档案馆建设管理制度汇编

PAGE档案馆建设管理制度汇编一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆建设与管理，有效保护和利用档案资源，提高档案管理工作的规范化、科学化水平，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本管理制度汇编。（二）适用范围本管理制度汇编适用于本公司/组织档案馆的建设、档案收集、整理、保管、利用等各项工作。（三）基本原则1.真实性原则：确保档案内容真实、准确反映公司/组织各项活动的实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的齐全、完整。3.规范性原则：严格按照国家和行业相关标准、规范进行档案管理操作。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案进行严格保密，防止信息泄露。5.便利性原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，方便公司/组织内部人员查阅和使用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案馆设置本公司/组织设立档案馆，作为集中管理档案的专门机构，负责统筹协调公司/组织档案管理工作。（二）档案馆职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用本公司/组织各类档案资料。3.指导和监督公司/组织各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传教育。4.推进档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。5.参与公司/组织重大活动和项目的档案管理工作，确保档案资料的完整和有效。（三）档案管理人员职责1.档案管理人员岗位设置档案主管：全面负责档案馆的日常管理工作，制定工作计划，组织实施档案管理各项业务，协调与其他部门的工作关系。档案收集整理员：负责档案的收集、整理、分类、编目等工作，确保档案资料的有序存放。档案保管员：负责档案的库房管理，包括档案的存储、安全防护、温湿度调控等工作。档案利用管理员：负责接待档案查阅利用者，办理档案查阅、借阅手续，提供档案信息咨询服务。档案信息化管理员：负责档案信息化系统的建设、维护和管理，开展档案数字化工作。2.档案管理人员岗位职责档案主管：制定和完善档案管理制度，确保档案管理工作符合法律法规和公司/组织要求。组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。定期检查档案管理工作，发现问题及时整改，保证档案管理工作的质量和效率。参与公司/组织重要会议和活动，负责相关档案资料的收集和整理工作。协调与外部档案管理部门的关系，及时了解和掌握档案管理的最新政策和动态。档案收集整理员：按照档案收集范围和要求，及时收集公司/组织各部门形成的档案资料，确保档案的齐全、完整。对收集到的档案进行分类、整理，编制档案目录，建立档案检索体系，方便档案的查找和利用。定期对档案进行清查核对，发现档案缺失或损坏及时报告并采取补救措施。协助档案利用管理员做好档案查阅利用的前期准备工作。档案保管员：负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好，确保档案存储环境符合要求。严格执行档案库房安全管理制度，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，保障档案的安全。按照档案保管期限和分类要求，对档案进行有序存放，定期对档案进行盘点，确保档案存放位置准确无误。负责档案库房温湿度的监测和调控，做好记录，保证档案保存环境的稳定。档案利用管理员：热情接待档案查阅利用者，认真审核查阅利用者的身份和查阅目的，按照规定办理查阅、借阅手续。根据查阅利用者的需求，准确、快速地提供档案资料，并做好查阅利用登记工作。对档案查阅利用过程进行监督，防止档案丢失、损坏或泄密。及时解答查阅利用者关于档案方面的疑问，提供必要的档案信息咨询服务。定期对档案查阅利用情况进行统计分析，向上级报告档案利用动态。档案信息化管理员：负责档案信息化系统的规划、建设和维护，确保系统的稳定运行和数据安全。开展档案数字化工作，制定数字化方案，组织实施档案扫描、图像处理、数据挂接等工作。建立和完善档案数据库，录入档案目录和全文信息，实现档案信息的计算机检索和利用。负责档案信息化设备的管理和维护，保障设备的正常使用。对档案管理人员进行信息化操作培训，提高档案管理的信息化水平。三、档案收集（一）收集范围1.公司/组织设立、变更、终止过程中形成的各类文件、证书、批文等档案资料。2.公司/组织各类会议、活动形成的文件、记录、纪要、照片、影像等档案。3.公司/组织各部门在业务活动中产生的文件、合同、协议、报表、报告、技术资料、产品资料等档案。4.公司/组织员工人事档案，包括员工入职、离职、晋升、奖惩、培训等相关材料。5.公司/组织财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.公司/组织固定资产档案，包括资产购置、验收、使用、维护、处置等过程中形成的文件和记录。7.公司/组织科研项目档案，涵盖项目立项、研究过程、成果鉴定等各个阶段的资料。8.公司/组织对外交往活动中形成的文件、函件、协议、合同等档案。9.其他具有保存价值的文件、资料、实物等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围和时间要求，及时将本部门产生的档案资料移交至档案馆。2.档案资料应保持原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁或丢失。3.对于重要的档案资料，应同时收集电子文件和纸质文件，确保两者内容一致。电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储。4.收集的档案资料应进行初步整理，如去除无关的附件、装订成册等，便于后续的集中管理。（三）收集程序1.各部门档案收集人员定期对本部门的档案资料进行清理和核对，填写档案移交清单，注明档案名称、数量、形成时间等信息。2.将档案移交清单连同档案资料一并提交至档案馆。档案馆档案收集整理员对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核通过后，双方在档案移交清单上签字确认，完成档案的交接工作。档案馆对接收的档案进行登记，建立档案台账。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的保管和利用。3.便于档案的数字化处理和计算机检索。（二）分类方法1.年度分类法：将档案按形成年度进行分类，同一年度的档案集中在一起。2.机构分类法：按照公司/组织内部的机构设置，将档案分为不同机构形成的档案类别。3.问题分类法：根据档案内容所反映的问题，将档案分为若干类别，如行政管理、业务管理、财务管理等。4.综合运用年度、机构、问题分类法，确定档案的具体分类方案。例如，先按年度分类，再在每个年度内按机构分类，最后在每个机构下按问题分类。（三）整理步骤1.装订：对纸张规格不一致、破损的文件进行修整和装订，确保文件整齐、牢固。2.编页号：给每份文件的页面编写顺序号，便于统计和查找。3.编目：编制卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文件题名、日期、页号等信息。填写备考表，记录卷内文件的整理情况、缺损情况及其他需要说明的事项。编制案卷封面，注明案卷题名、年度、保管期限、档号等内容。4.装盒：将整理好的案卷装入档案盒，并在档案盒上标明档号、案卷题名、年度、保管期限等信息。五、档案保管（一）库房建设与设施配备1.档案馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。2.库房应安装防火门窗、火灾自动报警系统、灭火设备等消防设施；配备防盗报警装置、监控设备等安全防范设施；设置温湿度调控设备，确保库房温湿度符合档案保管要求（温度一般控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%）。3.库房内应配备档案密集架、档案柜等存储设备，按照档案分类和存放要求进行合理布局，便于档案的存放和查找。（二）档案存放1.档案应按照分类方案和编号顺序有序存放，不同保管期限、不同类别档案应分开存放。2.档案装具应排列整齐，编号清晰，便于识别和管理。3.对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）库房管理1.档案保管员应定期对库房进行巡查，检查档案存储环境、设备运行情况等，发现问题及时处理并记录。2.严格控制库房人员进出，非档案管理人员未经许可不得进入库房。因工作需要进入库房的人员，应进行登记，并在档案保管员的陪同下进行操作。3.做好库房温湿度记录，每天定时监测并记录温湿度数据，根据温湿度变化情况及时调整调控设备。4.定期对档案进行清点核对，确保档案数量准确、存放位置无误。发现档案缺失或损坏，应及时查明原因并采取补救措施。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定和公司/组织实际情况，对档案进行科学、准确的鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保档案的真实性、完整性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案馆负责人、档案业务骨干及相关部门代表组成。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和方案，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其价值和保管期限。2.分析判断法：对档案进行综合分析，结合公司/组织的发展历程、业务活动特点等，确定档案的重要性和保存价值。（四）保管期限划分1.永久保管：反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，如公司章程、重大决策文件、重要会议记录、财务审计报告等。2.定期保管：在一定时期内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，分为30年、10年等不同期限。定期保管档案到期后，经鉴定仍有保存价值的，可以延长保管期限；确无保存价值的，予以销毁。（五）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制档案销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.将档案销毁清单提交公司/组织主管领导审批。3.经批准后，由档案保管员和档案利用管理员共同实施档案销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。4.销毁后的档案应在档案销毁清单上注明“已销毁”字样，并将档案销毁清单归档保存。七、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，经公司/组织批准后查阅、借阅相关档案。3.司法机关、行政机关等依法查阅公司/组织档案。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可在档案馆查阅室查阅档案资料，档案利用管理员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因工作需要确需借出档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案名称、数量、借阅期限、用途等信息，并经所在部门负责人和档案馆负责人审批。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案资料，应填写档案复制申请表，经审批后由档案利用管理员按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案馆印章，并注明复制日期、份数等信息。（三）利用手续1.档案利用者应持有效证件到档案馆办理查阅、借阅手续，填写相关申请表。2.档案利用管理员对申请表进行审核，符合要求的，办理查阅、借阅登记手续，发放档案查阅证或档案借阅单。3.档案利用者应按照规定的时间、地点和方式使用档案，不得擅自涂改、损毁、转借档案。4.档案利用完毕后，应及时归还档案，档案利用管理员对归还的档案进行检查，如发现问题及时处理。（四）利用监督1.档案利用管理员应对档案利用过程进行全程监督，防止档案丢失、损坏或泄密。2.定期对档案利用情况进行统计分析，向上级报告档案利用动态，为公司/组织决策提供参考依据。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享。2.提高档案管理工作的效率和质量，降低档案管理成本。3.促进档案资源的开发利用，为公司/组织的发展提供有力的信息支持。（二）信息化系统建设1.选择适合公司/组织档案管理需求的信息化系统，确保系统具备档案收集、整理、保管、利用、鉴定、统计等功能模块。2.对档案信息化系统进行定制化开发，满足公司/组织个性化的档案管理要求，如特定的分类方案、检索方式等。3.建立档案数据库，录入档案目录和全文信息，实现档案信息的集中存储和管理。数据库应具备数据备份、恢复、安全防护等功能，确保数据安全可靠。（三）档案数字化1.制定档案数字化方案，明确数字化范围、标准、流程和质量要求。2.按照数字化方案组织实施档案扫描工作，确保扫描图像清晰、完整，符合相关标准。3.对扫描后的图像进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等操作，提高图像质量。4.将处理后的图像进行数据挂接，建立与档案目录数据库的关联，实现档案全文信息的检索和利用。（四）信息化设备管理1.配备