留学生档案审查制度汇编

PAGE留学生档案审查制度汇编一、总则（一）目的为加强对留学生档案的管理与审查，确保留学生档案的真实性、完整性和规范性，保障学校及相关机构的合法权益，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于本校接收的所有留学生档案的审查工作，包括入学申请档案、学习期间档案及毕业相关档案等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵循国家法律法规及教育主管部门的相关规定开展档案审查工作。2.真实性原则：确保档案内容真实反映留学生的实际情况，杜绝虚假信息。3.完整性原则：全面审查档案资料，保证档案涵盖留学生学习生活各方面的必要信息。4.保密性原则：对审查过程中涉及的留学生个人隐私信息予以严格保密。二、档案内容及要求（一）入学申请档案1.个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、国籍、护照号码等，需与护照信息一致。提供清晰的护照照片页、个人信息页复印件。2.学历证明材料高中毕业证书及成绩单（需经所在国公证机构公证，并经中国驻外使领馆认证）。大学在读证明或毕业证书及成绩单（如有），同样需公证及认证。3.语言能力证明雅思、托福等语言考试成绩报告原件。其他语言能力证明材料（如学校语言测试成绩等）。4.个人陈述阐述留学动机、学习计划、职业规划等，内容应真实、清晰、有条理。5.推荐信一般需提供两封推荐信，由熟悉学生情况的老师或相关人士撰写，对学生的学习能力、品德等方面进行评价。（二）学习期间档案1.课程学习记录每学期的课程成绩单，包括课程名称、学分、成绩等，由学校教务处出具并盖章。如有重修、补考情况，需附上相关说明及成绩记录。2.考勤记录详细记录留学生的出勤情况，包括迟到、早退、旷课等信息。3.奖惩记录学校给予的奖励（如奖学金、荣誉称号等）及违纪处分记录。4.社会实践及学术活动记录参与学校组织的社会实践活动、学术讲座、研讨会等的相关证明材料。（三）毕业相关档案1.毕业论文（设计）完整的毕业论文（设计）电子版及纸质版，包括封面、目录、正文、参考文献、致谢等。论文需通过学校的查重及答辩审核。2.毕业成绩单涵盖整个学习期间的最终成绩单，作为毕业资格审核的重要依据。3.学位证书申请材料填写完整的学位证书申请表，附上相关证明材料（如学历证明、成绩证明等）。三、审查流程（一）初审1.材料收集留学生按照学校要求提交各类档案材料，提交时间应在规定的期限内。学校指定专人负责接收材料，并进行初步的整理和登记。2.形式审查审查材料的完整性，检查是否缺少必要的文件。核对材料的格式是否符合要求，如复印件是否清晰、签字盖章是否齐全等。对不符合形式要求的材料，通知留学生在规定时间内补充或更正。（二）详细审查1.信息核实通过多种渠道对留学生提交的学历、语言能力等关键信息进行核实。与留学中介机构（如有）、国外学校等进行沟通，确认相关信息的真实性。2.内容审查对个人陈述、推荐信等材料进行内容审查，判断其合理性和可信度。审查学习期间档案中的课程成绩、考勤、奖惩等记录是否真实准确。（三）终审1.综合评估审查小组根据初审和详细审查的结果，对留学生档案进行综合评估。考虑留学生的整体表现、学术能力、品德等因素，判断是否符合学校的相关要求。2.结果反馈对于审查通过的留学生，发放相关通知，告知其档案审查结果。对于审查不通过的留学生，详细说明原因，并提供申诉渠道和期限。四、审查人员职责（一）材料接收人员1.负责接收留学生提交的各类档案材料，做好登记工作，记录材料的名称、提交时间、提交人等信息。2.对接收的材料进行初步整理，确保材料齐全、有序，便于后续审查工作。（二）初审人员1.按照形式审查的要求，对材料的完整性和格式进行审查。2.及时发现并通知留学生补充或更正不符合形式要求的材料。（三）详细审查人员1.负责对材料中的关键信息进行核实，通过各种渠道确保信息真实可靠。2.认真审查档案内容，对个人陈述、推荐信、学习记录等进行细致分析，判断其真实性和合理性。（四）终审人员1.综合初审和详细审查的结果，对留学生档案进行全面评估，做出最终审查决定。2.撰写终审意见，明确审查结果及理由。（五）监督人员1.对档案审查工作的全过程进行监督，确保审查人员严格按照制度和流程开展工作。2.受理对审查工作的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。五、档案管理与保存（一）档案分类整理1.按照入学申请档案、学习期间档案、毕业相关档案等类别对留学生档案进行分类。2.每类档案再根据具体内容进行细分，如入学申请档案中的学历证明材料、语言能力证明材料等分别存放。（二）档案存储方式1.采用电子和纸质两种存储方式。电子档案应进行备份，存储在安全的服务器或存储设备上，并定期进行数据检查和维护。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和时间顺序排列，便于查找和管理。（三）档案保管期限1.入学申请档案自留学生毕业离校后保存[X]年。2.学习期间档案自学生毕业之日起保存[X]年。3.毕业相关档案长期保存。（四）档案查阅与借阅1.校内相关部门因工作需要查阅留学生档案的，如果是一般性查阅，需填写查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅过程中不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.因特殊情况需要借阅留学生档案的，需经学校主管领导批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人员必须妥善保管档案，按时归还。六、申诉与处理（一）申诉渠道1.留学生如对档案审查结果有异议，可在接到审查结果通知后的[X]个工作日内，向学校指定的申诉受理部门提出书面申诉。2.申诉受理部门应明确告知留学生申诉的处理流程和所需材料。（二）申诉处理程序1.申诉受理部门接到申诉后，应及时进行登记，并将申诉材料转交给原审查小组进行复查。2.原审查小组对申诉内容进行重新审查，必要时可进行补充调查。3.审查小组根据复查结果撰写复查报告，提出维持原审查结果或变更审查结果的意见。4.申诉受理部门将复查报告反馈给留学生，并告知其申诉处理结果。七