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案资料的日常管理工作，确保档案资料的完整、准确和安全。3.配合档案资料室做好档案资料的查阅、借阅和利用等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案资料的收集、整理、分类、编目、装订、上架存放等日常管理工作。3.做好档案资料的保管工作，定期检查档案资料的保管状况，确保档案资料的安全。4.熟悉档案资料的内容和存放位置，为档案资料的查阅、借阅提供准确、快捷的服务。5.按照规定及时对到期档案进行鉴定和销毁工作。6.积极开展档案资料的编研工作，为公司提供有价值的档案信息。三、档案资料的分类与编号（一）档案资料分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等；公司内部管理制度、工作流程、通知、通报等；公司与外部单位签订的合同、协议等。2.人事档案：员工入职、离职、调动、晋升等相关手续文件；员工劳动合同、薪酬福利、培训记录、绩效考核等资料；员工个人档案（包括身份证复印件、学历证书、资格证书等）。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务核算资料；税务申报资料、发票存根等税务相关资料；资金预算、决算等财务计划资料。4.业务档案：公司各类业务项目的立项、可行性研究报告、项目计划、合同协议、项目成果等资料；市场调研、客户信息、销售合同、售后服务记录等市场营销资料。5.技术档案：公司产品研发、生产工艺、技术标准、技术改造等方面的文件资料；设备采购、安装调试、维护保养等设备管理资料；质量控制、检验检测等质量管理资料。6.其他档案：公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等；公司参加的各类会议、活动的资料；公司对外宣传资料、网站内容等。（二）档案编号1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的方式编制。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：按照档案资料分类表，用两位字母表示，如“XZ”表示行政档案，“RS”表示人事档案等。4.流水号：按照档案资料形成的先后顺序，用四位数字表示，如“0001”。5.例如，一份2023年形成的行政档案，编号为“2023XZ0001”。四、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.公司各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.公司与外部单位签订的合同、协议、函件等。3.公司员工个人提交的与工作相关的资料，如工作总结、调研报告、培训心得等。4.公司获得的各类荣誉证书、奖状、奖杯等。5.其他与公司有关的具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点进行整理，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限进行整理，便于保管和利用。3.按照档案资料分类表进行分类整理，确保分类准确、规范。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、问题等进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案：按照项目、专业、阶段等进行分类整理，编制项目档案目录。3.会计档案：按照会计凭证、账簿、报表等类别进行分类整理，编制会计档案目录。4.人事档案：按照员工类别、档案内容等进行分类整理，建立员工个人档案盒。5.电子档案：按照电子文件的类别、年度、保管期限进行分类整理，建立电子档案数据库，并进行备份存储。五、档案资料的归档（一）归档时间1.文书档案：次年上半年完成上一年度档案的归档工作。2.科技档案：项目结束后三个月内完成项目档案的归档工作。3.会计档案：在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案资料室保管。4.人事档案：员工离职后一个月内，将其个人档案整理归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对本部门整理好的档案资料进行初步审核，确保档案资料的完整性和准确性。2.填写档案移交清单，注明档案资料的名称、数量、年度、类别等信息，并签字确认。3.将档案资料连同档案移交清单一并移交至档案资料室。4.档案资料室档案管理人员对接收的档案资料进行再次审核，核对档案资料的数量、内容、分类等是否准确无误。5.审核无误后，将档案资料按照规定的方法进行上架存放，并在档案移交清单上签字确认。六、档案资料的保管（一）保管场所1.档案资料室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案资料的安全保管。2.档案资料应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找和管理。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。（二）保管期限1.档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案资料，如公司章程、股东会决议、董事会决议、重要合同协议等。3.长期保管的档案资料：保管期限为16年至50年的档案资料，如公司年度工作计划、工作总结、财务报表等。4.短期保管的档案资料：保管期限为15年以下的档案资料，如一般性的文件、通知、报表等。（三）保管要求1.定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案资料应及时进行修复或复制。3.对电子档案应定期进行维护和更新，确保电子档案的可读性和完整性。4.严格遵守档案资料的保密规定，防止档案资料的丢失、损坏和泄露。七、档案资料的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅档案资料，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到档案资料室查阅。2.查阅档案资料时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制、转借或损毁档案资料。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案资料室，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司内部人员借阅档案资料，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并经所在部门负责人和档案资料室负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播档案资料内容。4.借阅人员归还档案资料时，档案管理人员应认真检查档案资料的完整性和安全性，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（三）特殊情况查阅与借阅1.涉及公司机密的档案资料，需经公司分管领导批准后方可查阅或借阅。2.司法机关、行政机关等外部单位查阅或借阅公司档案资料，需出具正式的查阅或借阅函，并经公司分管领导批准后，方可办理相关手续。八、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案资料室负责人、各部门兼职档案员及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案资料的保管期限和价值，对到期档案进行鉴定，确定其是否仍具有保存价值。2.对已失去保存价值的档案资料，应予以销毁；对仍具有一定保存价值的档案资料，应延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案资料进行逐一审核，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经档案资料室负责人、公司分管领导签字批准后，方可进行销毁。3.档案资料销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告档案资料室负责人。九、档案资料的统计与移交（一）统计工作1.档案资料室应建立档案资料统计台账，对档案资料的收进、移出、保管、利用等情况进行及时、准确的统计。2.定期