机关档案室归档制度汇编

PAGE机关档案室归档制度汇编一、总则（一）目的为加强本机关档案室的规范化管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本归档制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。（三）基本原则1.集中统一原则：机关档案室负责集中管理本机关的各类档案，各部门应按照规定及时将档案移交档案室。2.真实准确原则：归档的文件材料应如实反映本机关工作活动的真实情况，数据准确无误。3.齐全完整原则：确保归档文件材料的齐全性和完整性，但凡具有保存价值的文件材料均应归档。4.规范整理原则：按照统一的分类标准和整理方法对档案进行整理，便于管理和查找。（四）职责分工1.档案室职责负责制定和完善档案归档制度，并组织实施。指导各部门的文件材料收集、整理和归档工作。集中保管本机关的各类档案，做好档案的整理、编目、上架、保管、统计等工作。提供档案查阅、借阅服务，严格执行档案查阅、借阅制度。定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，按规定程序进行销毁。积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理。2.各部门职责负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的真实、完整、准确。按照档案室的要求，定期将本部门的档案移交档案室，并办理移交手续。配合档案室做好档案的整理、编目、鉴定、销毁等工作。二、归档范围（一）文书档案1.上级机关文件：包括上级机关发来的决定、命令、指示、通知;法规性文件;重要会议文件;任免文件;统计报表等。2.本机关文件：本机关制发的各种文件，如决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函等。3.下级机关文件：下级机关报送的请示、报告、总结、统计报表等。4.会议文件：本机关召开的各种会议形成的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、纪要及会议记录等。5.人事档案：干部职工的履历表、任免审批表、考核材料、工资变动表、奖惩材料、入党入团材料等。6.财务档案：会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。（二）科技档案1.基建档案：本机关新建、改建、扩建项目的可行性研究报告、设计任务书、初步设计、施工图设计、工程预算、施工过程中形成的文件材料、竣工验收文件等。2.设备档案：本机关购置的各种设备的开箱验收单、说明书、操作规程、安装调试记录、维修保养记录、报废鉴定等文件材料。3.科研档案：本机关承担的科研项目的立项报告、研究方案、实验记录、研究成果报告、鉴定证书等文件材料。（三）声像档案1.照片档案：反映本机关重要活动、重大事件、领导视察、工作成果等方面的照片。2.录音录像档案：本机关召开的重要会议、举办的重大活动、开展的重要业务工作等的录音带、录像带。（四）电子档案1.本机关制发的电子文件，包括公文、报表、数据等。2.扫描录入的纸质文件的电子版本。三、归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应包括原件、正本、定稿、重要文件的历次修改稿等。3.对于外来文件，应及时登记、签收，并按规定进行处理。（二）文件材料的整理1.文书档案的整理按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录。装订应整齐、牢固，不掉页、不倒页，采用三孔一线的装订方法。2.科技档案的整理基建档案按项目进行整理，一个项目的文件材料组成一卷或数卷。设备档案按台（套）进行整理，一台（套）设备的文件材料组成一卷或数卷。科研档案按课题进行整理，一个课题的文件材料组成一卷或数卷。科技档案应编制卷内目录、备考表等。3.声像档案的整理照片档案应编写照片说明，注明照片的拍摄时间、地点、人物、事由等。录音录像档案应编写文字说明，注明录制时间、地点、内容等。声像档案应进行分类编号，填写目录。4.电子档案的整理电子文件应按照年度、保管期限、类别进行分类存储。电子文件应进行编号、命名，确保文件名的规范性和唯一性。电子文件应建立相应的元数据，便于检索和利用。（三）文件材料的归档时间1.文书档案应在次年上半年归档完毕。2.科技档案应在项目结束后三个月内归档完毕。3.声像档案应在活动结束后一个月内归档完毕。4.电子档案应随纸质档案同步归档，或在规定时间内单独归档。（四）文件材料的归档手续1.各部门向档案室移交档案时，应填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。2.档案室接收档案时，应认真核对档案的数量、质量，对不符合要求的档案，应要求移交部门进行补充或整改。四、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的地点。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应设置专门的档案架、档案柜，用于存放档案。（二）档案保管期限划分1.永久保管：凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是反映本机关一般工作活动，在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。（三）档案保管措施1.建立健全档案管理制度，加强对档案保管人员的培训和管理。2.定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复、复制。4.严格执行档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏、泄密。5.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。五、档案利用（一）查阅利用范围1.本机关工作人员因工作需要查阅档案的，可直接到档案室查阅。2.外单位因工作需要查阅本机关档案的，应持单位介绍信，经本机关分管领导批准后，方可查阅。3.涉及国家机密、商业秘密的档案，应严格按照保密规定进行查阅。（二）查阅利用手续1.查阅档案时，查阅人员应填写档案查阅登记表，注明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。2.查阅人员应在档案室指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅人员如需复印、摘抄档案，应经档案室同意，并按规定进行登记。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损。（三）借阅利用范围1.本机关工作人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经本机关分管领导批准后，方可借阅。2.外单位因工作需要借阅本机关档案的，应持单位介绍信，并提供有效担保，经本机关分管领导批准后，方可借阅。3.借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅利用手续1.借阅档案时，借阅人员应填写档案借阅登记表，注明借阅时间、借阅内容、借阅期限等。2.借阅人员应在档案室办理借阅手续，领取档案。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、销毁档案。4.借阅人员应按时归还档案，如逾期未还，档案室应及时催还。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案室应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和存毁价值。2.档案鉴定工作应由档案室牵头，组织有关部门和人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案进行全面、客观的分析和评价，确定档案的保管期限和存毁价值。（二）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。2.档案销毁前，