纪委档案管理三合一制度

PAGE纪委档案管理三合一制度一、总则（一）目的为加强公司纪委档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和管理，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司纪委在履行职责过程中形成的各类档案，包括文件、资料、记录、案件卷宗等。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司纪委档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则。档案内容必须真实反映公司纪委工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则。严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全，防止档案泄露。4.方便利用原则。建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用。二、档案管理职责（一）纪委书记职责1.全面负责公司纪委档案管理工作，确保档案管理工作符合国家法律法规和公司要求。2.审定档案管理工作计划和规章制度，监督档案管理工作的执行情况。3.协调解决档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理人员职责1.负责公司纪委档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等具体工作。2.制定档案管理工作计划，建立健全档案管理制度和工作流程。3.对档案进行分类、编号、编目等处理，确保档案的规范化管理。4.负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管状况，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作。5.为档案查阅人员提供服务，按照规定办理档案查阅手续，做好查阅记录。6.对档案管理工作中发现的问题及时向纪委书记汇报，并提出改进建议。（三）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件、资料的收集、整理，并定期移交公司纪委档案管理人员。2.配合档案管理人员做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。3.遵守公司纪委档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案收集与整理（一）收集范围1.上级纪委及公司党委下发的与纪委工作相关的文件、通知、指示等。2.公司纪委制定的工作计划、总结、报告、规章制度等。3.纪委工作会议记录、纪要、决议等。4.案件调查、审理过程中形成的文件、证据、笔录、报告等。5.信访举报材料、信件、来访记录等。6.党风廉政建设工作相关资料，如廉政教育活动记录、廉政风险防控资料等。7.其他与纪委工作有关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的相关文件、资料收集齐全，定期移交档案管理人员。2.档案管理人员要主动收集各类档案，对于重要文件和紧急事项要及时跟踪收集。3.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自裁剪、涂改、损毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和查阅，符合档案管理的规范化要求。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，可分为综合类、案件类、信访类、党风廉政建设类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，便于查阅和检索。四、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应按照整理好的档案分类和编号顺序，及时将档案归档入库。2.归档的档案应齐全完整，装订整齐，编目准确。3.对电子档案要进行备份，并与纸质档案同步归档。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大决策、重要案件、长期保存的文件资料等。2.定期保管：根据文件资料的重要程度和使用频率，分为30年、10年等不同期限。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等条件。2.档案应存放于档案架或档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份和维护。（四）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合规定要求。2.严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入。3.定期对档案库房进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案查阅与利用（一）查阅范围1.公司内部人员因工作需要查阅纪委档案。2.外部单位因工作需要查阅纪委档案，需按照规定办理相关手续。（二）查阅手续1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、期限等，经所在部门负责人签字同意后，报纪委书记审批。2.外部单位查阅档案，需持单位介绍信，注明查阅目的、内容、期限等，经公司纪委书记批准后，方可查阅。3.查阅档案时，档案管理人员应按照规定提供档案，并做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等。（三）利用规定1.查阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、损毁、转借档案。2.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应对档案进行检查，确保档案完整无损。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和公司档案管理规定，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、准确判断、慎重决定的原则，确保鉴定结果真实可靠。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由纪委书记担任组长，档案管理人员及相关业务人员为成员。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.审查档案的内容、来源、时间、保管期限等，判断其价值。2.参考档案的利用情况，对于长期未被利用且无保存价值的档案进行重点鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》报纪委书记审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式，确保档案信息彻底销毁，如焚烧、粉碎等。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。5.销毁后的《档案销毁清册》应长期保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司纪委档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息化利用。2.提高档案管理工作效率，方便档案的查阅、检索和统计分析。3.确保档案信息的安全存储和传输，防止信息泄露。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、录入，建立电子档案数据库。2.系统功能开发：开发档案管理信息系统，具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能。3.安全管理：建立健全档案信息化安全管理制度，采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，保障档案信息安全。（三）信息化管理流程1.档案数字化流程：档案管理人员按照档案整理要求，对纸质档案进行分类、编号，然后进行扫描，将扫描后的图像进行图像处理、数据录入，建立电子档案数据库。2.档案信息系统使用流程：用户通过档案管理信息系统进行档案查询、借阅等操作，档案管理人员在系统中进行相应的审批和处理，并做好记录。3.数据备份与恢复流程：定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。如遇数据丢失或损坏，应及时进行数据恢复。八、监督与考核（一）监督检查1.公司纪委定期对档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、查阅、利用等环节。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.建立档案管理工作考