乡镇档案规范化管理制度

PAGE乡镇档案规范化管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇档案管理工作，实现档案管理的规范化、科学化、制度化，有效保护和利用档案资源，为乡镇各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇机关各部门、所属事业单位及各村（居）委会的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则乡镇档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映乡镇各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案利用效率，为乡镇工作和社会公众提供便捷服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以乡镇党委书记为组长，乡镇长为副组长，各相关部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹协调乡镇档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。（二）综合档案室设立综合档案室，配备专职档案管理人员，负责乡镇档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施乡镇档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管乡镇各类档案，确保档案的安全和完整。3.对档案进行分类、编目、数字化处理，建立健全档案检索体系，方便档案查询利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁和移交。5.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为乡镇工作提供参考依据。6.指导和监督乡镇各部门、所属事业单位及各村（居）委会的档案管理工作。（三）各部门及村（居）委会档案管理职责1.各部门及村（居）委会应明确一名档案管理人员，负责本部门（单位）档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照档案管理要求，及时将本部门（单位）形成的文件材料进行分类整理，定期移交综合档案室。3.配合综合档案室做好档案的统计、鉴定、销毁等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.乡镇党委、政府及各部门在履行职能活动中形成的具有保存价值的文件材料。2.乡镇所属事业单位在业务工作中形成的各类档案。3.各村（居）委会在工作中形成的重要文件、会议记录、统计报表、合同协议等档案材料。4.其他与乡镇工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门及村（居）委会应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责收集工作，确保文件材料及时、完整地收集归档。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理。将文件材料分为永久、定期（30年、10年）保管，按照党群工作、行政工作、业务工作等类别进行分类，然后按照时间顺序排列编号。2.科技档案按照项目进行分类整理，包括项目前期文件、项目实施过程文件、项目竣工验收文件等，建立项目档案卷册。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类整理，按照年度顺序排列。4.声像档案按照载体形式（照片、录音、录像等）进行分类整理，标注拍摄（录制）时间、地点、内容等信息。5.实物档案按照实物类别（奖牌、证书、纪念品等）进行分类整理，登记实物名称、来源、日期等信息。四、档案的保管（一）保管场所综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等安全防护设施。档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具配备符合标准的档案柜、档案架、档案盒等装具，对档案进行分类存放。档案盒应按照规定格式填写，标明档案类别、年度、保管期限、起止件号等信息。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。具体划分按照国家有关规定执行。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，确保档案数量准确、存放有序。2.每年对档案进行全面检查，检查档案的保管状况，发现问题及时采取措施进行处理。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。五、档案的利用（一）利用范围1.乡镇机关各部门在工作中查阅档案。2.所属事业单位因业务需要查阅相关档案。3.各村（居）委会查阅涉及本村（居）工作的档案。4.其他符合规定的单位或个人因工作需要查阅档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅时间、查阅人姓名、单位、查阅内容、用途等信息。2.查阅重要档案或涉及机密的档案，需经档案管理领导小组负责人批准。3.档案管理人员应按照查阅登记表提供档案，并在现场监督查阅，确保档案安全。（三）档案借阅1.因工作需要借阅档案时，借阅人应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。（四）档案复制1.因工作需要复制档案时，复制人应填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人批准后，方可进行复制。2.档案管理人员应按照规定进行复制，并对复制件进行核对，确保与原件一致。3.复制件应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案管理人员组成。负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据国家有关规定，结合乡镇工作实际，对档案的保存价值进行鉴定。鉴定档案时，应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，判断其是否具有保存价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对确定无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，经档案管理领导小组负责人批准后进行销毁。（四）销毁方式档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁。销毁过程中，应指定专人负责监督，并在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计。2.统计报表应真实、准确、完整，按时报送档案管理领导小组和上级档案管理部门。（二）移交工作1.乡镇撤销、合并时，应按照国家有关规定，将档案移交给有关部门或单位。2.所属事业单位及村（居）委会撤销、合并时，应将档案移交给乡镇综合档案室。3.档案移交时，应编制《档案移交清册》，办理交接手续，双方签字确认。八、档案管理人员职责（一）基本职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，遵守档案管理规章制度。2.负责档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等日常管理工作。3.维护档案的安全和完整，保守档案机密。4.积极开展档案编研工作，为乡镇工作提供服务。5.完成领导交办的其他档案管理工作任务。（二）业务培训档案管理人员应定期参加档案业务培训，不断提高业务水平和综合素质。培训内容包括档案法律法规、档案管理知识、信息技术