公路工程档案室管理制度

PAGE公路工程档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司公路工程档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公路工程建设、维护及管理中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有公路工程建设项目档案的管理，包括项目前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等各类与公路工程相关的档案资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案室，对公路工程档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案资料应如实反映公路工程建设的全过程，保证档案内容的真实性。3.完整性原则全面收集、整理公路工程建设各阶段形成的文件资料，确保档案的完整性。4.及时性原则及时对公路工程建设过程中产生的文件资料进行整理、归档，保证档案的时效性。5.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密的档案资料进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全公司公路工程档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管公司公路工程建设项目的各类档案资料，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对档案资料进行分类、编号、编目、上架，建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，对保管期限已满且无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。5.负责向公司内部各部门及外部相关单位提供档案资料的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理工作。6.开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和业务水平。（二）项目负责人职责1.负责本项目档案工作的组织、协调和指导，确保项目档案资料的及时收集、整理和归档。2.对项目档案资料的完整性、准确性和系统性负责，督促项目各部门和人员做好文件资料的形成、积累和整理工作。3.审核项目档案的分类、编号、编目等工作，确保档案整理符合规范要求。4.在项目竣工验收前，组织对项目档案进行自查，对发现的问题及时整改，确保项目档案顺利通过验收。（三）文件资料形成部门职责1.负责本部门在公路工程建设过程中形成的文件资料的收集、整理和归档工作，并按照规定时间将整理好的档案资料移交档案室。2.确保本部门形成的文件资料真实、准确、完整，符合档案管理要求。3.配合档案室做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、设计文件（初步设计、施工图设计等）、项目批复文件等。2.施工过程文件包括施工组织设计、施工技术交底、工程变更通知、施工日志、原材料及构配件质量证明文件、试验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量检验评定记录等。3.竣工验收文件包括竣工验收报告、工程质量鉴定报告、竣工决算报告、工程总结等。4.其他与公路工程建设相关的文件资料，如监理文件、合同文件、往来信函等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.对收集到的文件资料，应进行认真核对，确保其真实性、准确性和完整性。3.收集的文件资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。（三）整理原则1.遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、编目准确。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类按照公路工程建设项目的阶段、专业等进行分类，一般可分为前期文件、施工文件、监理文件、竣工文件等大类，每大类再根据具体情况细分若干小类。2.组卷将具有内在联系的文件资料组成案卷，案卷厚度一般不宜超过40mm，特殊情况除外。3.排列案卷内文件资料应按照重要程度、时间顺序等进行排列，正本在前，副本在后；批复在前，请示在后；印件在前，定稿在后等。4.编号对整理好的案卷进行编号，编号应具有唯一性，便于管理和查询。编号可采用年度项目案卷号的形式，如2023[项目名称]001。5.编目编制案卷目录、卷内文件目录等，目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等内容，确保编目准确、清晰。四、档案的保管（一）保管场所档案室应具备适宜的保管条件，保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.纸质档案采用档案盒、档案柜等进行存放，按照分类编号顺序排列上架，便于查找和管理。2.电子档案应进行备份存储，存储介质可选用磁带、光盘、硬盘等，备份数据应异地存放。同时，建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、存储、检索和利用，确保电子档案的安全和有效管理。（三）保管期限公路工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保存的档案包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、设计文件、竣工验收报告、工程质量鉴定报告、竣工决算报告等重要文件资料。2.长期保存的档案保管期限为20年，包括施工组织设计、施工技术交底、工程变更通知、施工日志、原材料及构配件质量证明文件、试验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量检验评定记录等施工过程文件。3.短期保存的档案保管期限为5年，包括一般性的往来信函、会议纪要等文件资料。（四）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况清晰准确。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并做好记录。3.对清查结果应进行总结分析，针对存在问题提出改进措施，不断完善档案保管工作。五、档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅公路工程档案资料。外部单位因审计、监督、查询等合法事由，经公司领导批准后，可查阅相关档案资料。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、编号、查阅或借阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，交档案室办理查阅或借阅手续。2.外部单位查阅、借阅档案，应提交单位介绍信、查阅或借阅申请函等材料，经公司领导批准后，由档案室办理查阅或借阅手续。查阅或借阅申请函应注明查阅或借阅的档案名称、编号、查阅或借阅目的、查阅或借阅期限等内容。3.档案室对查阅、借阅申请进行审核，符合要求的，予以办理手续，并提供相应的档案资料。查阅、借阅人员应在规定的期限内归还档案资料，如需延期，应提前办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换文件等。2.查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案资料，应经档案室同意，并按照规定进行登记。3.借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期，应提前向档案室说明原因，办理续借手续。归还档案时，档案室应对档案的完整性和准确性进行检查，如发现问题，应及时查明原因并处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、项目负责人、专业技术人员等组成，负责对公路工程档案进行鉴定工作。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，按照国家有关档案鉴定的标准和规定，对档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对保管期限已满的档案进行清理，逐卷逐件地审查档案内容，确定其是否仍有保存价值。2.对经过鉴定确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等内容，经档案鉴定小组组长签字同意后，报公司领导审批。3.公司领导批准后，由档案室组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在销毁清册上签字，注明销毁日期、地点、方式等内容。（四）销毁记录档案室应对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁档案的名称、编号、数量、销毁日期、销毁地点、销毁方式、监销人员等信息，形成档案销毁清册，永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的公路工程档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理系统建设开发或选用适合公司公路工程档案管理的信息化系统，实现档案的分类、编号、编目、存储、检索、借阅、统计等功能的自动化管理。3.数据安全管理建立健全档案信息化数据安全管理制度，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息化数据的安全可靠。（三