市档案服务中心管理制度

PAGE市档案服务中心管理制度一、总则（一）目的为加强市档案服务中心的管理，规范档案服务工作流程，提高档案服务质量和效率，确保档案的安全与完整，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本中心实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本管理制度适用于市档案服务中心全体工作人员以及参与档案服务相关活动的外部人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案服务工作合法合规。2.安全保密原则：高度重视档案的安全与保密工作，采取有效措施防止档案信息泄露、丢失和损坏。3.优质高效原则：以提供优质、高效的档案服务为宗旨，不断优化工作流程，提高工作效率，满足客户需求。4.科学管理原则：运用科学的管理方法和技术手段，对档案服务工作进行规范化、系统化管理。二、档案收集与整理（一）收集范围1.接收本市各机关、企事业单位、社会团体等移交的各类档案。2.征集具有保存价值的历史档案、资料及实物。3.接收社会捐赠的与本市相关的档案材料。（二）收集要求1.移交单位应按照国家档案管理规定，编制档案移交清册，详细注明档案的种类、数量、来源等信息。2.档案应保持原有的整理体系，确保其真实性和完整性。3.对于电子档案，应确保其格式规范、存储介质完好，并随纸质档案一并移交。（三）整理流程1.分类：按照档案的形成领域、时间、载体等因素进行分类。2.编号：为每一份档案或档案案卷编制唯一的编号，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，注明档案的题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行规范化装订，确保整齐、牢固。5.上架：将整理好的档案按照分类顺序上架存放，便于查找和利用。三、档案保管（一）保管环境1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）档案存储1.档案应按照不同的保管期限、类别进行分区存放。2.纸质档案应存放在专用的档案架上，排列整齐，便于查找。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（三）档案盘点1.定期对档案进行盘点，确保档案数量与账目相符。2.盘点时应检查档案的保管状况，如发现问题应及时处理。3.建立档案盘点记录，详细记录盘点时间、范围、结果等信息。四、档案利用（一）利用申请1.单位或个人需要利用档案时，应填写档案利用申请表，注明利用目的、范围、期限等信息。2.申请表应经申请单位或个人签字盖章，并提交相关证明材料。（二）利用审批1.档案服务中心对利用申请进行审核，根据档案的保管期限、密级等因素决定是否批准。2.对于涉及重要档案或机密档案的利用申请，应报经中心领导审批。（三）利用方式1.查阅：申请人可在档案服务中心指定的场所查阅档案原件或复印件。2.借阅：对于确需借出档案的情况，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损档案。3.使用档案复印件：根据利用需求，可为申请人提供档案复印件，并加盖档案服务中心印章。（四）利用登记1.对每一次档案利用活动进行详细登记，包括利用时间、申请人、利用目的、利用内容等信息。2.登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合档案的实际价值，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应遵循全面、历史、发展的观点，确保档案的真实性和完整性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由中心领导、业务骨干等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，确定其保管期限和价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景、历史作用、现实需求等因素，综合判断档案的价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清册应报经中心领导审批，并经同级档案行政管理部门备案。3.档案销毁应在指定的场所进行，由专人负责监销。监销人应在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应及时清理，确保档案库房环境整洁。六、档案信息化管理（一）信息化建设规划1.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.规划应与国家档案信息化建设总体要求相适应，结合本中心实际情况，逐步推进档案信息化进程。（二）档案数字化1.对纸质档案进行数字化处理，确保数字化档案与纸质档案内容一致。2.数字化档案应按照国家相关标准进行存储和管理，确保其安全性和可读性。（三）档案信息系统建设1.建立档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等业务流程的信息化管理。2.档案信息系统应具备档案检索、借阅管理、统计分析、安全保密等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（四）信息安全管理1.加强档案信息系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止信息泄露和网络攻击。2.定期对档案信息系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。3.对档案信息系统的操作人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。七、人员管理（一）人员配备1.根据档案服务中心的工作需要，合理配备各类专业人员，包括档案管理人员、信息技术人员、鉴定人员等。2.人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程和相关法律法规。（二）人员培训1.定期组织人员参加业务培训，提高其业务水平和综合素质。2.培训内容包括档案管理知识、信息技术应用、法律法规解读等。3.鼓励人员参加相关的学术交流和职业资格考试，不断提升自身能力。（三）绩效考核1.建立健全绩效考核制度，对工作人员的工作业绩、工作态度、业务能力等进行全面考核。2.绩效考核结果与薪酬待遇、晋升奖励等挂钩，激励工作人员积极工作，提高工作质量和效率。（四）职业道德规范1.工作人员应遵守职业道德规范，诚实守信，保守秘密，廉洁奉公。2.严格遵守档案管理工作纪律，不得擅自涂改、销毁、出借档案。3.热情服务，耐心解