财务室档案收纳管理制度

PAGE财务室档案收纳管理制度一、总则（一）目的为了加强财务室档案管理，确保财务档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司财务室在各项财务活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、税务资料、审计报告以及其他与财务相关的文件和资料的收纳管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：财务室档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，规范档案管理工作。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询和利用。二、档案管理职责（一）财务室负责人1.全面负责财务室档案管理工作，确保档案管理工作符合法律法规和公司要求。2.审批档案管理工作计划、制度和流程，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员1.负责财务室档案的收集、整理、归档、保管和查阅等具体工作。2.按照档案管理的相关规定，对档案进行分类、编号、装订和上架，确保档案的整齐有序。3.建立档案管理台账，记录档案的出入库情况，定期对档案进行盘点，保证账实相符。4.负责档案库房的安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。5.根据工作需要，及时为查阅档案的人员提供服务，并做好查阅登记工作。（三）财务人员1.负责将各自工作中形成的财务档案及时移交档案管理人员，确保档案的完整性和及时性。2.在档案形成过程中，严格按照财务管理制度和档案管理要求，保证档案的质量。3.协助档案管理人员做好档案的整理、核对等工作，提供必要的档案信息。三、档案收集与整理（一）收集范围1.会计凭证：包括原始凭证和记账凭证，如发票、收据、报销单、转账凭证等。2.会计账簿：总账、明细账、日记账、辅助账等。3.财务报告：月度、季度、年度财务报表及附注，财务分析报告等。4.税务资料：纳税申报表、税务发票领购簿、完税凭证、税务审计报告等。5.审计报告：内部审计报告、外部审计报告等。6.其他财务文件：财务预算、决算资料，财务制度、政策文件，银行对账单、余额调节表等。（二）收集要求1.财务人员应在每月末或每季度末及时将本期间形成的财务档案整理好，移交档案管理人员。2.档案应保持原件的完整性，不得随意涂改、毁损、抽换。3.对于电子档案，应确保数据的真实性、完整性和可读性，定期进行备份，并与纸质档案同步归档。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和内容，分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、税务资料类、审计报告类和其他财务文件类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。例如，会计凭证可按年度和月份进行编号，格式为“YYYYMMXXX”，其中“YYYYMM”表示年份和月份，“XXX”表示凭证序号。3.装订：会计凭证应按照编号顺序进行装订，每本凭证厚度应适中，一般不超过2厘米。装订时应在凭证左上角打孔，用线绳装订牢固，并在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码等信息。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等内容，以便快速查找和核对档案。四、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应按照整理好的档案分类和编号，及时将档案归档到相应的档案柜或存储设备中。2.归档时应确保档案排列有序，便于查找和取用。3.对于重要的财务档案，应进行单独存放和标识，以便重点保护。（二）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告：月度、季度财务报告保管期限为10年，年度财务报告永久保管。4.税务资料：保管期限按照国家税务总局相关规定执行，一般为10年。5.审计报告：内部审计报告保管期限根据公司规定执行，一般为5年；外部审计报告永久保管。6.其他财务文件：根据其重要性和实际需要确定保管期限，一般不少于5年。（三）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，保持库房清洁、干燥、通风良好。2.档案应存放在专用的档案柜或存储设备中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时处理，并做好记录。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取修复、复制等措施进行补救。4.对于电子档案，应采用安全可靠的存储设备进行备份，并异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。同时，应定期对电子档案进行检测和维护，确保数据的完整性和可读性。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人签字同意后交财务室负责人审批。2.档案管理人员应根据审批后的申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽换、损毁等。3.查阅财务档案应在档案管理人员指定的地点进行，查阅完毕后应及时归还档案，由档案管理人员进行核对和清点。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅财务档案，必须持有单位介绍信或相关证明文件，填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、时间、归还日期等信息，经财务室负责人审核，公司分管领导批准后方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印、传播档案内容，不得擅自将档案带出公司。如因特殊情况需要带出公司，必须经财务室负责人批准，并办理相关登记手续，确保档案按时归还。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案销毁（一）销毁条件1.保管期满的档案，经鉴定确无保存价值的，可以按照规定进行销毁。2.因自然灾害、意外事故等原因导致档案损坏无法修复，且已无利用价值的，可以进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理人员应定期对保管期满的档案进行清理和鉴定，提出销毁意见，填写《财务档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、日期、数量、保管期限等信息，并附上档案鉴定报告。2.《财务档案销毁申请表》经财务室负责人审核，公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的