浙江省档案馆务会议制度

PAGE浙江省档案馆务会议制度一、总则（一）目的为了加强浙江省档案馆的规范化管理，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展，特制定本馆务会议制度。本制度旨在明确馆务会议的组织架构、会议内容、会议流程以及相关要求，使馆务会议成为馆内决策、沟通、协调和监督的重要平台，促进档案馆各项工作的科学化、民主化和规范化。（二）适用范围本制度适用于浙江省档案馆全体工作人员，包括馆领导班子成员、各部门负责人及其他相关工作人员。（三）会议原则1.合法性原则：馆务会议的召开及决策必须符合国家法律法规和档案行业相关标准要求，确保各项工作在合法合规的框架内进行。2.民主集中制原则：充分发扬民主，广泛听取各方意见，在民主讨论的基础上，实行集中决策，确保决策的科学性和正确性。3.高效务实原则：注重会议实效，精简会议议程，提高会议效率，切实解决工作中的实际问题，推动各项工作落实。4.保密原则：对于涉及国家机密、档案信息安全以及不宜公开的会议内容，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、会议组织架构（一）会议召集人馆务会议由馆长召集并主持。馆长负责确定会议主题、议程，组织会议召开，并对会议决策的执行情况进行监督和检查。（二）参会人员1.馆领导班子成员：包括馆长、副馆长等，参与馆务会议的决策和讨论，对档案馆的整体工作进行领导和指导。2.各部门负责人：各内设机构的负责人参加会议，汇报本部门工作进展、存在问题及工作计划，参与馆内重要事项的讨论和决策。3.其他相关人员：根据会议议题需要，馆长可指定其他相关工作人员列席会议，以便充分听取各方意见，确保决策的全面性和准确性。三、会议内容（一）传达学习1.传达党和国家关于档案工作的方针政策、法律法规以及上级主管部门的重要文件、会议精神，确保档案馆全体工作人员及时了解和掌握政策动态，明确工作方向。2.组织学习档案业务知识、先进管理经验等，提高工作人员的业务水平和综合素质。（二）工作汇报与交流1.各部门工作汇报各部门负责人定期汇报本部门近期工作进展情况，包括档案收集、整理、保管、利用等业务工作，以及行政管理、队伍建设等方面的工作成果。汇报工作中存在的问题和困难，分析原因，并提出下一步工作计划和措施。2.交流与讨论参会人员围绕各部门工作汇报内容进行交流讨论，分享工作经验和做法。对于工作中存在的共性问题，共同探讨解决方案，形成共识。鼓励工作人员提出创新性的工作思路和建议，促进档案馆工作的不断改进和发展。（三）决策与部署1.重要事项决策对档案馆发展规划、年度工作计划、重大项目安排、重要制度制定等涉及全局的重要事项进行研究决策。在决策过程中，充分听取各方意见，进行深入分析和论证，确保决策的科学性和合理性。2.工作任务部署根据会议决策，明确各项工作任务的责任部门、责任人以及完成时间节点，将工作任务分解落实到具体部门和个人，确保各项工作有序推进。（四）监督与检查1.听取关于各项工作任务执行情况的汇报，检查工作进度和质量，及时发现问题并督促整改。2.对馆内各项规章制度的执行情况进行监督检查，确保全体工作人员严格遵守规章制度，维护馆内正常工作秩序。四、会议流程（一）会前准备1.确定会议主题和议程馆长根据档案馆工作实际情况，提前确定会议主题和议程。会议主题应明确、具体，具有针对性和指导性。议程安排应合理有序，突出重点，确保会议能够高效地讨论和解决问题。2.收集会议资料各部门负责人根据会议主题和议程要求，提前准备本部门相关工作汇报材料，包括工作进展情况、数据统计、存在问题及下一步工作计划等。办公室负责收集整理与会议相关的其他资料，如上级文件、政策法规等，确保参会人员能够全面了解会议背景和相关信息。3.通知参会人员办公室根据确定的参会人员名单，提前将会议通知发送给参会人员，明确会议时间、地点、主题、议程以及相关要求。对于因特殊原因不能参会的人员，应提前向馆长请假，并安排合适人员代为参会或提交书面意见。（二）会议召开1.签到入场参会人员应提前到达会议地点签到入场，按照指定座位就座。会议开始前，办公室工作人员负责检查参会人员签到情况，并做好记录。2.主持人开场会议由馆长主持，馆长简要介绍会议目的、议程安排以及参会人员，宣布会议开始。3.传达学习按照会议议程，首先进行传达学习环节。由相关人员宣读党和国家关于档案工作的方针政策、法律法规以及上级主管部门的重要文件、会议精神等内容，或组织学习档案业务知识、先进管理经验等。参会人员认真听取学习内容，做好记录。4.工作汇报与交流各部门负责人按照顺序依次进行工作汇报，汇报应简洁明了、重点突出，使用数据和实例支撑工作成果和存在问题。汇报结束后，参会人员围绕汇报内容进行交流讨论，充分发表意见和建议。讨论过程中，应注重理性思考，客观分析问题，提出切实可行的解决方案。5.决策与部署在充分讨论的基础上，馆长对重要事项进行决策。决策过程中，应充分尊重多数人的意见，同时综合考虑各方面因素，确保决策的科学性和合理性。决策形成后，明确各项工作任务的责任部门、责任人以及完成时间节点，并进行工作任务部署。相关部门和责任人应认真记录工作任务要求，确保准确理解和执行。6.会议总结会议结束前，馆长对会议进行总结，强调会议决策的重要性和工作任务的紧迫性，要求全体工作人员认真贯彻落实会议精神，积极推进各项工作。（三）会后落实1.会议纪要整理办公室负责会议纪要整理工作，会议纪要应准确记录会议讨论内容、决策结果以及工作任务部署情况。会议纪要经馆长审核后，及时印发给参会人员，并发送至相关部门。2.工作任务执行各部门和责任人按照会议确定的工作任务和要求，认真组织实施，确保工作任务按时完成。在工作执行过程中，如遇到问题或困难，应及时向馆长或相关领导汇报，寻求协调解决。3.监督检查办公室负责对工作任务执行情况进行跟踪检查，定期向馆长汇报工作进展情况。对于工作执行不力的部门和个人，按照馆内相关规定进行督促整改或问责处理。五、会议频率（一）定期会议1.馆务会：原则上每月召开一次，如有特殊情况可适当调整会议时间。馆务会主要对档案馆近期工作进行总结回顾，研究部署下一阶段工作任务，讨论决定重要事项。2.部门工作例会：各部门每周召开一次部门工作例会，由部门负责人主持，部门全体工作人员参加。部门工作例会主要传达馆务会精神，总结本部门上周工作情况，安排本周工作任务，加强部门内部沟通与协调。（二）临时会议根据工作需要，馆长可随时召集临时馆务会议，研究解决突发问题或紧急事项。临时会议应及时通知参会人员，明确会议主题和议程，确保会议高效召开。六、会议纪律（一）参会要求1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或缺席。如有特殊情况需要请假，应提前向馆长请假，并安排合适人员代为参会或提交书面意见。2.参会人员应提前做好准备，熟悉会议主题和议程，认真思考相关问题，积极参与会议讨论和决策。3.参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间随意走动、交头接耳、接听电话或从事与会议无关的事情。（二）发言规范1.参会人员发言应围绕会议主题，观点明确，论据充分，语言简洁明了。避免冗长、空洞的发言，确保会议高效进行。2.在会议讨论过程中，应尊重他人意见，不得进行人身攻击或恶意诋毁。如有不同意见，应通过理性沟通和协商解决，共同寻求最佳解决方案。3.涉及保密内容的发言，应严格遵守保密规定，不得泄露相关信息。（三）会议记录与资料管理1.办公室应安排专人负责会议记录，会议记录应准确、完整地记录会议讨论内容、决策结果以及工作任务部署情况。会议记录应妥善保管，以备查阅。2