社会组织档案管理制度表

PAGE社会组织档案管理制度表一、总则（一）目的为加强社会组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在社会组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社会组织内部各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则社会组织的档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则档案应如实反映社会组织的各项工作活动，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集、整理社会组织在工作中形成的各类档案，确保档案的完整性，不遗漏重要信息。4.保密性原则对涉及社会组织机密、敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率，为社会组织的决策和各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门社会组织应设立专门的档案管理部门，负责组织、协调和指导本社会组织的档案管理工作。档案管理部门应配备与工作任务相适应的档案管理人员，并保持相对稳定。（二）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本社会组织的档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、保管、统计和鉴定本社会组织的各类档案，确保档案的完整、准确和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.按照规定向有关部门移交档案，做好档案的借阅、归还、保密等工作，对违反档案管理制度的行为进行制止和纠正。5.参与社会组织的各项工作活动，了解档案形成的过程，及时指导和督促各部门做好文件材料的收集、整理和归档工作。6.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为社会组织的决策和工作提供参考依据。7.负责档案管理设施设备的维护和管理，确保档案管理工作的正常开展。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.社会组织在筹备、成立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，包括申请书、章程草案、会议纪要、审批文件等。2.社会组织开展业务活动形成的文件材料，如工作计划、总结、报告、项目方案、合同协议、活动记录、财务报表等。3.社会组织内部管理形成的文件材料，如组织架构、人员任免、规章制度、会议记录、考勤记录、财务凭证等。4.社会组织的资产、设备、物资等方面的文件材料，如固定资产清单、设备购置合同、物资采购发票等。5.社会组织与上级主管部门、其他社会组织、合作伙伴等之间的往来文件材料，如请示、报告、函件、合作协议等。6.社会组织获得的荣誉、奖励、资质证书等相关文件材料。7.其他与社会组织工作活动有关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全，载体应符合档案保管要求。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。4.对于重要的文件材料，应及时进行备份，防止数据丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照社会组织的职能、业务范围和档案类别进行分类整理，使档案分类科学、合理、清晰。3.整理后的档案应符合规范化、标准化要求，便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类根据档案的来源、时间、内容、形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、业务活动类、财务管理类、人事管理类、资产设备管理类等类别。每个类别下再根据具体情况进行二级、三级分类。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式，便于档案的管理和查找。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号（档号）、题名、日期、责任者、保管期限、密级等内容。同时，应根据档案的实际情况编制全宗卷，记录社会组织档案管理的历史沿革、机构设置、人员变动、规章制度等情况。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装等方式，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.应选用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等。2.档案装具应坚固耐用，便于存放和管理档案。档案盒应采用无酸纸制作，尺寸应符合标准要求，盒面应标注档案编号、题名、日期、保管期限等信息。（三）档案存放1.按照档案的类别、保管期限、年度等进行分类存放，排列应有序，便于查找和利用。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应选用可靠的大容量存储设备，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储、定期检查等。（四）档案保管期限1.根据档案的重要程度、形成规律和利用价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括社会组织的章程、重要会议记录、财务审计报告、资产产权证明、荣誉证书等具有长远历史价值和重要凭证作用的文件材料。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括社会组织的业务活动文件、重要合同协议、人员任免文件等在一定时期内具有查考利用价值的文件材料。4.短期保管的档案保管期限为15年以下，主要包括社会组织的一般性文件材料、临时性活动记录等在较短时间内具有参考价值的文件材料。（五）档案鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的实际情况，按照档案保管期限的划分标准，确定档案的存毁。对失去保存价值的档案，应编制销毁清册，经社会组织负责人批准后进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认。五、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和社会组织的保密规定，确保档案利用过程中的信息安全。2.档案利用应遵循方便、快捷、高效的原则，为社会组织的各项工作提供及时、准确的服务。3.档案利用应按照规定的程序和手续进行，确保档案的合理利用和妥善保管。（二）利用范围1.社会组织内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.社会组织的上级主管部门、政府有关部门因工作需要查阅相关档案。3.社会组织的合作伙伴、审计机构、律师事务所等因合作项目、审计、法律事务等需要查阅相关档案。4.其他经社会组织负责人批准的单位或个人因特殊需要查阅相关档案。（三）利用手续1.社会组织内部工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、编号、用途、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门审批。2.档案管理部门对申请表进行审核，根据档案的密级、保管期限等情况，确定是否同意查阅或借阅，并在申请表上签署意见。3.查阅或借阅档案时，查阅或借阅人员应在档案管理部门的指定地点进行查阅或借阅，不得擅自将档案带出档案库房。查阅人员如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、涂改、污损、丢失档案。5.查阅或借阅档案完毕后，查阅或借阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》或《档案借阅登记表》上签字确认。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅或借阅人员姓名、部门、日期、档案名称、编号、用途、查阅期限、归还日期等信息。登记记录应妥善保管，以备查询。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立社会组织档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。2.通过信息化手段，实现档案信息的快速检索、远程查阅、在线利用等功能，为社会组织的工作提供更加便捷的服务。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息在传输、存储和利用过程中的安全可靠。（二）信息化管理内容1.档案数字化对社会组织的纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案。扫描应保证图像清晰、完整，符合档案管理的要求。同时，对电子档案应进行元数据采集和整理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。2.档案管理信息系统建设选用适合社会组织档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计、鉴定等功能。档案管理信息系统应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保档案信息的安全。3.电子档案存储与管理电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。存储设备应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。同时，应建立电子档案的存储管理制度，对电子档案的存储环境、存储设备进行定期检查和维护。（三）信息化安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，明确档案管理部门、信息系统管理部门、使用人员等在信息化安全方面的职责。2.加强档案信息系统的安全防护，采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，防止网络攻击、数据泄露等安全事件的发生。3.对档案管理信息系统的用户进行权限管理，根据用户的工作需要和职责范围，分配不同的系统操作权限，确保档案信息的安全。4.定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和解决安全隐患。同时，加强对档案管理人员的信息化安全培训，提高安全意识和防范能力。七、监督与检查（一）监督检查机构社会组织应成立档案管理监督检查小组（以下简称“检查小组”），负责对本社会组织的档案管理工作进行定期或不定期的监督检查。检查小组应由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用、信息化管理等环节的工作是否符合制度要求。2.档案管理工作的质量，如档案的完整性、准确性、系统性，档案编目、编号的规范性等。3.档案管理设施设备的运行情况，如档案库房的温湿度控制、消防器材的配备与使用、档案装具的完好程度等。4.档案管理人员的工作情况，如岗位职责的履行情况、业务能力和工作态度等。（三）监督检查方式1.定期检查检查小组每年至少对档案管理工作进行一次全面的定期检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案管理工作的质量、档案管理设施设备的运行情况等。定期检查应形成检查报告，对发现的问题提出整改意见和建议。2.不定期抽查检查小组可根据工作需要，不定期对档案管理工作的某个环节或某些部门进