施工单位档案室管理制度

PAGE施工单位档案室管理制度一、总则（一）目的为加强施工单位档案室管理，有效保护和利用档案资源，提高档案管理水平，保障施工单位各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本施工单位各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：施工单位的档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，依法开展档案管理工作。3.服务利用原则：以服务施工单位各项工作为宗旨，充分发挥档案的利用价值，为施工生产、经营管理、技术创新等提供有力支持。4.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本施工单位档案管理制度。2.负责施工单位各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，对各部门档案管理人员进行业务培训。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.开发利用档案信息资源，为施工单位提供档案查阅、借阅等服务。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、收集、整理和初步归档工作，确保档案的真实、完整、准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，并接受档案室的业务指导和监督。3.按照档案管理制度的要求，及时将本部门的档案移交档案室集中保管。4.积极配合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责档案的收集、整理、编目、上架、保管等日常工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.熟悉档案内容，积极开展档案信息开发利用工作，为施工单位提供优质高效的档案服务。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。5.负责档案管理设施设备的维护和管理，确保档案保管环境的安全、整洁。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.施工单位各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像文件等，均应按照本制度的要求进行收集和整理。2.文件材料的形成应做到真实、准确、完整，内容与载体应保持一致，字迹清晰，签署完备。（二）收集范围1.工程前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.施工技术文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、图纸会审记录、工程变更通知、施工日志、工程测量记录、试验检测报告、隐蔽工程验收记录等。3.工程质量文件：工程质量检验评定资料、质量事故处理记录、质量验收报告等。4.工程安全文件：安全生产许可证、安全技术措施、安全检查记录、安全事故报告及处理记录等。5.工程进度文件：工程进度计划、进度报表、工程月报等。6.工程合同文件：工程承包合同、分包合同、物资采购合同、租赁合同等。7.物资设备文件：物资设备采购计划、采购合同、设备清单、设备安装调试记录、设备运行维护记录等。8.人员管理文件：员工档案、考勤记录、培训记录、绩效考核记录等。9.财务管理文件：财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、报表等。10.其他文件：与工程建设相关的会议纪要、来往信函、通知、简报等。（三）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.对于重要文件材料，应及时进行备份，防止文件丢失或损坏。3.收集的文件材料应进行分类整理，按照一定的顺序排列，便于后续的归档工作。四、档案的整理与归档（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类，一般可分为工程前期文件、施工技术文件、工程质量文件、工程安全文件、工程进度文件、工程合同文件、物资设备文件、人员管理文件、财务管理文件、其他文件等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持文件的整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便于查阅和检索。（三）归档要求1.各部门应在文件材料形成后的规定时间内，将整理好的档案移交档案室归档。2.移交档案时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。3.档案室应对接收的档案进行认真核对，确保档案的质量和完整性。如发现问题，应及时与移交部门沟通解决。五、档案的保管（一）保管条件1.档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防鼠、防盗等保管条件，确保档案的安全。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。档案应分类存放，标识清晰。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映施工单位主要职能活动和历史面貌的，对施工单位有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映施工单位一般工作活动，在较长时间内对施工单位有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映施工单位短期工作活动，在较短时间内对施工单位有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（三）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并报告上级主管部门。六、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关档案利用的法律法规和本施工单位的档案管理制度，确保档案利用的合法性、规范性。2.坚持服务利用的宗旨，积极为施工单位各项工作提供档案支持，提高档案的利用效率。3.确保档案利用过程中的安全保密，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.施工单位内部各部门因工作需要查阅、借阅档案的。2.外单位因工作需要查阅、借阅本施工单位档案的，应按照相关规定办理审批手续。（三）利用程序1.内部利用本施工单位内部各部门人员查阅、借阅档案时，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、目的、时间等信息，并经部门负责人签字批准。申请表提交档案室后，档案室工作人员根据申请内容进行审核，符合条件的予以办理查阅、借阅手续。查阅、借阅人员应在档案室指定的地点进行查阅、借阅，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案，应经档案室工作人员同意，并按照规定进行登记。查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换等。查阅、借阅完毕后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。2.外部利用外单位查阅、借阅本施工单位档案时，应提交查阅、借阅申请函，注明查阅、借阅的档案名称、目的、时间等信息，并加盖单位公章。申请函经本施工单位主管领导签字批准后，提交档案室。档案室工作人员根据申请内容进行审核，符合条件的予以办理查阅、借阅手续。外单位查阅、借阅人员应在档案室工作人员的陪同下进行查阅、借阅，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案，应经档案室工作人员同意，并按照规定进行登记。外单位查阅、借阅人员应遵守本施工单位的档案管理制度，不得将档案用于与查阅、借阅目的无关的其他用途。查阅、借阅完毕后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。（四）利用登记档案室应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅、借阅时间、查阅、借阅人员姓名、部门、档案名称、利用目的、归还时间等信息。登记记录应妥善保存，以便日后查阅和统计分析。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，准确判定档案的价值，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映施工单位的主要职能活动和历史面貌，是否具有查考利用价值。2.档案的形成时间、保管期限是否符合规定。3.档案的完整性、准确性、系统性是否良好。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组编制档案销毁清单，注明档案的名称编号、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清单经施工单位主管领导批准后，由档案室组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁后，应将档案销毁清单永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，实现档案的数字化存储。2.档案数据库建设：建立档案数据库，将电子档案信息录入数据库，实现档案信息的集中管理和共享。3.档案检索系统：开发档案检索系统，提供多种检索方式，方便用户快速查找所需档案信息。4.档案利用系统：建立档案利用系统，实现档案的在线查阅、借阅、下载等功能，提高档案利用效率。5.安全保密管理：加强档案信息化系统的安全保密管理，采取数据备份、加密存储、用户认证等措施，确保档案信息的