校园道路交通安全档案管理制度

PAGE校园道路交通安全档案管理制度一、总则（一）目的为加强校园道路交通安全管理，规范交通安全档案管理工作，有效预防和减少校园道路交通事故，保障师生生命财产安全，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校范围内涉及校园道路交通安全的各类档案管理工作，包括但不限于交通安全设施建设与维护档案、交通秩序管理档案、交通事故处理档案、交通安全教育档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关交通安全的法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应真实反映校园道路交通安全工作实际情况，数据准确、资料完整。3.分类管理原则：按照档案的性质、内容和用途进行分类，便于管理和查阅。4.安全保密原则：加强档案安全管理，确保档案信息不泄露，同时做好保密工作，防止敏感信息被不当使用。二、档案管理职责（一）学校交通安全管理领导小组职责1.全面领导校园道路交通安全档案管理工作，制定档案管理工作方针和政策。2.审核档案管理工作年度计划和总结，监督档案管理制度的执行情况。3.协调解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作的顺利开展。（二）安全管理部门职责1.负责制定校园道路交通安全档案管理工作细则和流程，明确档案管理岗位人员职责。2.组织开展档案收集、整理、归档、保管、查阅等日常工作，确保档案管理工作规范有序。3.定期对档案管理工作进行自查自纠，及时发现和整改存在的问题，不断提高档案管理水平。4.负责与上级主管部门及其他相关部门的档案业务沟通与协调，按时报送档案管理工作相关材料。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理业务知识，熟悉档案管理工作流程和规范。2.负责各类交通安全档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等具体工作，确保档案资料齐全、完整、规范。3.严格遵守档案管理制度，做好档案的保管和保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。4.积极为档案查阅人员提供优质服务，按照规定办理档案查阅手续，及时准确提供所需档案资料。5.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量和内容，发现问题及时报告并处理。三、档案分类与归档（一）交通安全设施建设与维护档案1.规划设计文件：包括校园道路交通安全设施建设规划、设计图纸、可行性研究报告等。2.施工文件：施工单位资质证明、施工合同、施工组织设计、工程变更记录、施工日志等。3.验收文件：验收报告、验收记录、质量检验报告、设备材料清单等。4.维护记录：设施维护计划、维护记录、维修更换部件清单、维护费用支出记录等。（二）交通秩序管理档案1.交通管理制度文件：学校制定的交通管理规定、应急预案、安全责任书等。2.交通巡查记录：每日交通巡查记录，包括巡查时间、地点、发现的问题及处理情况等。3.交通违规处理记录：对师生交通违规行为的处理记录，包括违规时间、地点、人员、违规行为描述、处理结果等。4.交通疏导与指挥记录：重大活动或特殊时段交通疏导与指挥工作记录，包括活动名称、时间、地点、疏导措施、指挥人员等。（三）交通事故处理档案1.事故报告：事故发生后的即时报告，包括事故时间、地点、经过、伤亡情况、初步原因分析等。2.现场勘查记录：事故现场勘查照片、示意图、勘查笔录等。3.调查询问笔录：对事故当事人、证人等的调查询问笔录。4.事故责任认定文件：交警部门出具的事故责任认定书。5.处理结果文件：事故处理决定、赔偿协议、保险理赔文件等。（四）交通安全教育档案1.教育计划与方案：年度交通安全教育计划、学期交通安全教育方案、专项教育活动方案等。2.教育活动记录：交通安全讲座、主题班会、宣传活动、演练等活动的记录，包括活动时间、地点、内容、参与人员等。3.教育资料：交通安全宣传资料、教材、课件、视频等。4.师生学习记录：师生参加交通安全教育的签到记录、学习心得、考核成绩等。四、档案收集与整理(一)收集要求1.各部门应指定专人负责本部门交通安全档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整。2.档案资料应按照档案分类目录进行收集，对于同一事项的相关资料应一并收集，避免遗漏。3.收集的档案资料应真实可靠，原始资料应保持原貌，不得擅自涂改、伪造。(二)整理要求1.档案管理人员应及时对收集到的档案资料进行整理，按照档案分类标准进行分类编号。2.对每份档案资料应进行核对，确保资料齐全、完整，对于不完整的资料应及时补充或说明情况。3.档案资料应进行装订或装盒，采用统一规格和样式，便于保管和查阅。4.整理后的档案资料应编制目录，目录应清晰反映档案资料的分类、编号、名称、日期等信息，便于快速查找。五、档案保管(一)保管场所1.设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。(二)保管方式1.档案应按照分类顺序排列上架，标识清晰，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据安全。3.对于重要的纸质档案，可采用缩微、数字化等方式进行存储，以便长期保存和利用。(三)保管期限1.交通安全设施建设与维护档案应长期保存，直至设施报废或拆除。2.交通秩序管理档案、交通事故处理档案、交通安全教育档案应保存[X]年，期满后经鉴定可销毁。3.档案保管期限应根据法律法规及学校实际情况进行确定和调整。六、档案查阅与借阅(一)查阅规定1.校内各部门因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经本部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员应根据申请表内容，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督，确保档案资料安全。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案资料，如需复制档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理人员，档案管理人员应认真核对档案资料的完整性和准确性。(二)借阅规定1.校外单位或个人因特殊原因需要借阅档案的，应持单位介绍信或个人有效证件，填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、时间等信息，经学校交通安全管理领导小组批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员应根据申请表内容，提供相应的档案资料，并与借阅人员签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅人员应按照协议约定的时间和方式归还档案资料，如需延期借阅，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案资料不得转借、转让、泄露档案内容，如因保管不善造成档案资料损坏或丢失的，应承担相应的赔偿责任。七、档案鉴定与销毁(一)鉴定组织成立档案鉴定工作小组，成员包括学校交通安全管理领导小组相关人员、安全管理部门负责人、档案管理人员等。(二)鉴定标准1.根据档案保管期限和实际利用价值，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定工作小组审核同意后，予以销毁。3.对仍有一定保存价值但已不需要继续保存的档案，可进行封存保管。(三)销毁程序1.档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经鉴定工作小组审核签字后，报学校交通安全管理领导小组