档案馆查阅中心制度汇编

PAGE档案馆查阅中心制度汇编一、总则（一）目的为了加强档案馆查阅中心的管理，规范档案查阅工作流程，确保档案信息的安全与合理利用，特制定本制度汇编。本制度旨在保障公司/组织档案资源的科学管理和有效服务，满足内部各部门及相关人员对档案查阅的需求，同时维护档案的真实性、完整性和保密性。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆查阅中心的所有工作人员以及前来查阅档案的内部员工、外部相关单位和个人。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：高度重视档案信息的安全与保密，采取有效措施防止档案信息的泄露、篡改和丢失。3.高效服务原则：以方便、快捷、准确的方式为查阅者提供档案查阅服务，提高工作效率，满足合理需求。4.规范管理原则：建立健全各项管理制度，规范档案查阅中心的工作流程、人员行为和设施设备管理。二、档案查阅中心工作人员职责（一）查阅中心主管职责1.全面负责档案馆查阅中心的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.监督检查工作人员的工作情况，确保各项制度的有效执行，及时处理工作中出现的问题。3.协调与公司/组织内部各部门以及外部相关单位的关系，保障档案查阅工作的顺利开展。4.负责档案查阅中心的人员培训、考核和绩效评估工作，提高工作人员的业务水平和服务质量。5.定期对档案查阅中心的工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断完善管理工作。（二）档案查阅接待人员职责1.热情接待前来查阅档案的人员，耐心解答查阅者的咨询，引导查阅者办理查阅手续。2.负责查阅申请的受理工作，认真审核查阅者的身份和查阅申请，确保申请内容真实、合理、合规。3.根据查阅者的需求，准确查找并提供相关档案资料，协助查阅者进行查阅。4.维护查阅中心的秩序，提醒查阅者遵守查阅规定，爱护档案资料。5.负责查阅登记和档案归还的核对工作，确保档案资料的安全和完整。（三）档案整理与保管人员职责1.按照档案管理的规范要求，对档案进行科学分类、整理和编号，确保档案排列有序，便于查找和利用。2.做好档案的日常保管工作，定期检查档案的存放状况，采取防潮、防虫、防火、防盗等措施，保障档案的安全。3.负责档案的数字化处理工作，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库，提高档案查阅的效率和便捷性。4.根据档案查阅中心的需求，及时对档案进行补充、更新和调整，保证档案信息的时效性和完整性。5.协助查阅接待人员查找和提供档案资料，对查阅过程中发现的档案问题及时进行记录和反馈。三、档案查阅流程（一）查阅申请1.内部员工查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、所需档案名称及编号、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.外部相关单位和个人查阅档案，需提交查阅申请函，说明查阅事由、查阅范围、查阅时间等内容，并加盖单位公章。申请函应通过正式渠道提交至档案馆查阅中心。3.查阅申请应提前提交，以便查阅中心有足够时间准备档案资料。紧急情况下的查阅申请，需说明紧急原因，并经查阅中心主管特批。（二）申请审核1.档案查阅接待人员收到查阅申请后，应立即进行审核。审核内容包括查阅者的身份是否合法、查阅申请的内容是否真实合理、查阅范围是否符合规定等。2.对于不符合要求的查阅申请，查阅接待人员应及时与查阅者沟通，说明原因并要求其补充或修改申请。3.审核通过的查阅申请，查阅接待人员应进行登记，记录查阅者的基本信息、查阅申请内容、审核情况等，并安排查阅时间和地点。（三）档案查阅1.根据查阅申请，档案整理与保管人员按照规定的程序和要求，准确查找并提取相关档案资料。2.查阅者应在指定的查阅地点进行查阅，查阅接待人员应在场监督，确保查阅过程符合规定。查阅者不得擅自将档案带出查阅中心，如需复印或摘录档案内容，应按照相关规定办理手续。3.查阅者应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅过程中如发现档案有损坏或缺失等情况，查阅接待人员应及时记录并报告。（四）档案归还1.查阅结束后，查阅者应及时将档案资料归还档案整理与保管人员。档案整理与保管人员应认真核对归还档案的数量、完整性和准确性，确保档案资料完好无损。2.如发现档案资料有丢失、损坏或涂改等情况，查阅整理与保管人员应立即向查阅接待人员报告，并按照相关规定追究查阅者的责任。3.查阅接待人员在确认档案归还无误后，应在查阅登记记录上注明归还时间，并将查阅申请及相关记录进行整理归档。四、档案查阅中心安全管理制度（一）人员安全管理1.查阅中心工作人员应具备安全意识，遵守安全操作规程，不得在查阅中心内从事与工作无关的危险行为。2.外来查阅人员进入查阅中心，应遵守中心的安全规定，听从工作人员的指挥。查阅中心工作人员应提醒查阅者注意安全事项，如防火、防盗等。3.查阅中心应配备必要的安全防护设备，如灭火器、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护，确保设备正常运行。（二）档案安全管理1.严格执行档案保管制度，确保档案存放环境安全，防止档案受到自然因素或人为因素的损坏。2.加强对档案查阅过程的监控管理，防止档案在查阅过程中被篡改、丢失或泄露。查阅接待人员应全程监督查阅者的查阅行为，确保查阅操作规范。3.对电子档案的存储和传输应采取安全措施，设置防火墙、加密存储等，防止电子档案信息被非法获取或破坏。定期对电子档案进行备份，确保数据的安全性和完整性。4.档案整理与保管人员应严格遵守档案借阅登记制度，对档案的出入库情况进行详细记录，做到账目清晰、手续完备。（三）消防安全管理1.查阅中心应制定消防安全制度，明确消防安全责任人和消防安全措施。工作人员应熟悉消防安全知识，掌握消防器材的使用方法。2.查阅中心内严禁吸烟和使用明火，不得私拉乱接电线，不得违规使用电器设备。3.定期组织消防安全检查，及时消除火灾隐患。确保消防通道畅通无阻，消防设施设备完好有效。4.制定火灾应急预案，定期组织消防演练，提高工作人员和查阅者的火灾应急处置能力。五、档案查阅中心保密制度（一）保密责任1.档案馆查阅中心所有工作人员均有保密义务，应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.查阅中心主管负责保密工作的组织和监督，确保保密制度的有效执行。（二）档案保密措施1.对涉及公司/组织机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格限制查阅范围，未经授权不得擅自提供查阅。2.档案整理与保管人员在整理、保管档案过程中，应采取保密措施，防止档案信息泄露。对接触机密档案的工作人员，应进行背景审查和定期保密教育。3.查阅接待人员在受理查阅申请和提供档案查阅服务时，应严格遵守保密规定，不得向无关人员透露档案内容。对查阅过程中涉及的保密信息，应妥善保管，不得私自传播。（三）保密监督与检查1.定期对档案查阅中心的保密工作进行监督检查，发现问题及时整改。对违反保密制度的行为，应依法依规追究责任。2.查阅中心工作人员应相互监督，发现有违反保密制度的行为应及时报告。对保密工作表现突出的人员，应给予表彰和奖励。六、档案查阅中心设备管理制度（一）设备采购与配备1.根据档案查阅中心的工作需要，制定设备采购计划，明确设备的种类、数量、规格和技术要求。2.设备采购应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价等方式选择合格的供应商，确保设备质量和性能符合要求。3.按照规定程序办理设备采购手续，签订采购合同，明确双方的权利和义务。设备到货后，应及时组织验收，确保设备完好无损，资料齐全。（二）设备使用与维护1.建立设备使用管理制度，明确设备的操作流程和使用规范。工作人员应经过培训后才能操作设备，严格按照操作规程使用设备，不得擅自更改设备设置。2.定期对设备进行维护保养，制定设备维护计划，安排专人负责设备的日常维护和保养工作。对设备进行定期检查、清洁、润滑、调试等，及时发现和排除设备故障，确保设备正常运行。3.做好设备运行记录，记录设备的使用时间、运行状态、维护情况等信息。对设备的维修和更换零部件情况进行详细记录，建立设备档案。（三）设备报废与更新1.对已损坏无法修复或已达到使用年限的设备，应按照规定程序进行报废处理。报废设备应填写《设备报废申请表》，经相关部门审核批准后进行报废。2.设备报废后，应及时清理和处置，防止资产流失。对有利用价值的零部件，可进行回收利用；对无利用价值的设备，应按照环保要求进行处理。3.根据档案查阅中心的发展和工作需要，适时对设备进行更新换代。更新设备应进行充分论证，确保新设备能够满足工作需求，提高工作效率和质量。七、档案查阅中心环境卫生管理制度（一）环境卫生要求1.查阅中心应保持整洁、卫生，地面、桌面、档案架等应定期清洁，无灰尘、无杂物。2.查阅中心内的门窗、玻璃应保持明亮干净，通风良好，空气清新。3.档案整理与保管区域应保持整齐有序，档案存放规范，不得随意堆放杂物。（二）卫生清洁责任1.查阅中心工作人员应划分卫生清洁责任区域，明确各自的卫生清洁任务。2.每天下班前，工作人员应做好各自责任区域的卫生清洁工作，包括地面清扫、桌面擦拭、设备整理等。3.定期对查阅中心进行全面的卫生大扫除，包括墙面清洁、门窗清洗、档案架消毒等，确保环境卫生达标。（三）卫生监督与检查1.查阅中心主管应定期对环境卫生情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.对环境卫生工作表现优秀的工作人员，应给予表扬和奖励；对违反环境卫生管理制度的行为，应进行