进出口业务档案管理制度

PAGE进出口业务档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司进出口业务档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于业务查询、统计分析以及合规审查，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有进出口业务相关档案的管理，包括但不限于合同、订单、报关单、提单、发票、装箱单、原产地证书、检验检疫证书等各类文件资料。（三）管理原则1.集中统一原则公司进出口业务档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.分类管理原则按照业务类型、文件性质等进行分类，便于档案的整理、检索和利用。3.安全保密原则采取必要的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏，确保档案的安全性和保密性。4.全程管理原则对进出口业务档案从形成、收集、整理、归档到保管、利用、销毁的全过程进行有效管理。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善进出口业务档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各业务部门做好档案的收集、整理和移交工作。3.负责进出口业务档案的集中统一管理，包括档案的分类、编号、装订、存储等。4.建立健全档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行检查、鉴定，确保档案的质量和安全。6.按照规定做好档案的销毁工作。（二）业务部门职责1.负责本部门进出口业务档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的真实、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门。3.在业务办理过程中，严格按照档案管理制度的规定，妥善保管业务档案，不得擅自销毁、涂改或丢失。4.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助和信息。（三）其他部门职责1.涉及进出口业务的财务部门负责相关财务档案的整理和保管，并按照规定与档案管理部门进行衔接。2.信息技术部门负责为进出口业务档案管理提供技术支持，保障档案管理系统的正常运行和数据安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.进出口业务合同、订单：包括与国内外客户签订的各类进出口贸易合同、订单，以及相关的补充协议、变更协议等。2.报关单据：出口报关单、进口报关单、报关委托书、报关随附单证等。3.运输单据：提单、运单、航空运单等，以及与运输相关的文件，如运输保险单、运费发票等。4.商业单据：发票、装箱单、形式发票、商业汇票等。5.原产地证书：各类原产地证书及相关申请文件。6.检验检疫证书：检验检疫机构出具的各类证书，如品质检验证书、卫生证书、动植物检疫证书等。7.其他文件：业务洽谈记录、邮件往来、会议纪要、客户资料、产品资料、海关备案文件等与进出口业务相关的各类文件资料。（二）收集要求1.各业务部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集齐全。2.对于业务过程中形成的电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性。3.收集的档案资料应保持原始性和真实性，不得擅自修改、伪造或变造。（三）整理方法1.分类按照业务环节分类，如合同签订、报关、运输、结算等。按照文件类型分类，如合同类、单据类、证书类等。按照时间顺序分类，便于查找和统计分析。2.编号：为每份档案赋予唯一的编号，编号应体现档案的类别、年份和顺序号等信息，便于识别和管理。3.装订：对纸张类档案进行整齐装订，去除金属物等可能影响档案保存的物品，确保档案的牢固和整齐。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，便于快速检索和查询档案。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.业务部门在完成进出口业务后，应及时对相关档案资料进行整理，并填写档案移交清单。2.档案移交清单应包括档案编号、名称、数量、移交日期等信息，由业务部门负责人和档案移交人签字确认。3.业务部门将整理好的档案及档案移交清单一并移交至档案管理部门。4.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，确认无误后办理签收手续，并按照规定进行归档存储。（二）保管期限1.长期保存档案进出口业务合同：涉及重大项目、长期合作关系或具有重要法律意义的合同，保管期限为合同履行完毕后[X]年。海关备案文件：与海关备案相关的各类文件，保管期限为自备案之日起[X]年。2.中期保存档案报关单、提单、发票等主要业务单据：保管期限为自业务办结之日起[X]年。检验检疫证书：保管期限为自证书出具之日起[X]年。3.短期保存档案业务洽谈记录、邮件往来、会议纪要等临时性文件：保管期限为自文件形成之日起[X]年。（三）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保纸质档案的安全存放。采用密集架存放档案，提高空间利用率。按照档案类别和保管期限进行分区存放，便于查找和管理。定期对纸质档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理，如修复、更换包装等。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对进出口业务电子档案进行集中存储和管理。电子档案管理系统应具备档案上传、下载、检索、备份等功能。对电子档案进行分类存储，按照与纸质档案相对应的编号规则进行命名，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。定期对电子档案进行备份，备份介质应采用多种形式，如磁带、光盘、硬盘等，并分别存储在不同的地点，防止数据丢失。同时，定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。加强电子档案的安全防护，设置用户权限管理，防止未经授权的访问和数据泄露。采用防火墙、杀毒软件等技术手段，保障电子档案管理系统的安全稳定运行。五、档案的利用与查询（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的正确使用，不得损害公司利益和客户权益。利用档案时应填写档案利用申请表，注明利用目的、利用范围、利用期限及利用人等信息。2.档案利用申请表需经业务部门负责人或相关审批人签字同意后，方可到档案管理部门办理利用手续。（二）利用方式1.查阅：档案利用人可在档案管理部门指定的场所查阅档案原件或复印件，档案管理部门应提供必要的协助和指导。2.借阅：对于确需借出档案的情况，档案管理部门应严格按照规定办理借阅手续，明确借阅期限和归还要求。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、丢失或擅自复制档案内容。3.出具证明：档案管理部门可根据公司业务需要，为相关部门或单位出具档案证明材料，证明材料应加盖档案管理部门印章，并注明用途和有效期限。（三）查询流程1.档案利用人通过档案管理系统或档案目录索引查找所需档案信息，并填写档案查询申请表。2.档案查询申请表提交至档案管理部门，档案管理人员根据申请内容进行查询。3.档案管理人员找到相关档案后，按照利用原则和利用方式的规定，为档案利用人办理查阅、借阅或出具证明等手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、财务部门代表等组成，负责对进出口业务档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、业务重要性、法律价值等因素，对档案进行综合评估，确定档案是否仍有保存价值。2.对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，可考虑予以销毁。3.对于涉及法律纠纷、未结清款项或其他重要事项的档案，应适当延长保管期限，直至相关事项处理完毕。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成档案鉴定报告，明确档案的销毁范围和销毁方式等。2.档案管理部门根据档案鉴定报告，编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、名称、数量、销毁日期等信息。3.档案销毁清单经公司主管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁工作应在指定的场所进行，采用粉碎、焚烧等方式进行彻底销毁，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中应有专人负责监督，并在档案销毁清单上签字确认。销毁工作完成后，档案销毁清单应作为档案管理工作的重要记录进行保存。七、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对进出口业务档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的收集整理情况、档案的保管利用情况等。2.档案管理部门应定期对自身工作进行自查，及时发现问题并采取措施进行整改。（二）考核机制1.建立档案管理工作考核机制，将档案管理工作纳入公司绩效考