高校档案室安全管理制度

PAGE高校档案室安全管理制度一、总则（一）目的为加强高校档案室安全管理，确保档案的完整与安全，维护学校正常教学、科研和管理秩序，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校档案室的安全管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等各个环节。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案安全放在首位，采取有效措施预防各类安全事故的发生。2.预防为主原则：强化安全防范意识，建立健全安全防范机制，做到防患于未然。3.责任到人原则：明确各岗位人员的安全职责，确保安全管理工作落实到实处。二、档案实体安全管理（一）档案室选址与建设1.档案室应选择在地势较高、干燥通风、排水良好、远离火源、水源和污染源的位置。2.档案室的建筑设计应符合国家有关建筑安全标准，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。3.档案室应设置专门的档案库房、整理室、查阅室、办公室等功能区域，各区域之间应保持合理的间距和通道。（二）档案库房管理1.档案库房应配备必要的安全设施，如防火门、防盗门窗、烟雾报警器、温湿度计、防虫药品、灭火器等。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。3.档案库房应严格控制温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.档案库房应设置专门的照明设备，避免阳光直射档案，照明光线应均匀柔和，不产生眩光。5.档案库房应建立严格的出入库制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。6.档案库房应定期进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。（三）档案整理与保管1.档案整理应按照国家有关档案整理标准进行，确保档案的分类准确、编号规范、装订整齐。2.档案保管应遵循便于保管和利用的原则，按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立相应的检索工具。3.档案应存放在专用的档案柜或档案架上，不得随意堆放，档案柜或档案架应排列整齐，便于查找和管理。4.对重要的、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。5.档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量准确、质量完好。三、档案信息安全管理（一）网络安全管理1.档案室应建立健全网络安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止网络攻击、病毒感染等安全事件的发生。2.档案信息系统应设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，对网络访问进行严格的控制和监测。3.档案管理人员应定期对档案信息系统进行安全检查和维护，及时更新系统软件和安全补丁，确保系统的稳定性和安全性。4.档案信息系统应设置用户权限管理功能，严格控制用户对档案信息的访问权限，防止未经授权的人员访问档案信息。5.档案管理人员应妥善保管个人账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人，如发现账号和密码被盗用，应及时采取措施进行处理。（二）数据安全管理1.档案信息系统应定期进行数据备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。2.数据备份应按照规定进行加密处理，确保数据的安全性和完整性。3.档案管理人员应定期对备份数据进行检查和验证，确保备份数据能够正常恢复。4.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案信息，应采取加密存储、传输等措施，防止信息泄露。5.档案信息系统应建立数据审计机制，对数据的访问、修改、删除等操作进行记录和审计，以便及时发现和处理异常情况。（三）人员安全管理1.档案管理人员应具备良好的职业道德和安全意识，严格遵守档案安全管理制度。2.档案管理人员应定期参加安全培训，提高安全防范能力和应急处理能力。3.在档案信息系统的开发、维护、使用等过程中，应签订保密协议，明确各方的安全责任和义务。4.对涉及档案信息安全的工作人员，应进行严格的背景审查和权限管理，防止内部人员泄露档案信息。四、档案利用安全管理（一）查阅利用制度1.本校师生查阅档案应填写查阅申请表，经所在单位负责人签字同意后，到档案室办理查阅手续。2.外单位人员查阅档案应持单位介绍信，经档案室负责人批准后，方可查阅。3.查阅档案应在指定的查阅室内进行，不得将档案带出查阅室。4.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、损坏等。5.如需复印、拍照档案，应经档案室负责人批准，并按照规定进行操作。（二）借阅利用制度1.本校师生借阅档案应填写借阅申请表，经所在单位负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.外单位人员借阅档案应持单位介绍信，经档案室负责人批准后，方可借阅。3.借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期归还，应办理续借手续。4.借阅档案时，应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。5.借阅档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和质量，如发现问题应及时处理。（三）利用过程监控1.档案管理人员应加强对档案利用过程的监控，及时发现和处理违规行为。2.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保利用行为符合规定。3.对利用档案过程中发现的问题，档案管理人员应及时记录，并向档案室负责人报告。五、档案鉴定与销毁安全管理（一）鉴定工作1.本校应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。2.档案鉴定工作应由档案部门会同有关业务部门组成鉴定小组进行，鉴定小组应按照国家有关档案鉴定标准进行鉴定。3.鉴定小组应认真审查档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保管期限和价值，并填写档案鉴定意见书。（二）销毁工作1.对失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.档案销毁工作应由档案部门会同有关业务部门共同进行，销毁前应编制档案销毁清册，经单位负责人批准后，方可销毁。3.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，销毁完毕后，监督人员应在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、安全检查与隐患排查（一）定期检查1.档案室应建立定期安全检查制度，每月至少进行一次全面的安全检查。2.安全检查内容包括档案实体安全、档案信息安全、档案利用安全等方面，检查人员应认真填写安全检查记录。3.对检查中发现的问题，应及时进行整改，明确整改责任人、整改措施和整改期限。（二）专项检查1.根据档案安全管理工作的需要，档案室应适时组织专项安全检查，如防火、防盗、防潮等专项检查。2.专项检查应制定详细的检查方案，明确检查内容、检查方法和检查标准。3.专项检查结束后，应及时形成检查报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（三）隐患排查与整改1.档案室应建立安全隐患排查治理机制，及时发现和消除安全隐患。2.对排查出的安全隐患，应进行分类登记，分析原因，制定相应的整改措施。3.安全隐患整改应实行台账管理，明确整改责任人、整改措施、整改期限和整改效果，确保隐患得到及时有效的治理。七、应急处置与救援（一）应急预案制定1.档案室应制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、应急处置措施等内容。2.档案安全应急预案应定期进行修订和完善，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急演练1.档案室应定期组织应急演练，提高档案管理人员的应急处置能力和协同配合能力。2.应急演练应模拟真实的安全事故场景，检验应急预案的有效性和可操作性，发现问题及时进行改进。（三）应急处置措施1.发生档案安全事故时，档案管理人员应立即启动应急预案，采取相应的应急处置措施，如保护现场、抢救档案、报告上级等。2.在应急处置过程中，应及时向上级主管部门报告事故情况，配合有关部门进行调查和处理。3.事故处理完毕后，应及时总结经验教训，对应急预案进行修订和完善，防止类似事故的再次发生。八、责任追究（一）责任界定1.对违反本制度，导致档案安全事故发生的单位和个人，应依法依规追究责任。2.档案安全事故责任分为直接责任、主要责任和领导