书画协会档案管理制度范本

PAGE书画协会档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强书画协会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于书画协会及所属各部门在各项活动、业务往来、行政管理等工作中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则书画协会档案实行集中统一管理，由协会办公室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映书画协会的各项活动和工作情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集书画协会在各个方面形成的档案，保持档案的完整性，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、协会商业秘密和个人隐私的档案，采取必要的保密措施，防止档案信息的泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立书画协会档案管理领导小组，由协会会长担任组长，副会长担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调档案管理工作，审议档案管理工作中的重大事项，监督档案管理制度的执行情况。（二）办公室协会办公室作为档案管理的具体执行部门，负责档案管理的日常工作，其职责如下：1.制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目等基础工作。3.建立档案库房，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全保管。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理。5.开展档案的查阅、借阅服务，为协会各项工作提供档案信息支持。6.负责档案管理工作的统计和上报，定期向档案管理领导小组汇报档案管理情况。7.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（三）各部门各部门负责本部门形成档案的收集、整理和移交工作，并指定专人负责与办公室进行档案交接。在工作中应积极配合办公室做好档案管理工作，确保本部门档案的及时、完整归档。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.协会组织的各类书画展览、比赛、讲座、培训等活动的文件材料，包括活动通知、策划方案、参展作品清单、评委名单、活动总结等。2.协会会员的基本信息、入会申请、会员证、会员活动记录等。3.协会与上级主管部门、其他社会组织、企业等的往来文件，包括请示、报告、函件、合作协议等。4.协会的工作计划、总结、规章制度、会议记录、纪要等行政管理文件。5.协会获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案的照片、证书复印件等相关资料。6.协会编辑出版的书画作品集、刊物、年鉴等资料。7.协会在对外宣传、交流活动中形成的宣传资料、新闻报道、图片、视频等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在工作结束后及时将本部门形成的档案材料收集齐全，整理规范，并移交办公室。2.对于重要活动和紧急事项形成的档案材料，应在活动结束或事项办理完毕后的[X]个工作日内移交办公室。3.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，严禁使用圆珠笔、铅笔等易褪色的书写工具。（三）整理方法1.分类档案按照文书档案、业务档案、实物档案、电子档案等类别进行分类。文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类；业务档案根据不同业务类型进行分类，如书画展览档案、会员档案等；实物档案按照类别进行分类，如荣誉证书、奖杯等；电子档案按照存储介质和文件类型进行分类。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。文书档案编号格式为：年度保管期限流水号；业务档案编号格式根据具体业务类型制定，确保编号能够准确反映档案的类别和顺序。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，便于查询和利用。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映书画协会主要职能活动和历史面貌的，对协会工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括协会成立以来的重要文件、决议、章程、大事记、荣誉档案等。2.长期保管的档案凡是反映书画协会一般工作活动，在较长时间内对协会工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为[X]年。主要包括协会年度工作计划、总结、一般性会议记录、会员档案等。3.短期保管的档案凡是在较短时间内对协会工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为[X]年。主要包括临时性活动文件、一般性通知等。（二）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，确保档案存放环境良好。（三）档案保管要求1.档案应按照分类编号顺序排列上架，便于查找和利用。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。3.定期对档案进行清查核对，做到账物相符。发现档案损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。4.对已到保管期限的档案，应按照规定程序进行鉴定，确定是否仍需保存。对失去保存价值的档案，应填写《档案销毁审批表》，经档案管理领导小组批准后进行销毁。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面的历史观点和辩证的分析方法，从书画协会的历史发展、工作需要和社会利用价值等方面进行综合考虑，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由办公室负责人、档案管理人员和相关业务部门人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，分析档案的内容、来源、形式等因素，确定其保存价值。2.综合分析法结合书画协会的工作职能、历史发展、社会需求等情况，对档案进行综合分析，判断其是否具有保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，并填写《档案销毁审批表》。2.《档案销毁审批表》经档案管理领导小组审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并在销毁现场进行监销。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.《档案销毁清册》应详细记录销毁档案的名称、数量、年度、保管期限等信息，与《档案销毁审批表》一并归档保存。六、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.协会内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到办公室查阅。2.查阅涉及协会机密或重要事项的档案，需经协会分管领导批准。3.外单位人员查阅档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的和内容，经协会办公室审核，报协会分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅要求1.查阅人员应在指定的档案查阅室进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注等。3.如需复印或摘录档案内容，应经办公室同意，并按照规定进行登记。（三）借阅权限1.协会内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到办公室办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅涉及协会机密或重要事项的档案，需经协会分管领导批准，并严格控制借阅范围和期限。（四）借阅要求1.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或泄露档案内容。2.借阅人员应按时归还档案，如发现档案丢失或损坏，应及时报告办公室，并承担相应的赔偿责任。3.借阅人员归还档案时，办公室应认真检查档案的完整性和准确性，如有问题应及时处理。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.办公室应建立档案统计台账，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期对档案统计数据进行分析和总结，向上级主管部门和档案管理领导小组报告档案管理工作情况。（二）移交工作1.书画协会