辽宁科研档案管理制度规定

PAGE辽宁科研档案管理制度规定一、总则（一）目的为加强辽宁科研档案管理，确保科研档案的完整、准确、系统与安全，充分发挥科研档案在科技创新、经济发展和社会进步中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合辽宁实际情况，制定本规定。（二）适用范围本规定适用于辽宁省行政区域内从事科研活动的各类企事业单位、科研机构、高等院校等组织（以下统称“科研单位”）的科研档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则科研单位应设立专门的档案管理机构或指定专人负责科研档案管理工作，对科研项目从立项到结题全过程形成的各类档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.完整准确原则科研档案应全面反映科研活动的真实过程和成果，做到内容完整、数据准确、图表清晰、手续完备。3.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取有效措施确保科研档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则科研档案管理应便于科研人员查阅和利用，提高档案的使用效率，为科研创新和经济社会发展服务。二、管理体制与职责（一）管理体制科研单位应建立健全科研档案管理体制，明确档案管理部门与科研项目负责人、科研人员等在档案管理工作中的职责分工，形成各司其职、相互配合的工作机制。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关科研档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位科研档案管理制度并组织实施。2.负责科研项目档案工作的统筹规划和组织协调，指导科研项目负责人和科研人员做好项目档案的收集、整理、归档等工作。3.集中统一管理本单位科研档案，建立科研档案数据库，对科研档案进行分类、编号、编目、上架等管理，确保档案的安全存放和有效利用。4.开展科研档案的鉴定、销毁、统计等工作，定期对科研档案管理情况进行检查和评估。5.组织开展科研档案业务培训和宣传工作，提高科研人员的档案意识和业务水平。（三）科研项目负责人职责1.负责组织本项目科研档案的形成、积累和整理工作，确保项目档案的完整、准确、系统。2.按照档案管理要求，及时将项目研究过程中形成的各类文件材料收集齐全，整理分类，向档案管理部门移交归档。3.配合档案管理部门做好项目档案的验收、鉴定等工作，对档案质量负责。（四）科研人员职责1.严格遵守科研档案管理规定，在科研活动中及时做好文件材料的收集、整理和保管工作，确保个人所形成的科研文件材料真实、完整、规范。2.积极配合项目负责人和档案管理部门做好科研档案的归档工作，按时提交应归档的文件材料。三、科研档案的收集与整理（一）收集范围科研档案的收集范围应涵盖科研项目从立项到结题全过程形成的各类文件材料，包括但不限于：1.立项阶段：项目申请书、可行性研究报告、项目论证材料、任务书、合同等。2.研究阶段：实验记录、测试报告、数据处理结果、会议纪要、技术交流材料、中期检查报告等。3.结题阶段：项目总结报告、验收报告、成果鉴定材料、专利申请文件、论文发表、著作出版等相关材料。4.其他相关材料：与项目研究有关的来往信函、调研报告、专家咨询意见等。（二）收集要求1.科研项目负责人和科研人员应按照档案形成规律和收集范围，及时收集项目研究过程中产生的各类文件材料，确保档案的完整性。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全，载体形式符合要求。3.对电子文件应同时收集其元数据、背景信息等相关资料，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）整理要求1.科研档案应按照项目进行分类整理，一个科研项目形成的档案作为一个整体进行编号和编目。2.归档文件材料应按照文件形成的时间顺序或逻辑顺序进行排列，编写页码，填写卷内目录。3.卷内文件应编制备考表，注明卷内文件的整理情况、缺损情况等。4.科研档案应根据保管期限和密级进行划分，分别编制保管期限表和密级标识。四、科研档案的归档与保管（一）归档程序1.科研项目完成后，项目负责人应按照档案管理部门的要求，对项目档案进行系统整理，编制档案移交清单。2.档案管理部门对移交的科研档案进行审核验收，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案退回项目负责人重新整理。3.审核验收合格的科研档案，由档案管理部门办理归档手续，进行编号、编目等管理，并将档案入库保管。（二）保管期限科研档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的科研档案：对科研事业具有重大保存价值的档案，如重大科研项目成果、重要专利、核心技术资料等，应永久保管。2.长期保管的科研档案：保管期限为15年至50年的档案，主要包括一般性科研项目成果、具有一定参考价值的技术资料等。3.短期保管的科研档案：保管期限为15年以下的档案，如一般性的实验记录、测试报告等。（三）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全存放。2.对电子档案应进行备份存储，采用安全可靠的存储介质和存储方式，定期进行数据维护和检查，防止数据丢失。3.建立科研档案保管账目，对档案的收进、移出、保管等情况进行详细记录，做到账物相符。4.定期对科研档案进行清查盘点，发现问题及时采取措施解决，确保档案的完整和安全。五、科研档案的利用与保密（一）利用原则1.科研档案的利用应遵循合法、合理、及时的原则，在确保档案安全保密的前提下，为科研创新、技术交流、成果转化等提供有效服务。2.科研人员因科研工作需要查阅、借阅科研档案的，应按照规定办理相关手续，在指定地点查阅或借阅，并按时归还。（二）利用方式1.查阅：科研人员可根据需要查阅科研档案，档案管理部门应提供必要的查阅条件，协助查阅人员查找所需档案。2.借阅：因特殊情况需要借阅科研档案的，应填写借阅申请表，经项目负责人或档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供科研档案的复制服务。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（三）保密要求1.科研档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的科研档案进行严格保密。2.对查阅、借阅科研档案的人员进行保密教育，明确保密责任，防止档案信息泄露。3.档案管理部门应采取技术措施，对电子档案进行加密存储和传输，防止信息被非法获取或篡改。六、科研档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则科研档案的鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织科研单位应成立档案鉴定小组，由档案管理部门、科研管理部门、项目负责人等相关人员组成，负责对科研档案的鉴定工作。（三）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，是否涵盖科研项目的各个阶段和方面。2.档案的准确性：核实档案内容是否真实、准确，数据是否可靠。3.档案的保存价值：根据科研项目的重要性、影响力以及档案的历史意义等，评估档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的科研档案，应编制销毁清单，报档案管理部门负责人批准。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底，防止档案流失。3.销毁清单应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、监督与检查（一）监督检查主体辽宁省档案行政管理部门负责对全省科研档案管理工作进行监督检查，科研单位的上级主管部门负责对本系统科研单位的档案管理工作进行监督指导，各科研单位应加强对自身科研档案管理工作的内部监督检查。（二）监督检查内容1.科研档案管理制度的建立和执行情况。2.科研档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作的规范性和准确性。3.科研档案管理设施设备的配备和使用情况。4.科研档案管理人员的业务水平和工作责任