租赁经营管理档案制度汇编

PAGE租赁经营管理档案制度汇编一、总则（一）目的为加强公司租赁经营管理档案工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在租赁经营管理中的作用，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司所有租赁经营活动中形成的各类档案的管理，包括租赁合同、租赁资产信息、租户资料、租金收缴记录、租赁业务往来文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：租赁经营管理档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映租赁经营活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，防止档案的丢失、损坏和泄露，确保档案信息的安全。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司的档案管理制度，制定和完善租赁经营管理档案管理细则。2.负责租赁经营管理档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的完整和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.定期对租赁经营管理档案进行鉴定，按照规定程序进行档案的销毁工作。5.负责档案库房的管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案库房的安全。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。（二）业务部门职责1.负责本部门租赁经营活动中形成的各类文件材料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅和利用工作，提供必要的档案信息和资料。3.对本部门保管的档案进行定期清查和核对，确保档案的完整和准确。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得违规转让、出借档案。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理规章制度，做好档案的日常管理工作。2.负责档案的收集、整理、编目、上架等工作，确保档案整理规范、编目准确。3.做好档案的借阅登记和归还工作，及时催还逾期借阅的档案，防止档案丢失。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施处理。5.保守档案机密，不得泄露档案内容，确保档案信息安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.租赁合同及相关附件，包括租赁合同文本、补充协议、租赁物交接清单、租金支付方式及期限等。2.租赁资产资料，如租赁资产清单、产权证明、评估报告、维修记录、保险单据等。3.租户资料，包括租户营业执照、法定代表人身份证明、联系方式、信用记录、租赁申请及审批文件等。4.租金收缴记录，如租金发票、收款凭证、欠费记录等。5.租赁业务往来文件，如租赁意向书、洽谈记录、会议纪要、函件、通知等。6.其他与租赁经营管理有关的文件材料，如租赁市场调研报告、行业动态信息等。（二）收集要求1.各业务部门应指定专人负责本部门租赁经营文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定格式和存储要求进行收集，并确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照租赁经营管理档案的内容和性质，分为租赁合同类、租赁资产类、租户类、租金收缴类、业务往来类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便于查找和统计。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或折叠文件。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各业务部门应在租赁经营活动结束后[X]个工作日内，将整理好的档案移交档案管理部门。2.对于临时性租赁业务或短期租赁项目，档案应在业务结束后及时归档。（二）归档程序1.业务部门填写档案移交清单，注明档案的类别、数量、题名等信息，并由移交人和接收人签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行核对和验收，如发现问题应及时通知业务部门进行补充或更正。3.验收合格后，档案管理部门将档案按照规定的分类和编号顺序进行上架保管，并在档案管理系统中进行登记。（三）保管期限1.租赁合同类档案的保管期限为自合同终止之日起[X]年。2.租赁资产类档案的保管期限为自资产处置或报废之日起[X]年。3.租户类档案的保管期限为自租户租赁关系结束之日起[X]年。4.租金收缴类档案的保管期限为自租金结清之日起[X]年。5.业务往来类档案的保管期限根据文件的重要性和时效性确定，一般为[X]年至[X]年不等。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案应按照类别和编号顺序排列上架，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，注明档案的存放架位、层号等信息。4.对电子档案应进行备份，并分别存储在不同的介质上，如硬盘、光盘、磁带等，以防止数据丢失。备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的完整性和可用性。5.档案管理人员应定期对档案进行清查和核对，发现档案损坏、丢失或霉变等情况应及时报告并采取措施处理。五、档案的利用与借阅（一）利用范围公司内部员工因工作需要，可查阅、借阅租赁经营管理档案。外部单位或个人因特殊原因需要查阅、借阅档案的，须经公司主管领导批准。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅档案时，利用者应在档案查阅登记表上登记查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要借阅档案的，利用者应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，并经部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门批准后，办理档案借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.借阅的档案不得转借他人，如需复印或摘抄档案内容的，应经档案管理部门同意，并在指定地点进行。复印或摘抄的档案材料应与原件核对无误，并注明出处。3.利用者归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时查明原因并追究责任。4.档案利用过程中涉及的机密信息，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人及相关专业人员组成，负责对租赁经营管理档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和重要性，对档案进行鉴定。保管期限已满且无继续保存价值的档案，可予以销毁。2.对于涉及公司商业秘密、知识产权、法律纠纷等重要档案，应适当延长保管期限。3.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定工作的科学性和准确性。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，列出拟销毁档案清单，并提交档案鉴定工作小组进行鉴定。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的存毁意见。3.对确定销毁的档案，档案鉴定工作小组应出具档案销毁鉴定报告，经公司主管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁方法1.对纸质档案，应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案，应采用格式化或删除等方式进行销毁，并对存储介质进行物理销毁，防止数据泄露。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在档案销毁清册上签字确认。档案销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立租赁经营管理档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行图像处理和数据录入，建立档案数据库。2.档案检索系统：开发档案检索软件，建立档案目录数据库，实现档案信息的快速检索和查询。3.档案利用系统：建立档案在线利用平台，实现档案的在线查阅、借阅、下载等功能，方便公司员工利用档案。4.档案管理系统：利用信息化手段对档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等全过程进行管理，提高档案管理工作的规范化和科学化水平。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的信息化设备和软件，确保档案信息化管理工