加油站档案如何管理制度

PAGE加油站档案如何管理制度一、总则（一）目的为加强加油站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在加油站经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司所属各加油站的档案管理工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指加油站在经营管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：加油站档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映加油站的经营管理活动。3.完整性原则：全面收集与加油站经营管理相关的各类档案资料，确保档案无遗漏。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）加油站站长职责1.负责本加油站档案管理工作的领导和监督，确保档案管理工作符合公司要求和相关法律法规。2.组织制定和完善本加油站档案管理制度，并督促执行。3.审定档案管理工作计划和总结，协调解决档案管理工作中的重大问题。4.对档案管理人员的工作进行指导和考核。（二）档案管理人员职责1.负责本加油站档案的收集、整理、归档、保管和利用等具体工作。2.严格执行档案管理制度，确保档案管理工作规范、有序进行。3.定期对档案进行清查、核对，保证档案的完整和安全。发现问题及时报告并采取措施解决。4.积极开展档案信息开发利用工作，为加油站经营管理提供服务。5.负责向公司档案管理部门报送档案管理工作情况和统计报表。（三）各部门职责1.各部门负责本部门在经营管理活动中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交档案管理人员归档。2.配合档案管理人员做好档案的整理、归档、保管和利用等工作，提供必要的支持和协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.加油站建设项目档案：包括项目立项、可行性研究、设计、施工、竣工验收等各个阶段形成的文件材料。2.油品采购与销售档案：油品采购合同、销售记录、客户信息等。3.设备管理档案：设备购置合同、安装调试记录、维护保养记录、设备台账等。4.安全管理档案：安全管理制度、安全检查记录、事故应急预案及处理记录等。5.财务管理档案：会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。6.人力资源管理档案：员工招聘、培训、考核、薪酬、劳动合同等文件材料。7.行政管理档案：加油站行政文件、会议记录、工作计划与总结等。8.其他与加油站经营管理相关的重要文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据等相关信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。（四）整理方法1.按照档案类别进行分类，如分为文书档案、业务档案等。2.对每一类档案进行细分，如文书档案可分为上级文件、本级文件、下级文件等。3.按照文件的时间顺序或重要程度进行排列，并编写页码。4.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在文件材料形成后的次年上半年将整理好的档案移交档案管理人员归档。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后的一个月内及时归档。（二）归档程序1.档案管理人员对移交的档案进行检查，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。2.对符合要求的档案进行分类、编号、装订，并录入档案管理系统。3.将整理好的档案装入档案盒，填写档案盒封面和脊背的相关信息，上架保管。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要是反映加油站重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长远利用价值的文件材料。3.长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要是加油站经营管理活动中较为重要的文件材料。4.短期保管的档案保管期限为1年至10年，主要是一般性的文件材料。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。3.对纸质档案应采取防虫、防潮、防火、防盗等措施，定期进行检查和维护。4.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行数据维护和更新。5.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规利用原则：档案利用应符合国家法律法规和公司档案管理制度的规定。2.服务经营管理原则：充分发挥档案的作用，为加油站的经营管理决策提供支持和服务。3.严格审批原则：档案利用必须经过严格的审批程序，确保档案信息的安全。（二）利用范围1.加油站内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、政府有关部门因工作需要查阅档案。3.司法机关因办案需要查阅、调取档案。（三）利用程序1.内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅、借阅的目的、内容和期限等，经所在部门负责人审核，加油站站长批准后，方可查阅或借阅。2.上级主管部门、政府有关部门查阅档案，应出具单位介绍信，经加油站站长批准后，由档案管理人员陪同查阅。3.司法机关查阅、调取档案，应出具相关法律文书，经加油站站长批准后，按照法律程序办理。4.档案管理人员应对查阅、借阅档案的情况进行登记，记录查阅、借阅的时间、人员、内容等信息。5.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复制、转借档案。如需复制档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复制手续。6.查阅、借阅人员应在规定的期限内归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时报告并处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理人员应定期对档案进行鉴定，确保档案的保管价值得到准确评估。2.根据实际利用情况鉴定原则：结合档案的利用频率和重要性，判断档案是否仍具有保存价值。3.严格审批原则：档案鉴定和销毁必须经过严格的审批程序，确保鉴定结果的准确性和销毁行为的合法性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由加油站站长担任组长，档案管理人员、各部门负责人为成员。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的保管期限是否合理，是否需要调整。2.档案的内容是否已失去保存价值，是否可以销毁。3.档案的完整性和准确性，是否需要补充或修正。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经加油站站长批准后，由档案管理人员负责组织销毁。3.档案销毁应采用适当的方式，确保档案信息彻底销毁，无法恢复。4.档案销毁过程中，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。5.销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁时间、销毁方式、监销人等内容，保存期限与档案保管期限相同。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的加油站档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行图像处理和数据挂接，确保电子档案与纸质档案的一致性。2.档案管理系统建设：选用适合加油站档案管理的软件系统，实现档案的分类管理、目录录入、检索查询、借阅管理、统计分析等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，并定期进行数据维护和更新，确保档案数据的安全可靠。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.加强对档案信息化管理系统的维护和管理，及时处理系统故障和数据问题。3.严格遵守档案信息化管理系统的安全保密制度，防止档案信息泄露。八、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门定期对加油站档案管理工作进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。2.加油站应定期对本单位档案管理工作进行自查，及时发现和解决存在的问题。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对加油站档案管理工作进行量化考