技术部档案资料管理制度

PAGE技术部档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强技术部档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料在技术研发、生产运营、质量管理等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司技术部所有档案资料的管理，包括但不限于技术研发文档、产品设计图纸、工艺文件、测试报告、技术合同等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：技术部档案资料由专人负责集中管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.分类管理原则：根据档案资料的性质、来源、时间等因素进行分类管理，便于查找和使用。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保档案资料的安全和保密。4.方便利用原则：建立健全档案资料的检索和利用机制，提高档案资料的利用效率，为公司技术创新和生产经营提供有力支持。二、档案资料的分类与编号（一）分类1.技术研发文档类：包括项目立项报告、可行性研究报告、技术方案、实验记录、研究总结等。2.产品设计图纸类：涵盖产品设计草图、装配图、零件图、电路图、布线图等。3.工艺文件类：如工艺流程图、作业指导书、工艺卡片、检验规程等。4.测试报告类：包含产品性能测试报告、可靠性测试报告、环境适应性测试报告等。5.技术合同类：涉及技术开发合同、技术转让合同、技术服务合同等。6.其他类：如技术标准、技术规范、技术培训资料、技术交流资料等。（二）编号1.编号规则：采用“年份+类别代码+流水号”的方式进行编号。例如，2023年技术研发文档类的第10份文件编号为“2023JY010”。2.类别代码：技术研发文档类（JY）、产品设计图纸类（TZ）、工艺文件类（GY）、测试报告类（CS）、技术合同类（HT）、其他类（QT）。三、档案资料的收集与整理（一）收集1.明确责任：技术部各项目组、科室负责人为本部门档案资料收集的第一责任人，负责组织本部门人员及时收集各类档案资料。2.收集范围：凡与技术部工作相关的文件、资料、图表、数据等均应收集归档。包括但不限于内部产生的文件、对外接收的文件、会议纪要、工作记录、实验数据、图纸变更记录等。3.收集时间：项目完成后[X]个工作日内，项目负责人应将项目相关档案资料整理齐全并提交给档案管理人员；日常工作中产生的档案资料应及时收集，每月底由各部门统一提交给档案管理人员。（二）整理1.分类整理：档案管理人员收到档案资料后，按照本制度规定的分类方法进行分类整理，确保同一类别的档案资料集中存放。2.编号标注：对每份档案资料进行编号标注，并在档案资料首页右上角加盖编号章。3.编制目录：根据分类整理后的档案资料，编制详细的档案目录。目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于查找和管理。4.装订成册：对于纸张较多的档案资料，应进行装订成册。装订时应注意整齐、牢固，不得漏页、掉页。四、档案资料的归档与保管（一）归档1.归档要求：整理好的档案资料应及时归档，归档时应填写《档案资料归档登记表》，详细记录档案资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。2.归档流程：档案管理人员根据档案资料的分类和编号，将其存入相应的档案柜或档案盒中，并在档案柜或档案盒上标明类别和编号范围。同时，将《档案资料归档登记表》存入档案管理台账。（二）保管1.保管环境：档案资料应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的专用档案库房内。库房应配备必要的消防器材、温湿度控制设备和防虫药品。2.保管期限：根据档案资料的重要性和使用价值，确定其保管期限。保管期限分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）三种。具体保管期限参照国家有关法律法规和公司相关规定执行。3.定期盘点：档案管理人员应定期对档案资料进行盘点，每年至少进行一次全面盘点。盘点时应核对档案资料的数量、编号、名称、保管期限等信息，确保账实相符。如发现问题，应及时查明原因并采取相应的措施进行处理。4.安全保密：严格遵守公司保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案资料进行严格保密。未经公司授权，任何人不得擅自查阅、复制、传播档案资料。五、档案资料的查阅与借阅（一）查阅1.查阅范围：公司内部人员因工作需要查阅档案资料的，可在档案管理人员的陪同下在档案库房内查阅。查阅时应遵守档案库房的管理制度，不得在档案资料上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。2.查阅流程：查阅人员需填写《档案资料查阅申请表》，注明查阅档案资料的编号、名称、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交给档案管理人员。档案管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案资料供查阅人员查阅。查阅结束后，查阅人员应在《档案资料查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.借阅范围：公司内部人员因工作需要借阅档案资料的，需经所在部门负责人和技术部负责人签字同意后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.借阅流程：借阅人员填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅档案资料的编号、名称、借阅期限、归还日期等信息，经所在部门负责人和技术部负责人签字同意后，提交给档案管理人员。档案管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案资料供借阅人员借阅。借阅人员应在《档案资料借阅登记表》上签字确认，并领取档案资料。借阅人员应按时归还档案资料，归还时档案管理人员应认真核对档案资料的完整性和准确性，如发现问题，应及时查明原因并要求借阅人员予以处理。六、档案资料的销毁（一）销毁条件1.档案资料保管期限已满，且已无继续保存价值的。2.因公司业务调整、技术更新等原因，档案资料已不再使用且无参考价值的。3.档案资料因自然灾害、意外事故等原因损坏或丢失，无法修复或找回的。（二）销毁流程1.提出申请：档案管理人员定期对保管期满的档案资料进行清理，提出销毁申请，填写《档案资料销毁申请表》，注明拟销毁档案资料的编号、名称、数量、保管期限等信息。2.审核批准：《档案资料销毁申请表》经技术部负责人审核后，报公司分管领导批准。3.销毁实施：经批准后，档案管理人员会同相关部门人员对拟销毁的档案资料进行现场销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。4.销毁记录存档：销毁记录应存入档案管理台账，作为档案资料销毁的依据。七、档案资料的信息化管理（一）建立档案资料数据库1.利用信息技术手段，建立技术部档案资料数据库，将档案资料的电子文件和相关信息录入数据库，实现档案资料的信息化管理。2.档案资料数据库应具备档案资料的录入、查询、统计、打印等功能，方便档案管理人员和使用人员进行操作。（二）电子文件管理1.对电子文件的形成、收集、整理、归档、保管等环节进行规范管理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。2.电子文件应按照档案资料的分类和编号规则进行命名和存储，便于查找和管理。同时，应定期对电子文件进行备份，并异地存储，防止数据丢失。（三）信息化安全管理1.加强档案资料信息化系统的安全管理，设置用户权限，对不同人员的操作权限进行严格控制，防止未经授权的访问和数据泄露。2.安装防火墙、杀毒软