档案公司工作自负其责制度

PAGE档案公司工作自负其责制度一、总则（一）目的为规范公司员工在档案管理工作中的行为，明确责任，确保档案的真实性、完整性、保密性和安全性，提高档案管理工作质量和效率，特制定本工作自负其责制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各项档案管理工作中的责任界定与管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.责任明确原则：明确各岗位员工在档案管理工作中的具体职责，做到责任清晰，避免推诿扯皮。3.全程管控原则：对档案管理工作的全过程进行有效监控，确保各个环节责任落实到位。4.风险防范原则：通过制度约束和责任追究，有效防范档案管理工作中可能出现的各类风险。二、档案管理工作各环节责任界定（一）档案收集责任1.业务部门负责本部门业务活动中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交至档案管理部门。明确专人负责文件材料的收集工作，确保收集的文件材料齐全、完整、真实，不得遗漏重要文件。在文件材料形成后，应及时进行分类整理，按照档案管理要求进行初步编目，便于后续移交。2.档案管理部门指导和监督业务部门的档案收集工作，提供必要的业务支持和培训。定期与业务部门沟通，了解文件材料形成情况，督促业务部门按时移交档案。对接收的档案进行检查，如发现不符合要求的，应及时反馈业务部门进行补充完善。（二）档案整理责任1.档案管理部门负责对接收的各类档案进行系统整理，包括分类、编号、编目、装订等工作。根据档案的形成规律和特点，按照科学合理的分类方案进行分类，确保档案分类准确、便于查找利用。为每份档案编制唯一的编号，并建立相应的索引目录，方便快速检索。对破损、褪色的档案进行修复，对字迹模糊或易退变的档案进行复制，保证档案的可读性。2.整理人员严格按照档案整理规范进行操作，确保整理质量。在整理过程中，认真核对档案内容，发现问题及时记录并报告上级。对整理好的档案进行妥善保管，防止丢失、损坏。（三）档案保管责任1.档案库房管理人员负责档案库房的日常管理，确保库房环境符合档案保管要求，温度、湿度适宜，防火、防潮、防虫、防盗等设施设备完好有效。对入库档案进行严格登记，建立档案出入库台账，详细记录档案的出入库时间、数量、去向等信息。定期对档案进行检查和盘点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案霉变、虫蛀、破损等，并做好记录。负责档案库房的安全保卫工作，严禁无关人员进入库房，确保档案安全。2.电子档案管理人员负责电子档案的存储、备份和维护，确保电子档案的完整性和可读性。建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储、编目索引，方便查询利用。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同介质上，并异地存放。采取有效的安全防护措施，防止电子档案被篡改、丢失或泄露。（四）档案利用责任1.利用部门按照规定的程序和权限申请利用档案，填写档案利用申请表，注明利用目的、范围、期限等信息。在利用档案过程中，严格遵守档案利用制度，不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。对利用过程中发现的档案问题及时反馈给档案管理部门。2.档案管理部门对档案利用申请进行审核，根据档案的密级和利用规定，决定是否批准利用申请。按照批准的利用范围和期限提供档案，并做好利用登记工作，记录利用时间、利用人、利用内容等信息。对档案利用情况进行跟踪检查，确保档案按时归还，如发现违规利用行为，及时制止并追究责任。（五）档案鉴定责任1.鉴定小组由档案管理部门牵头，会同相关业务部门组成档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。制定档案鉴定标准和工作方案，明确鉴定的原则、方法、程序等。对档案的保存价值进行全面评估，确定档案的存毁意见。2.鉴定人员认真履行鉴定职责，依据档案鉴定标准和相关规定，对档案进行客观、公正的鉴定。在鉴定过程中，充分听取业务部门意见，结合档案实际情况做出准确判断。对鉴定结果负责，如因鉴定失误导致档案不当处理，应承担相应责任。（六）档案销毁责任1.销毁审批经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门填写档案销毁申请表，报公司领导审批。公司领导应严格审核销毁申请，确保销毁档案符合规定，防止重要档案被误销毁。2.销毁实施档案销毁工作应在指定地点进行，由档案管理部门会同相关部门人员共同实施。在销毁过程中，应确保档案彻底销毁，无法恢复。对销毁的档案进行详细登记，记录销毁时间、档案名称、数量、销毁方式等信息，并由参与销毁人员签字确认。销毁过程中应采取必要的安全措施，防止档案信息泄露和环境污染。三、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对各岗位员工的档案管理工作进行自查，及时发现问题并督促整改。2.公司设立内部监督小组，不定期对档案管理工作进行抽查，重点检查档案管理各环节责任落实情况、档案质量、安全保管等方面。（二）外部监督积极配合上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，对提出的问题及时整改落实，并将整改情况及时反馈。四、责任追究（一）责任追究情形1.因工作疏忽、失职导致档案收集不齐全、整理不规范、保管不善、利用违规、鉴定失误、销毁不当等问题，影响档案管理工作正常开展或造成档案损失的。2.违反档案管理法律法规和公司制度，擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案，泄露档案机密信息的。3.对档案管理工作中的问题隐瞒不报、拖延处理，导致问题扩大或产生不良后果的。（二）责任追究方式1.批评教育：对情节较轻的责任人员，给予批评教育，责令其限期改正。2.经济处罚：根据责任大小和造成的损失程度，对责任人员给予一定的经济处罚，罚款金额视具体情况而定。3.行政处分：对情节严重、造成较大损失或影响的责任人员，给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等行政处分。4.法律责任：对违反法律法规，构成犯罪的责任人员，依法追究其刑事责任。（三）责任追究程序1.发现责任追究情形后，由档案管理部门或相关监督检查部门进行调查核实，收集相关证据材料。2.调查结束后，形成调查报告，明确责任人员、责任事实、责任程度及处理建议。3.将调查报告提交公司领导审批，根据审批意见实施责任追究。4.责任人员对责任追究结果如有异议，可在规定时间