上海人事档案数字化制度

PAGE上海人事档案数字化制度一、总则（一）目的为加强上海地区人事档案管理，提高人事档案管理效率和服务水平，实现人事档案的数字化管理，确保人事档案信息的安全、完整和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在上海地区范围内的全体员工人事档案数字化管理工作。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家关于人事档案管理的法律法规以及上海地区相关规定，确保数字化管理过程合法合规。2.安全性原则：采取有效措施保障人事档案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。3.准确性原则：确保数字化档案信息与原始档案一致，准确反映员工真实情况。4.便捷性原则：通过数字化手段提高人事档案查阅、利用的便捷性，提升工作效率。二、档案数字化管理职责分工（一）人力资源部门1.负责人事档案数字化工作的整体规划与组织协调。2.审核档案数字化录入信息的准确性，确保与原始档案一致。3.负责与档案数字化服务提供商签订合同，明确双方权利义务。4.监督档案数字化工作进度，协调解决工作中出现的问题。（二）信息技术部门1.提供档案数字化所需的技术支持，包括硬件设备、软件系统等。2.负责建立和维护人事档案数字化管理系统，确保系统安全稳定运行。3.对档案数字化录入人员进行技术培训，指导其正确操作数字化设备和软件。4.定期对数字化管理系统进行维护和升级，保障系统功能的完善和数据的安全。（三）档案管理人员1.负责原始人事档案的整理、核对，确保档案完整、清晰。2.协助人力资源部门和信息技术部门开展档案数字化工作，提供必要的档案信息。3.按照数字化管理要求，对录入后的档案信息进行审核，确保信息准确无误。4.负责数字化档案的存储、保管，按照规定进行档案借阅、归还登记等工作。三、档案数字化流程（一）档案收集与整理1.人力资源部门定期收集员工人事档案，对档案进行初步整理，检查档案材料是否齐全、完整，确保档案内容清晰、无破损。2.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类，如履历类、培训类、考核类等，为后续数字化录入做好准备。（二）数字化录入1.档案管理人员根据整理好的档案，将档案信息录入数字化管理系统。录入过程中要严格按照系统设定的字段和格式进行，确保信息准确无误。2.对于档案中的重要文件，如身份证、学历证书、劳动合同等，通过扫描设备进行扫描，将扫描件上传至数字化管理系统，并与录入的信息进行关联。3.在录入和扫描过程中，要对档案信息进行加密处理，防止信息泄露。同时，建立数据备份机制，定期对录入的数据进行备份，确保数据安全。（三）信息审核1.录入完成后，档案管理人员对录入的档案信息进行初审，检查信息是否完整、准确，扫描件是否清晰、可辨。2.初审通过后，提交人力资源部门进行复审。人力资源部门审核人员要对照原始档案，对数字化录入信息进行全面核对，确保信息与原始档案一致。3.对于审核中发现的问题，及时反馈给录入人员进行修改，直至审核通过。（四）档案存储1.审核通过后的数字化档案数据存储在公司/组织的专用服务器上，并按照一定的存储策略进行分类存储。存储设备要具备冗余备份功能，确保数据的安全性和可靠性。2.建立数据存储索引，方便快速查询和检索数字化档案信息。同时，对存储的档案数据进行定期检查，确保数据存储的完整性。（五）档案利用与维护1.员工因工作需要查阅人事档案时，按照公司/组织规定的流程进行申请。经批准后，在档案管理人员的监督下，通过数字化管理系统进行查阅。2.对于需要提供档案复印件的情况，由档案管理人员按照规定进行复印，并加盖公司/组织公章。3.定期对数字化档案进行维护，包括数据清理、系统更新等。同时，根据公司/组织发展和档案管理要求，适时对档案数字化管理系统进行功能扩展和优化。四、档案数字化安全管理（一）网络安全1.建立网络安全防护体系，设置防火墙、入侵检测系统等，防止外部非法网络访问。2.对数字化管理系统的网络访问进行权限控制，只有经过授权的人员才能访问系统。同时，定期更改系统登录密码，确保密码的安全性。（二）数据安全1.对数字化档案数据进行加密存储，采用先进的加密算法，确保数据在存储和传输过程中的保密性。2.建立数据备份制度，定期将数字化档案数据备份至外部存储设备，并异地存放。备份数据要进行完整性检查，确保在需要时能够及时恢复。3.严格控制数据访问权限，根据工作需要设置不同的用户角色和权限，防止未经授权的人员访问和修改档案数据。（三）人员安全管理1.对参与档案数字化工作的人员进行背景审查，签订保密协议，明确其在档案数字化管理过程中的保密义务。2.加强对档案数字化工作人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能，防止因操作失误导致信息安全事故。3.定期对档案数字化工作场所进行安全检查，确保场所安全，防止火灾、水灾等安全事故的发生。五、档案数字化质量控制（一）质量标准1.档案数字化录入信息要准确无误，与原始档案内容一致。2.扫描件要清晰、完整，能够准确反映档案材料的内容。3.数字化档案数据的存储要规范、有序，便于查询和检索。（二）质量检查1.建立质量检查机制，定期对档案数字化工作进行质量抽检。抽检比例不低于[X]%。2.质量检查内容包括录入信息准确性、扫描件清晰度、数据存储规范性等。对于检查中发现的问题，及时要求相关人员进行整改。3.对质量检查结果进行记录和分析，针对存在的共性问题，制定改进措施，不断提高档案数字化质量。六、档案数字化相关设备与软件管理（一）设备管理1.配备专门的档案数字化设备，如扫描仪、服务器、存储设备等，并定期进行维护和保养。2.建立设备使用登记制度，记录设备的使用情况、维护记录等。设备出现故障时，及时安排维修人员进行维修，确保设备正常运行。3.根据公司/组织发展和档案数字化工作需要，适时更新和升级数字化设备，提高设备性能和工作效率。（二）软件管理1.选用符合国家相关标准和公司/组织需求的人事档案数字化管理软件，并确保软件的合法性和安全性。2.对数字化管理软件进行定期维护和升级，及时修复软件漏洞，确保软件功能的正常运行。3.建立软件使用培训制度，对档案数字化工作人员进行软件操作培训，使其熟悉软件功能和操作流程，提高工作效率。七、档案数字化工作监督与考核（一）监督机制1.人力资源部门负责对档案数字化工作进行全程监督，定期检查工作进度和质量。2.设立专门的监督岗位或指定专人负责监督档案数字化工作，及时发现和解决工作中存在的问题。3.建立监督反馈机制，对于监督过程中发现的问题，及时反馈给相关部门和人员，并要求其限期整改。（二）考核制度1.制定档案数字化工作考核标准，对参与档案数字化工作的部门和人员进行考核。考核内容包括工作进度、质量、安全管理等方面。2.考核结果与部门和个人的绩效挂钩，对于工作表现优秀的部门和个人给予奖励，对于未达到考核要求的进行相应的处罚。3.定期对档案数字化工作考核情况进行总结分析