保安室档案馆管理制度

PAGE保安室档案馆管理制度一、总则（一）目的为加强保安室档案馆的管理，确保档案资料的完整、安全与有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司保安室档案馆的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、销毁等环节。（三）管理原则1.集中统一管理原则：保安室档案馆对公司各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映公司各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的完整无缺。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理人员职责（一）档案管理员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整与安全。3.按照规定的程序和要求，为公司内部人员提供档案查阅、借阅服务。4.对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，并按照规定程序进行销毁。5.负责档案管理设备的维护和管理，确保档案管理工作的正常开展。（二）档案管理负责人职责1.全面负责保安室档案馆的管理工作，制定和完善档案管理制度。2.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。3.审核档案的收集、整理、鉴定、销毁等工作，确保档案管理工作符合规定要求。4.协调档案管理工作与公司其他部门的关系，保障档案管理工作的顺利进行。5.定期向上级领导汇报档案管理工作情况，为公司决策提供档案信息支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各类文件、通知、报告、计划、总结、合同、协议等纸质文件材料。2.公司内部会议记录、纪要、决议等资料。3.公司员工的人事档案、培训档案、考核档案等。4.公司财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。5.公司业务档案，如项目档案、客户档案、业务合同档案等。6.公司设备档案，包括设备购置合同、说明书、维修记录等。7.公司荣誉档案，如奖状、奖杯、荣誉证书等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地移交至保安室档案馆。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储方式进行收集，并确保其真实性和完整性。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为行政管理类、人事管理类、财务管理类、业务管理类、设备管理类、荣誉管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.上架：将整理好的档案上架存放，按照编号顺序排列，便于查找和管理。四、档案的保管（一）保管环境1.保安室档案馆应具备良好的通风、防潮、防火、防虫、防盗等条件，确保档案的安全。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、防火设备、防虫设备、温湿度控制设备等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司的重要文件、决议、合同、协议等，以及具有历史价值和重要纪念意义的档案。3.长期保管的档案保管期限为15年至50年，主要包括公司的一般性文件、业务档案等。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括公司的临时性文件、资料等。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况与档案目录一致。2.清查中发现的问题应及时记录，并采取相应的措施进行处理。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅的档案名称、查阅目的、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到保安室档案馆查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、损坏档案。3.查阅完毕后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅的档案名称、借阅目的、借阅时间等信息，经所在部门负责人和档案管理负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复印、摘录、传播档案内容。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、确保重点的原则，确保档案的鉴定结果准确、合理。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理负责人、相关部门负责人和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，判断其保存价值。2.参考档案的利用情况，对于多年未被利用的档案，应重点审查其保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确定需要销毁的档案，由档案鉴定小组填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息，经公司领导批准后，方可销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告档案管理负责人。七、档案的数字化管理（一）数字化范围1.对具有重要保存价值的纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.数字化档案应包括档案的全文、目录、图像等信息，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。（二）数字化流程1.扫描：采用专业的扫描设备对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求。2.图像处理：对扫描后的图像进行去噪、去污、裁剪、拼接等处理，确保图像清晰、完整。3.数据录入：将档案的目录信息录入电子档案数据库，建立索引，便于快速检索。4.存储：将数字化后的档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，防止数据丢失。（三）数字化管理要求1.建立电子档案管理制度，规范电子档案的收集、整理、存储、利用等环节。