档案三合一制度推行方案

PAGE档案三合一制度推行方案一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，提高档案利用效率，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本档案三合一制度推行方案。（二）适用范围本方案适用于公司各部门及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.完整准确原则：保证档案内容的完整、准确，如实反映公司各项活动的真实情况。3.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各项工作提供有效支持。二、档案三合一制度概述（一）制度内容档案三合一制度是指将档案的分类方案、归档范围和保管期限表有机结合，形成一个统一的、完整的档案管理体系。通过明确各类档案的分类标准、归档内容和保管期限，实现档案管理的科学化、规范化和精细化。（二）制度作用1.规范档案管理行为：为档案管理人员提供明确的工作依据，确保档案管理工作有章可循。2.提高档案管理效率：统一的分类方案和归档范围，便于档案的收集、整理和检索，提高工作效率。3.保障档案质量：明确保管期限，有助于合理保存档案，确保档案的完整性和准确性。三、档案分类方案（一）分类原则1.遵循文件形成规律：按照公司各项活动的内在联系和发展过程进行分类。2.结合公司职能分工：根据公司各部门的职责范围，确定档案的分类类别。3.便于管理和利用：分类应简洁明了，易于操作，方便档案的整理、存储和查询。（二）具体分类1.行政管理类：包括公司行政事务管理、人力资源管理、财务管理、审计监察等方面形成的文件材料。2.业务管理类：涵盖公司主营业务活动中产生的各类文件，如市场营销、生产管理、质量管理、技术研发等。3.项目管理类：针对公司各类项目，包括项目策划、实施、验收等全过程形成的文件。4.党群工作类：涉及公司党组织建设、工会工作、共青团工作等方面的文件。5.声像档案类：包括照片、录音、录像等反映公司重要活动和工作场景的声像资料。6.实物档案类：如公司获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物。（三）分类编号为便于档案管理和查询，对每一类档案进行编号。编号采用数字编码方式，按照分类顺序依次排列。例如，行政管理类档案编号为“1”，业务管理类档案编号为“2”，以此类推。每一类档案下再根据具体内容进行细分编号，确保编号的唯一性和系统性。四、归档范围（一）行政管理类1.公司文件：包括公司章程、董事会决议、总经理办公会纪要等重要文件。2.行政事务：如公司各类会议文件、工作计划与总结报告、行政公文、印章管理文件等。3.人力资源：员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同等相关文件。4.财务管理：财务预算、决算报告、会计凭证、审计报告等财务资料。（二）业务管理类1.市场营销：市场调研分析报告、销售合同、客户资料、广告宣传资料等。2.生产管理：生产计划、生产调度记录、设备维护保养记录、质量检验报告等。3.质量管理：质量体系文件、质量控制记录、产品认证文件等。4.技术研发：研发项目立项报告、技术方案、实验数据、专利申请文件等。（三）项目管理类1.项目策划：项目可行性研究报告、项目立项批复、项目策划书等。2.项目实施：项目进度报告、项目变更记录、项目协调会议纪要等。3.项目验收：项目验收申请报告、验收报告、项目成果总结等。（四）党群工作类1.党组织建设：党组织会议记录、党员发展材料、党组织活动记录等。2.工会工作：工会会员档案、工会活动记录、职工代表大会文件等。3.共青团工作：共青团组织建设文件、青年活动记录等。（五）声像档案类1.重要活动：公司开业庆典、周年庆典、重大会议、重要接待等活动的照片、录像。2.工作场景：反映公司日常工作流程、生产现场、办公环境等的照片、录像。（六）实物档案类1.荣誉证书：公司获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等。2.重要礼品：公司在业务往来、对外交流等活动中收到的具有纪念意义的礼品。五、保管期限表（一）保管期限划分1.永久保管：反映公司主要职能活动和历史面貌，对公司具有长远利用价值的数据和资料，如公司章程、董事会决议、重要合同协议等。2.定期保管：分为30年、10年。定期保管的档案根据其重要程度和利用价值确定具体保管期限。（二）具体保管期限规定1.行政管理类公司文件中的公司章程、董事会决议等永久保管；年度工作计划与总结报告保管30年；一般性行政公文保管10年。人力资源类的员工招聘、培训等重要文件保管30年；一般性人事文件保管10年。财务管理类的财务预算、决算报告永久保管；会计凭证保管30年；一般财务报表保管10年。2.业务管理类市场营销类的市场调研分析报告、销售合同等重要文件保管30年；一般性市场宣传资料保管10年。生产管理类的生产计划、设备维护保养记录等保管30年；日常生产调度记录保管10年；质量管理类的质量体系文件永久保管；质量检验报告保管30年。技术研发类的研发项目立项报告、专利申请文件等永久保管；实验数据保管30年。3.项目管理类项目策划阶段的可行性研究报告、立项批复等永久保管；项目实施阶段的进度报告保管30年；项目验收阶段的验收报告保管30年。4.党群工作类党组织建设：党组织会议记录、党员发展材料等永久保管；一般性党组织活动记录保管10年。工会工作：工会会员档案、职工代表大会文件等保管30年。共青团工作：共青团组织建设文件保管30年；青年活动记录保管10年。5.声像档案类重要活动的照片、录像永久保管；工作场景的照片、录像保管10年。6.实物档案类荣誉证书永久保管；重要礼品保管10年。六、档案整理与归档（一）整理要求1.分类清晰：按照档案分类方案对文件材料进行分类整理，确保同一类档案集中存放。2.编号准确：对每一份档案进行编号，编号应与分类方案和归档范围相对应，保证编号的唯一性和系统性。3.装订规范：对纸张较大或破损的文件材料进行折叠或裱糊处理，采用统一的装订方式，确保档案整齐、牢固。4.编目详细：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于档案的检索和查询。（二）归档流程1.收集：各部门指定专人负责收集本部门产生的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.整理：按照档案整理要求，对收集到的文件材料进行分类、编号、装订和编目。3.移交：整理好的档案定期移交至公司档案管理部门，办理移交手续。4.审核：档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的整理质量和归档范围是否符合要求，对不符合要求的档案退回原部门进行整改。5.入库：审核通过的档案按照分类顺序存入档案库房，建立档案存储索引，便于档案的查找和利用。七、档案保管与保护（一）保管环境1.库房建设：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，库房面积应根据公司档案数量和发展需求合理确定。2.温湿度控制：库房温度保持在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。配备温湿度调节设备，定期监测和记录库房温湿度情况。3.清洁卫生：保持库房清洁，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）档案存储1.装具选择：采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具，确保档案存放安全、整齐。2.排列方式：按照档案分类顺序进行排列，同类档案按照保管期限依次排列，便于档案的查找和管理。3.标识管理：在档案装具上标明档案类别、编号、题名等信息，便于快速定位和查找档案。（三）档案保护措施1.防虫防霉：定期在库房内投放防虫药、防霉剂，防止虫害和霉菌对档案的侵害。2.防火防盗：安装防火、防盗报警设备，配备灭火器材，确保档案库房的安全。3.防光防尘：采用遮光窗帘、防尘罩等措施，减少光线和灰尘对档案的影响。4.定期检查：档案管理部门定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、褪色等情况，及时采取相应的保护措施。八、档案利用与服务（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应严格遵守国家法律法规和公司档案管理制度，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务公司原则：以服务公司各项工作为宗旨，积极为公司领导决策、业务开展、员工培训等提供档案支持。3.保密安全原则：在档案利用过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，并对查阅过程进行监督。2.借阅：因特殊原因需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案。3.复制：根据利用需求，可对档案进行复制。复制档案需填写《档案复制申请表》，经审批后，由档案管理部门指定专人进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，注明复制日期和用途。（三）服务保障1.人员培训：加强档案管理人员的业务培训，提高其服务意识和专业技能，为档案利用者提供优质、高效的服务。2.设施建设：不断完善档案查阅、借阅、复制等服务设施，提高服务水平。3.反馈机制：建立档案利用反馈机制，及时了解档案利用者的需求和意见，不断改进档案管理工作。九、监督与考核（一）监督机制1.内部监督：公司档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.外部监督：接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，积极配合做好相关工作。（二）考核办法1.考核指标：制定档案管