水利试验室档案管理制度

PAGE水利试验室档案管理制度一、总则（一）目的为加强水利试验室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在水利试验工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本试验室实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于水利试验室在试验检测、技术研发、质量管理、行政管理等各项工作中形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：试验室档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映试验室各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理试验室在工作过程中形成的各类档案，保证档案的齐全、完整。4.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便捷利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索系统，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善试验室档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立档案管理信息系统，对档案进行数字化管理，实现档案信息的快速检索和共享。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案的借阅、查阅、归还等服务工作，按照规定办理相关手续。6.组织开展档案鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案进行清理和处置。7.根据工作需要，提供档案利用服务，为试验室的决策、技术研发、质量控制等工作提供支持。（二）各部门职责1.负责本部门在工作过程中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并定期移交综合管理部门。2.配合综合管理部门做好档案的清查、核对、借阅等工作，确保档案的正常流转和利用。3.对本部门档案的管理情况进行自查，发现问题及时整改，并向综合管理部门报告。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的法律法规和行业标准，具备良好的职业道德和责任心。2.负责档案的日常管理工作，严格按照档案管理制度进行操作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。4.积极开展档案利用工作，为试验室各项工作提供优质服务，及时反馈档案利用效果。5.参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.水利试验检测报告、原始记录、数据处理资料等。2.试验仪器设备的采购合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。3.技术研发项目的立项报告、研究方案、试验数据、成果报告等。4.质量管理体系文件，包括质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录等。5.行政管理文件，如会议纪要、工作计划、工作总结、请示报告、规章制度等。6.与外部机构的合作协议、往来信函、技术交流资料等。7.人员培训记录、考核资料以及各类证书复印件等。8.其他与水利试验室工作相关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般可分为试验检测类、仪器设备类、技术研发类、质量管理类、行政管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的标识和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于查询和检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。四、档案的分类与编号（一）分类方案1.试验检测类：包括各类水利试验检测项目的报告、原始记录、数据处理资料等，按照试验项目的类别进一步细分，如岩土试验、水质分析、材料性能试验等。2.仪器设备类：涵盖试验仪器设备的采购、验收、使用、维修等方面的文件材料，按照仪器设备的名称、型号进行分类。3.技术研发类：主要是技术研发项目的相关文件，按照项目名称、阶段进行分类，如立项阶段、研究阶段、成果阶段等。4.质量管理类：包括质量管理体系文件、质量控制记录、内部审核报告、管理评审报告等，按照文件的性质和用途进行分类。5.行政管理类：涉及行政管理工作的各类文件，如行政公文、会议纪要、人事档案、财务档案等，按照文件的类别进行分类。（二）编号规则1.档案编号采用“全宗号分类号年度流水号”的结构。2.全宗号：暂定为[试验室全宗号]，用于标识本试验室的档案全宗。3.分类号：根据档案分类方案，用大写字母表示各类档案，如“SJ”表示试验检测类，“YS”表示仪器设备类等，再用两位数字表示该类档案下的二级分类，如“SJ01”表示岩土试验。4.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。5.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位数字编制流水号，如“0001”。例如，一份试验检测类岩土试验报告的编号为：[试验室全宗号]SJ0120230001。五、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及水利试验重大成果、长期保存价值的文件材料，如国家重点水利项目试验检测报告、核心技术研发成果报告等。2.长期保管：保存期限为[X]年的档案，一般包括重要试验检测报告、仪器设备的主要技术资料、质量管理体系的关键文件等。3.短期保管：保存期限为[X]年的档案，如一般性试验检测报告、行政管理文件等。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保存。2.库房温度应控制在[适宜温度范围]，相对湿度应控制在[适宜湿度范围]。3.档案应存放在专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找和管理。（三）档案清查1.综合管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题及时进行处理，并做好记录。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对档案管理情况进行总结和分析，提出改进措施和建议。六、档案的利用（一）利用范围1.试验室内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作检查、业务交流等需要查阅档案。3.司法机关、仲裁机构等因办案需要查阅档案。（二）利用手续1.试验室内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、用途、期限等，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理手续。2.外部单位查阅、借阅档案，应出具单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经试验室负责人签字同意后，到综合管理部门办理手续。3.综合管理部门对查阅、借阅申请进行审核，符合规定的予以办理，并登记查阅或借阅档案的相关信息。（三）利用要求1.查阅档案应在综合管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经综合管理部门同意。2.借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期，应办理续借手续。借阅期间应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。3.查阅、借阅档案人员应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密要求进行管理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、现实利用价值、历史研究价值等因素，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁；对仍有保存价值的档案，应继续保存。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出鉴定意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经试验室负责人批准后，由综合管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，并由监销人员签字确认。4.销毁后的档案应在档案目录和相关检索系统中予以注销。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.电子文件形成部门应按照档案管理要求，对电子文件进行及时收集、整理，并确保其格式规范、内容完整。2.电子文件应按照与纸质档案相同的分类方案进行分类和编号，并建立相应的电子目录。3.对电子文件应进行备份存储，备份介质应选择安全可靠的存储设备，并定期进行检查和维护。（二）电子档案的保管1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，设置安全的访问权限，防止电子档案被非法访问、篡改或删除。2.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。对存储介质的老化、损坏等情况及时进行处理。3.电