办公室档案管理规章制度

PAGE办公室档案管理规章制度一、总则（一）目的为加强公司办公室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本规章制度所指档案是指公司在各项工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由办公室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项工作活动，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）办公室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理规章制度。2.负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查，指导各部门做好档案管理工作。3.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，建立健全公司档案管理体系。4.负责公司档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.负责公司档案库房的建设和管理，确保档案安全保管。6.负责组织开展公司档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和业务水平。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作，确保本部门档案的完整、准确和安全。2.各部门应按照公司档案管理规章制度的要求，及时将本部门形成的档案移交办公室集中管理，并配合办公室做好档案的整理、鉴定、统计和利用等工作。3.各部门应加强对本部门员工的档案意识教育，提高员工对档案工作重要性的认识，确保员工在工作中自觉做好档案的形成和保管工作。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，严格遵守公司档案管理规章制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、排列有序。3.负责档案库房的日常管理，做好档案的安全保管工作，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理，并做好记录。4.负责档案的鉴定、统计和销毁等工作，并按照规定程序办理相关手续。5.负责档案的查阅、借阅和利用服务工作，严格按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时做好档案利用登记和归还工作。6.负责档案信息化建设工作，做好档案数据的录入、存储、备份和维护等工作，确保档案信息安全。7.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案收集（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，包括公司章程及修正案、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明等。2.公司股东会、董事会、监事会等会议形成的文件材料，包括会议通知、议程、决议、记录等。3.公司制定的各项规章制度、办法、规定、标准等文件材料。4.公司与外部单位签订的各类合同、协议、意向书等文件材料。5.公司的工作计划、总结、报告、统计报表等文件材料。6.公司的财务报表、审计报告、税务资料等文件材料。7.公司的人事档案，包括员工入职、离职、调动、晋升、奖惩等材料。8.公司的产品研发、生产、销售等业务活动中形成的文件材料，包括产品设计图纸、工艺文件、生产记录、销售合同、客户资料等。9.公司的基本建设项目文件材料，包括项目立项批复、可行性研究报告、初步设计、施工图设计、工程招投标文件、工程合同、工程竣工验收报告等。10.公司的科研项目文件材料，包括项目申请书、研究报告、成果鉴定证书、专利证书等。11.公司的外事活动文件材料，包括出国考察报告、接待外宾记录、国际合作协议等。12.公司的宣传资料、广告策划、新闻报道等文件材料。13.公司员工在工作中形成的具有保存价值的文件材料，如工作笔记、调研报告、技术资料等。14.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，并定期移交办公室。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案内容真实可靠。3.对重要文件材料应实行双套制或多套制保存，其中一套为纸质档案，另一套或多套为电子档案。4.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要文件材料，应严格按照保密规定进行收集和保管。（三）收集时间1.各部门应在每年年底前将本年度形成的档案移交办公室。2.对于临时性工作或专项工作形成的档案，应在工作结束后及时移交办公室。3.对于重大活动、重要会议等形成的档案，应在活动或会议结束后一周内移交办公室。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、基本建设类、科研项目类、外事工作类、会计档案类、人事档案类等十大类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和检索。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，档案盒应标明档案的类别、编号、题名等信息。（三）整理要求1.档案整理应做到分类科学、编号规范、编目准确、装订整齐、装盒有序。2.档案整理应在档案收集齐全、完整的基础上进行，确保档案整理的质量。3.档案整理应按照规定的程序和方法进行，不得擅自简化或变更整理程序和方法。4.档案整理过程中应注意保护档案的原始面貌，不得对档案进行涂改、伪造、损毁等行为。五、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗门窗等。3.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照分类、编号顺序排列上架保管，便于查找和利用。2.对纸质档案应采用纸质载体和电子载体双套制或多套制保存，电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.对重要档案应实行专柜保管，严格限制查阅和使用范围。4.对档案库房应实行专人管理，管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司发展具有长远利用价值的档案，如公司章程、营业执照、股东会决议、董事会决议、监事会决议等。3.长期保管的档案是指反映公司一般职能活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年，如公司的工作计划、总结、报告、统计报表等。4.短期保管的档案是指反映公司局部职能活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下，如公司的一般性文件、临时性通知等。（四）档案鉴定1.公司应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。2.档案鉴定工作应由办公室牵头，组织有关部门和人员组成鉴定小组进行。3.档案鉴定小组应按照档案鉴定的标准和方法，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见。4.档案鉴定意见应经公司分管领导审核批准后生效。（五）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。2.档案销毁前，应编制档案销毁清册，清册应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。3.档案销毁清册应经公司分管领导审核批准后，由办公室组织专人进行销毁。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。5.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存。六、档案利用（一）利用原则1.方便利用原则：档案利用应遵循方便、快捷、高效的原则，为公司各项工作提供及时、有效的服务。2.保密原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。3.审批原则：档案利用应严格按照规定程序进行审批，未经批准不得查阅、借阅档案。（二）利用方式1.查阅：公司员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到办公室办理查阅手续。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。2.借阅：公司员工因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意，办公室负责人审核批准后，到办公室办理借阅手续。借阅档案时，应按照规定的期限归还，不得转借他人。3.复制：公司员工因工作需要复制档案时，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人签字同意，办公室负责人审核批准后，到办公室办理复制手续。复制档案时，应按照规定的格式和数量进行复制，不得擅自扩大复制范围。（三）利用要求1.档案利用应严格按照规定程序进行审批，未经批准不得查阅、借阅档案。2.档案利用人员应爱护档案，不得擅自涂改、抽取、复制、转借、损毁档案内容。3.档案利用人员应在规定期限内归还档案，如需延期使用，应办理延期手续。4.档案利用人员应按照规定的用途使用档案，不得将档案用于其他目的。七、档案统计（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等情况。3.档案库房的设施设备、温湿度等情况。（二）统计方法1.档案统计应建立健全统计台账，及时记录档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案统计应定期进行，每年年底前应将本年度档案统计情况进行汇总分析，并向上级主管部门报告。3.档案统计应采用科学的统计方法，确保统