高新区团员档案管理制度

PAGE高新区团员档案管理制度一、总则（一）目的为加强高新区团员档案管理，确保团员档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中国共产主义青年团章程》及相关法律法规，结合高新区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于高新区内各团组织及其所属团员的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则团员档案由高新区团委集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实准确原则档案内容应真实反映团员的基本情况和团内活动经历，保证档案信息的准确性。3.安全保密原则采取有效措施确保团员档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于团组织和团员查阅、使用档案。二、档案内容（一）入团志愿书记录团员入团时的基本信息、入团介绍人意见、支部大会决议、上级团委审批意见等。（二）团组织关系介绍信记载团员组织关系转接情况。（三）团员登记表包括团员基本信息，如姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、工作单位、入团时间、入党时间等，以及团员的团内职务、奖惩情况等。（四）团费收缴记录记录团员缴纳团费的情况。（五）团内奖惩材料包括表彰奖励决定、荣誉证书复印件，以及违纪处分决定、处分相关材料等。（六）其他材料如团员培训结业证书、参加团内活动的证明材料等。三、档案建立与接收（一）档案建立1.新团员入团后，由所在团支部负责收集整理入团志愿书等相关材料，建立团员个人档案。2.档案材料应使用钢笔或碳素笔填写，字迹清晰、工整，不得涂改。如有涂改，须加盖团支部印章。（二）档案接收1.团员因工作调动、升学等原因，团组织关系发生转接时，原团组织应及时将团员档案密封后移交新的团组织。2.接收单位团组织收到团员档案后，应认真核对档案材料是否齐全、完整，如有缺失，应及时与原团组织沟通补充。四、档案整理（一）分类按照档案内容的类别，将团员档案分为入团志愿书、团组织关系介绍信、团员登记表、团费收缴记录、团内奖惩材料、其他材料等类别进行整理。（二）编号为便于管理和查询，为每个团员档案编制唯一的档案编号。编号格式为：高新区团组织名称年份序号。例如：高新区XX街道团工委2023001。（三）装订将同一团员的各类档案材料按照顺序排列整齐，左侧装订成册，并在装订处加盖团支部印章。（四）装盒将装订好的团员档案装入档案盒，并在档案盒封面标明高新区、团组织名称、年份、档案数量等信息。五、档案保管（一）保管机构高新区团委设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等，确保档案安全存放。（二）保管要求1.档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案材料，应及时进行修复或复制。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。六、档案查阅与借阅（一）查阅1.团组织因工作需要查阅团员档案时，须填写《团员档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在团组织负责人签字同意后，到高新区团委档案保管室查阅。2.查阅档案时，应在档案保管室指定地点进行，不得擅自将档案带出保管室。查阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换或损坏档案材料。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案保管室，并在《团员档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅团员档案的，须填写《团员档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经高新区团委负责人批准后，方可借阅。2.借阅档案必须严格遵守借阅期限，按时归还。如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。如发现档案丢失、损坏或泄密等情况，应及时报告高新区团委，并承担相应责任。七、档案转递（一）转递条件团员因工作调动、升学、出国（境）等原因，团组织关系需要转出高新区的，应及时办理档案转递手续。（二）转递程序1.团员所在团支部填写《团员档案转递通知单》，注明团员姓名、档案编号、转递原因、接收单位等信息，经所在团组织负责人签字盖章后，连同团员档案一并移交高新区团委。2.高新区团委审核《团员档案转递通知单》及档案材料无误后，密封档案，并在档案封口处加盖团委印章。3.通过机要交通或专人送取等方式将团员档案转递至接收单位团组织，并要求接收单位在《团员档案转递回执》上签字盖章后及时返回高新区团委。八、档案统计与信息化管理（一）档案统计1.高新区团委定期对团员档案进行统计，掌握团员档案的数量、分布、变动等情况。2.统计内容包括团员总数、各年龄段团员人数、不同学历团员人数、团内职务分布情况、奖惩情况等。3.统计结果应形成报表，上报上级团组织，并作为团组织工作决策的参考依据。（二）信息化管理1.建立团员档案信息化管理系统，将团员档案的基本信息、档案内容等录入系统，实现档案信息的电子化存储和查询。2.利用信息化管理系统，对团员档案的建立、接收、整理、保管、查阅、借阅、转递等环节进行动态管理，提高档案管理工作的效率和准确性。3.加强对信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止档案信息被非法获取或篡改。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.高新区团委定期对团员档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.鉴定工作由高新区团委负责人牵头，组织相关人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查。3.根据档案的内容、来源、时间等因素，判断档案是否具有保存价值。对于已失去保存价值的档案，提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的团员档案，应填写《团员档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、数量、销毁原因等，报高新区团委负责人批准。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。3.销毁完毕后，监销人员应在《团员档案销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告高新区团委。十、监督与检查（一）监督机制高新区团委建立健全团员档案管理监督机制，加强对各团组织档案管理工作的指导和监督。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案建立、接收、整理、保管、查阅、借阅、转递、统计、鉴定与销毁等环节。2.档案材料的完整性、准确性和规范性。3.档案保管设施和安全措施的落实情况。（三）检查方式1.定期检查高新区团委每年组织一次对各团组织团员档案管理工作进行全面检查。2.不定期抽查根据工作需要，对部分团组织的团员档案管理工作进行不定期抽查。（四）结