劳资科档案管理制度

PAGE劳资科档案管理制度一、总则（一）目的为加强劳资科档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于劳资科在工作中形成的各类档案，包括但不限于员工人事档案、工资档案、考勤档案、劳动合同档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：劳资科档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确，如实反映员工的实际情况和公司的人力资源管理活动。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露、不丢失。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）劳资科科长职责1.全面负责劳资科档案管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度。2.监督检查档案管理工作的执行情况，及时解决档案管理工作中出现的问题。3.协调与其他部门的档案管理工作，确保档案信息的共享和利用。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索系统，方便档案的查阅和利用。3.严格遵守档案安全保密制度，确保档案的安全和完整。4.定期对档案进行清查和核对，发现问题及时报告并处理。5.按照规定办理档案的查阅、借阅和归还手续，做好登记和记录工作。（三）其他人员职责1.各岗位工作人员应及时将工作中形成的各类文件材料交档案管理人员归档，确保档案的及时收集。2.在档案管理工作中，应积极配合档案管理人员的工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.员工个人档案：包括员工入职登记表、身份证复印件、学历证书复印件、资格证书复印件、劳动合同、培训记录、考核评价材料、工资变动记录等。2.工资档案：包括工资核算表、工资发放记录、工资调整审批表等。3.考勤档案：包括考勤记录、请假审批表、加班审批表等。4.劳动合同档案：包括劳动合同文本、续签合同文本、解除合同文本等。5.其他与劳资科工作相关的文件材料，如人事任免文件、员工奖惩文件等。（二）收集要求1.各岗位工作人员应在工作结束后及时将相关文件材料交档案管理人员，确保档案收集的及时性。2.收集的文件材料应完整、齐全，签字盖章手续完备。3.对于重要文件材料，应进行备份或复制，以防止原件丢失或损坏。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别和内容，将档案分为员工个人档案、工资档案、考勤档案、劳动合同档案等类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于档案的查阅和利用。4.装订：对整理好的档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应按照档案整理的要求，对收集到的文件材料进行整理、分类、编号、编目后，及时归档。2.归档的档案应按照类别和时间顺序排列，放置在专用的档案柜中，并建立档案索引。3.对于电子档案，应按照规定的格式和存储方式进行存储，并定期进行备份，确保电子档案的安全和完整。（二）保管期限1.员工个人档案：长期保管。2.工资档案：保管期限为[X]年。3.考勤档案：保管期限为[X]年。4.劳动合同档案：保管期限为合同终止或解除后[X]年。5.其他与劳资科工作相关的文件材料：按照国家有关规定确定保管期限。（三）保管措施1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。2.档案柜应坚固耐用，能够有效保护档案不受损坏。3.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。4.定期对档案进行清查和核对，发现问题及时报告并处理。5.对档案管理人员进行安全教育和培训，提高档案管理人员的安全意识和防范能力。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.查阅涉及员工个人隐私的档案，应经员工本人书面同意。3.公司外部人员查阅档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经劳资科科长批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅期限等信息。2.所在部门负责人签字同意后，将申请表交档案管理人员。3.档案管理人员根据申请表的内容，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应在规定的时间内归还档案，不得擅自将档案带出档案库房。5.查阅人员查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报劳资科科长批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅涉及员工个人隐私的档案，应经员工本人书面同意。4.公司外部人员借阅档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经劳资科科长批准后，方可借阅。（四）借阅程序1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容和借阅期限等信息。2.所在部门负责人签字同意后，报劳资科科长批准。3.档案管理人员根据申请表的内容，提供相应的档案，并办理借阅登记手续。4.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如逾期未还，档案管理人员应及时催还。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量和完整性，如有损坏或丢失，应追究借阅人员的责任。六、档案的统计与鉴定（一）统计工作1.档案管理人员应定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表。2.档案统计报表应准确、及时、完整，如实反映档案管理工作的实际情况。3.档案统计数据应作为档案管理工作决策的依据，为公司人力资源管理提供参考。（二）鉴定工作1.档案管理人员应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由劳资科科长担任组长，档案管理人员和相关业务人员为成员。3.鉴定小组应根据档案的内容、价值和保管期限等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。4.对于失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经劳资科科长批准后，予以销毁。5.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的安全和保密。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立劳资科档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，实现档案信息的快速检索、查阅和利用，为公司人力资源管理提供便捷的服务。3.利用信息化技术，对档案进行加密存储和传输，确保档案信息的安全和保密。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、网络设备和档案管理软件，建立档案管理信息系统。2.对档案管理人员进行信息化培训，提高其计算机操作技能和档案管理软件的使用能力。3.将纸质档案进行数字化扫描