施工档案管理制度应包括

PAGE施工档案管理制度应包括一、总则（一）目的为加强公司施工档案管理，确保施工档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司工程建设、运营管理、维护保养及技术创新提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目立项、施工准备、施工过程到竣工验收等全过程中形成的各类档案资料的管理。包括但不限于工程前期文件、施工技术文件、施工过程记录、竣工验收文件等。（三）依据本制度依据国家及地方有关档案管理的法律法规、行业标准，如《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）等制定。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对施工档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则施工档案应如实反映工程建设的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则涵盖工程建设全过程的各类文件资料，保证档案的全面性。4.准确性原则文件内容准确无误，数据真实可靠。5.及时性原则随工程进度同步收集、整理和归档，确保档案的时效性。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善施工档案管理制度、流程和标准，并组织实施。2.负责施工档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储、保管和统计等工作。3.对各部门提交的施工档案进行审核，确保档案质量符合要求。4.建立施工档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。5.定期对施工档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。6.为公司内部各部门及外部相关单位提供施工档案查阅、借阅等服务，并做好登记和跟踪管理。7.组织开展施工档案管理培训工作，提高员工的档案管理意识和业务水平。（二）项目管理部门职责1.负责本部门在施工过程中形成的各类文件资料的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.督促项目各参建单位及时整理各自形成的施工档案，并确保档案的真实性、完整性和准确性。3.协助档案管理部门对施工档案进行审核、验收，提供相关业务指导和支持。4.根据工作需要，向档案管理部门提出施工档案查阅、借阅申请，并负责归还和保密工作。（三）施工单位职责1.建立健全本单位的施工档案管理制度，明确专人负责档案管理工作。2.按照合同要求和档案管理规定，负责收集、整理、编制本单位施工过程中形成的各类档案资料，确保档案资料齐全、完整、准确、规范。3.在工程竣工后，及时向建设单位提交完整的施工档案，并配合建设单位进行档案验收工作。4.接受建设单位和档案管理部门的监督、检查，对存在的问题及时整改。（四）监理单位职责1.负责审核施工单位提交的施工档案资料，确保档案内容符合工程实际和相关规范要求。2.对施工过程中档案资料的形成、整理情况进行监督检查，及时纠正不规范行为。3.协助建设单位做好施工档案的验收工作，出具监理意见。三、施工档案的分类与编号（一）分类施工档案分为工程前期文件、施工技术文件、施工过程记录、竣工验收文件四大类。1.工程前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.施工技术文件涵盖施工组织设计、施工方案、技术交底、图纸会审记录、工程变更通知、施工技术总结等。3.施工过程记录包含工程测量记录、材料设备质量证明文件、试验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、施工日志等。4.竣工验收文件有工程竣工验收报告、工程质量保修书、竣工图等。（二）编号施工档案采用分类编号法，按照档案类别进行一级编号，每类档案内再根据文件形成时间、顺序等进行二级编号。编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。例如：1.工程前期文件：Q001001其中“Q”表示工程前期文件类别，“001”为该类文件的顺序号，第二个“001”为该文件在本类中的顺序编号。2.施工技术文件：J001001“J”表示施工技术文件类别，其他含义同工程前期文件编号。3.施工过程记录：G001001“G”表示施工过程记录类别，编号规则同前。4.竣工验收文件：Y001001“Y”表示竣工验收文件类别，编号方式一致。四、施工档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门和参建单位应明确档案收集责任人，按照档案管理范围和时间要求，及时收集各自工作中形成的施工档案资料。2.收集的档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，纸质文件应使用耐久性强的书写材料，电子文件应格式规范、存储安全。3.对于外来文件，如设计变更通知、监理指令等，应及时签收、登记，并纳入施工档案管理。（二）整理要求1.施工档案应按照分类标准进行整理，同一类别的文件应按照时间顺序或重要程度排列。2.每份文件应编制页号，页号编写位置应符合规范要求。3.归档文件应去除金属物，破损文件应进行修复，字迹模糊或易褪色的文件应进行复制。4.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行整理，存储在专用的存储设备上，并建立相应的目录结构。五、施工档案的归档与保管（一）归档1.各部门和参建单位在档案整理完成后，应定期向档案管理部门移交施工档案。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门在接收施工档案时，应按照档案管理要求进行审核，对不符合要求的档案应退回原部门或单位进行整改。3.施工档案应在工程竣工后三个月内完成归档工作，确保档案的及时、完整归档。（二）保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对纸质档案应进行分类上架存放，便于查找和利用。同时，应建立纸质档案索引目录，方便快速检索。4.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份。备份介质应异地存放，防止数据丢失。5.档案管理部门应定期对施工档案进行清查、盘点，发现问题及时处理，并做好记录。六、施工档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部各部门因工作需要查阅施工档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容和期限等，经部门负责人签字后提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并安排专人负责查阅服务。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅登记表上签字确认。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅施工档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上进行任何标记或损坏。借阅期满后，应按时归还档案。4.档案管理部门应对借阅档案进行跟踪管理，逾期未还的应及时催还。如发现档案丢失或损坏，借阅人员应承担相应的赔偿责任。七、施工档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对施工档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和专业人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，综合评估确定档案的保管期限。3.对已超过保管期限的档案，应进行重点鉴定，对于确无保存价值的档案，可提出销毁意见。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的施工档案，应填写档案销毁申请表，详细列出销毁档案的名称、数量、保管期限等信息，经档案管理部门负责人、公司分管领导审批后，方可进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。3.严禁将应销毁的档案出售或赠送他人。八、施工档案的信息化管理（一）建立档案信息管理系统1.公司应建立施工档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.档案信息管理系统应具备档案录入、分类编目、权限管理、查询统计、借阅管理、备份恢复等功能，满足施工档案管理的实际需求。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责将纸质施工档案内容录入档案信息管理系统，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对档案信息管理系统中的数据进行维护，包括数据更新、备份、清理等工作，保证系统数据的实时性和可靠性。