学校卫生室档案管理制度

PAGE学校卫生室档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校卫生室档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在学校卫生工作中的作用，依据国家相关法律法规及教育行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校卫生室在开展各项卫生工作过程中形成的各类档案资料管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学校卫生室的工作实际情况。2.完整性原则：涵盖卫生室工作的各个方面，确保档案资料齐全。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据可靠。4.保密性原则：对涉及学生隐私等敏感信息严格保密。5.便利性原则：便于档案的查阅、使用和管理。二、档案管理职责（一）卫生室负责人职责1.全面负责卫生室档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标。2.监督档案管理各项制度的执行情况，确保档案管理工作规范有序。3.审核重要档案资料，对档案管理工作进行指导和协调。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和查阅服务等具体工作。2.按照档案管理标准和流程，对各类档案进行分类、编号、编目等操作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.维护档案管理系统，保证档案信息的可检索性和利用效率。（三）其他人员职责1.各岗位工作人员在工作过程中应及时将形成的文件材料移交档案管理人员，确保档案资料的及时收集。2.协助档案管理人员做好档案的整理、核对工作，提供必要的信息和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围及要求1.医疗业务档案学生健康体检档案：包括体检表、体检报告、异常情况记录等，应涵盖全体学生，每年更新一次。疾病诊疗档案：对学生常见疾病的诊断、治疗过程记录，如病历、处方、检查检验报告等，按病例逐一归档。预防接种档案：记录学生预防接种情况，包括接种时间、疫苗种类、接种机构等信息，与当地预防接种部门数据对接并及时更新。2.卫生管理档案学校卫生工作计划、总结：明确年度卫生工作目标、措施及完成情况。卫生检查记录：包括日常卫生检查、专项卫生检查等记录，详细记录检查时间、地点、内容、结果及整改情况。健康教育档案：如健康教育教案、宣传资料、活动记录等，反映学校健康教育工作开展情况。环境卫生监测报告：学校教室、食堂、宿舍等环境卫生指标监测数据及报告。3.药品与物资管理档案药品采购记录：包括药品名称、规格、数量、采购日期、供应商等信息。药品库存盘点记录：定期对药品库存进行盘点，记录盘点时间、实际库存数量、账存数量及差异情况。物资采购与领用记录：学校卫生室各类物资的采购申请、采购合同、领用登记表等。4.人员培训档案卫生室工作人员参加各类培训的通知、培训教材、学习笔记、考核成绩等资料。邀请专家来校讲座的相关资料，如讲座主题、时间、专家信息、讲座内容记录等。（二）收集时间与方式1.各类档案应随工作进程及时收集，确保档案资料的时效性。2.对于定期形成的档案，如年度工作计划总结、学生健康体检档案等，应在规定时间内统一收集。3.档案收集可通过主动索取、部门移交、工作记录等方式进行。档案管理人员应定期提醒相关人员及时移交档案资料。（三）整理方法1.按照档案类别进行分类，如医疗业务、卫生管理、药品与物资管理、人员培训等。2.对每类档案进行细分，例如医疗业务档案可分为学生健康体检、疾病诊疗、预防接种等子类别。3.采用统一的编号规则对档案进行编号，便于管理和查找。编号应体现档案类别、年份、顺序号等信息。4.编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等内容，置于档案卷首，方便查阅。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.整理好的档案应及时归档，确保档案资料的系统性和完整性。2.归档的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、销毁或抽取。3.对于电子档案，应进行备份存储，并确保存储介质的安全性和可靠性。电子档案应与纸质档案内容一致，同时建立电子档案索引目录，便于检索。（二）保管期限1.永久保管档案学校卫生室重要规章制度、历史沿革资料。涉及学校卫生工作重大决策、重要事件的文件材料。2.定期保管档案学生健康体检档案、疾病诊疗档案等医疗业务档案保管期限为[X]年。卫生管理档案、药品与物资管理档案、人员培训档案等保管期限为[X]年。（三）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜。档案应存放在专用档案柜中，按类别、编号顺序排列，便于查找和管理。定期对档案进行检查，发现霉变、虫蛀等问题及时处理。2.电子档案采用专用服务器或存储设备对电子档案进行存储，设置防火墙、防病毒软件等安全防护措施，防止数据丢失、损坏或被非法访问。定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性和可恢复性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限与流程1.学校内部人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经卫生室负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，查阅过程中不得擅自涂改、标记、抽取、撤换档案资料。3.涉及学生隐私等敏感信息的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，必须经卫生室负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损或擅自复制。3.借阅期满，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，及时查明原因并追究责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则与组织1.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.成立档案鉴定小组，由卫生室负责人、档案管理人员及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定方法与标准1.根据档案保管期限表及学校卫生室工作实际，对到期档案进行逐卷审查。2.审查档案的内容是否仍具有保存价值，如是否涉及学校卫生工作重要历史资料、是否对后续工作有参考意义等。3.对于已失去保存价值的档案，经鉴定小组集体讨论通过后，方可进行销毁。（三）销毁程序1.编制《档案销毁清册》，详细记录拟销毁档案的名称编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经卫生室负责人审核签字后，报学校相关部门备案。3.在指定地点对档案进行销毁，销毁过程应有专人监督，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监督人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁清册存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立学校卫生室档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和在线查阅、借阅等功能。2.提高档案管理工作效率，提升档案信息的利用价值，为学校卫生工作决策提供及时准确的信息支持。（二）系统功能要求1.档案录入与存储：能够方便快捷地录入各类档案信息，支持多种格式文件的上传存储，确保档案数据的完整性和准确性。2.检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，快速定位所需档案信息。3.借阅管理：实现在线借阅申请、审批、续借等功能，记录借阅全过程信息，便于跟踪管理。4.权限管理：根据不同人员的工作职责，设置相应的系统操作权限，确保档案信息的安全性和保密性。5.数据备份与恢复：定期对系统数据进行备份，并具备数据恢复功能，防止数据丢失。（三）信息化管理流程1.档案管理人员负责将纸质档案信息录入档案管理信息系统，并进行核对和审核。2.定期对