村社区应急档案管理制度

PAGE村社区应急档案管理制度一、总则（一）目的为加强村社区应急档案管理，规范应急档案的收集、整理、保管、利用等工作，有效发挥应急档案在应对突发事件中的作用，提高村社区应急管理能力，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村社区范围内各类应急管理活动中形成的档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：应急档案应如实反映应急管理活动的真实情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集应急管理过程中产生的各类文件、资料、记录等，保证档案的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、编号等工作，确保档案管理的规范化。4.保密性原则：对应急档案中涉及的敏感信息、机密内容等严格保密，防止信息泄露。5.便利性原则：档案的管理应便于查询、利用，提高应急响应效率。二、应急档案管理职责（一）村社区应急管理工作领导小组职责1.负责审定应急档案管理制度和工作规划。2.协调解决应急档案管理工作中的重大问题。3.监督检查应急档案管理工作的落实情况。（二）应急管理办公室职责1.负责组织实施应急档案管理工作，制定具体的工作计划和措施。2.指导、督促各相关部门和人员做好应急档案的收集、整理等工作。3.对应急档案进行集中统一管理，建立档案台账，定期进行清查核对。4.开展应急档案的数字化建设，提高档案管理的信息化水平。（三）各相关部门职责1.负责本部门在应急管理活动中形成档案的收集、整理，并及时移交应急管理办公室。2.配合应急管理办公室做好应急档案的查阅、利用等工作。3.按照档案管理要求，做好本部门档案的日常保管和安全保密工作。（四）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规定，认真履行档案管理职责。2.负责应急档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等具体工作。3.做好档案的保管、保护工作，确保档案的安全和完整。4.为档案的查阅、利用提供服务，登记查阅情况。5.定期对档案进行盘点和统计，及时发现问题并报告处理。三、应急档案的收集（一）收集范围1.应急预案及相关修订文件。2.应急演练计划、方案、记录及总结。3.突发事件报告、通报、批示等文件。4.应急处置过程中的指挥调度记录、会议纪要、决策文件等。5.人员伤亡、财产损失、物资调用等情况的统计报表和相关证明材料。6.应急救援队伍、物资、设备等资源信息档案。7.与外部单位沟通协调的文件、函件等。8.事后恢复重建计划、措施及相关记录。9.其他与应急管理活动有关的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各部门和人员应在应急管理活动结束后及时将相关档案材料收集齐全，确保档案的完整性。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，载体完好。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性。（三）收集时间1.应急演练档案应在演练结束后[X]个工作日内收集整理完毕。2.突发事件应急处置档案应在事件处置结束后[X]个工作日内完成收集。3.日常应急管理工作中形成的档案应定期（每月/每季度）进行收集。四、应急档案的整理（一）分类标准1.应急预案类：包括总体应急预案、专项应急预案、部门应急预案等。2.应急演练类：按照演练类型（桌面演练、实战演练等）、演练主题进行分类。3.突发事件类：根据事件类型（自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全事件等）进行分类。4.应急资源类：分为应急救援队伍档案、应急物资档案、应急设备档案等。5.其他类：如应急培训记录、与外部单位合作文件等。（二）编号规则1.采用[编号方式]进行编号，确保每个档案编号唯一。2.编号应体现档案类别、年份、顺序号等信息，便于识别和查找。（三）装订要求1.对纸质档案进行装订，去除金属物，保持整齐美观。2.采用[装订方式]，确保档案牢固不易散落。（四）编目要求1.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.目录应清晰准确，便于查阅和检索。五、应急档案的保管（一）保管场所1.设立专门的应急档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案保管设备，如档案架、温湿度计、灭火器等。（二）保管期限1.永久保管：对应急管理工作具有重要凭证和查考利用价值的档案，如应急预案修订稿、重大突发事件处置档案等。2.定期保管：保管期限为[X]年，主要包括一般性的应急演练档案、日常应急管理工作记录等。（三）保管措施1.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管情况，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.按照档案保管期限，定期对到期档案进行鉴定销毁，严格履行审批手续。六、应急档案的利用（一）利用范围1.为村社区应急管理工作决策提供参考依据。2.用于应急演练的案例分析和经验总结。3.为突发事件调查、评估提供资料支持。4.满足上级部门、相关单位及社会公众查阅应急信息的需求。（二）利用方式1.查阅：经批准后，查阅人员可到档案库房查阅纸质档案。2.借阅：因工作需要，可办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日。3.复制：根据利用需求，可为查阅人员提供档案复印件。（三）利用审批1.村社区内部人员查阅、借阅应急档案，需填写《应急档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报应急管理办公室审批。2.外部单位查阅、借阅应急档案，需持单位介绍信，填写《应急档案查阅申请表》，经应急管理工作领导小组批准后，方可查阅或借阅。（四）利用登记1.建立应急档案利用登记制度，对查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录。2.登记内容包括利用时间、利用人姓名、单位、利用目的、档案编号、查阅内容等。七、应急档案的安全保密（一）安全管理1.加强档案库房的安全防范措施，安装监控设备，确保库房安全。2.定期对档案保管设备进行检查维护，确保设备正常运行。3.严格遵守档案借阅归还制度，防止档案丢失或损坏。（二）保密管理1.对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的应急档案，严格按照保密规定进行