档案馆开放审核制度

PAGE档案馆开放审核制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织档案馆档案开放审核工作，确保开放档案符合国家法律法规及相关保密规定，保障公司/组织合法权益，同时满足公司/组织内部及社会对档案信息的合理利用需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆所保存的各类档案资料的开放审核工作，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规、行业标准以及公司/组织内部相关规定开展开放审核工作。2.安全保密原则：确保开放档案不涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私，维护公司/组织信息安全。3.真实准确原则：审核档案内容的真实性、准确性，保证提供利用的档案信息可靠。4.便利利用原则：在确保安全保密的前提下，简化审核流程，提高档案利用效率，为公司/组织内部及社会提供便利。二、开放审核机构及职责（一）开放审核工作领导小组1.组成人员由公司/组织分管档案工作的领导担任组长，档案馆负责人、法务部门负责人、相关业务部门负责人为成员。2.职责全面领导和监督档案馆开放审核工作，制定开放审核工作方针和政策。审批开放审核工作的重大事项，协调解决审核过程中出现的跨部门问题。对开放审核工作结果进行最终审定。（二）档案馆审核小组1.组成人员档案馆工作人员，包括档案整理人员、编目人员、审核人员等。2.职责负责对拟开放档案进行初步整理和编目，确保档案信息完整、准确、清晰。按照审核标准对档案进行逐卷、逐件审核，提出初步审核意见。对审核过程中发现的问题进行记录，并及时与相关部门沟通协调解决。（三）专业审核人员1.组成人员根据档案涉及的专业领域，从法务、业务等部门抽调专业人员组成。2.职责对涉及法律、商业秘密、个人隐私等敏感内容的档案进行专业审核，提供专业意见。协助档案馆审核小组解决审核过程中遇到的专业性问题。三、开放审核范围及条件（一）开放审核范围1.本公司/组织形成已满一定期限，且不属于国家法律法规规定禁止开放范围的档案。2.涉及公司/组织历史沿革、重大决策、重要业务活动等具有一定社会价值和参考意义的档案。3.社会利用需求较高，不涉及敏感信息的档案。（二）开放审核条件1.档案内容真实、完整、准确，无涂改、伪造等情况。2.档案已按规定进行整理、编目，具备清晰的检索标识。3.档案所涉及的事项已完成相关审批程序，不存在遗留问题。4.档案不涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私，或虽涉及但已按规定进行脱密、脱敏处理。四、开放审核流程（一）档案整理与编目1.档案馆工作人员按照档案整理规范，对拟开放档案进行分类、编号、装订等整理工作，并编制档案目录。2.在整理过程中，对档案内容进行初步检查，确保档案资料齐全、完整，发现问题及时与档案形成部门沟通解决。（二）初步审核1.档案馆审核小组根据开放审核条件，对整理好的档案进行逐卷、逐件审核。2.审核内容包括档案的形成时间、来源、保管期限、密级变更情况等，重点检查档案是否涉及敏感信息。3.对于审核中发现的问题，如档案内容不完整、密级标注不准确等，记录在审核记录单上，并反馈给档案形成部门进行补充或更正。（三）专业审核1.对于涉及法律、商业秘密、个人隐私等敏感内容的档案，由专业审核人员进行专业审核。2.专业审核人员根据相关法律法规和专业知识，对档案内容进行深入分析，判断是否符合开放条件。3.专业审核人员出具专业审核意见，明确档案是否可以开放以及开放的范围和限制条件。（四）审核结果审定1.档案馆审核小组将初步审核意见和专业审核意见汇总后，提交给开放审核工作领导小组进行审定。2.开放审核工作领导小组根据审核意见，结合公司/组织实际情况，做出最终审定决定，并签署审定意见。（五）开放标识与发布1.经审定可以开放的档案，在档案目录和档案实体上加盖开放标识。2.按照规定的方式和渠道，将开放档案信息向公司/组织内部及社会发布，提供档案利用服务。五、特殊档案的开放审核（一）涉及国家秘密档案的开放审核1.严格按照国家保密法律法规的规定，对涉及国家秘密的档案进行管理，严禁擅自开放。2.如需对涉及国家秘密的档案进行解密审核，应按照国家保密行政管理部门规定的程序进行申请和审批。3.解密后的档案，按照本制度规定进行开放审核，审核通过后方可开放利用。（二）涉及商业秘密档案的开放审核1.明确商业秘密的范围和界定标准，对涉及商业秘密的档案进行重点审核。2.审核过程中，充分征求公司/组织法务部门和相关业务部门的意见，确保开放档案不会泄露公司/组织商业秘密。3.对于可能涉及商业秘密的档案，如需开放，应与利用者签订保密协议，明确双方的权利和义务。（三）涉及个人隐私档案的开放审核1.尊重和保护个人隐私，对涉及个人隐私的档案进行严格审核。2.审核时，重点关注档案中是否包含个人敏感信息，如身份证号码、联系方式、健康状况等。3.对于涉及个人隐私的档案，如需开放，应事先征得档案所有者的同意，并对利用范围进行严格限制。六、开放审核记录与档案管理（一）审核记录1.建立开放审核记录档案，详细记录每一份档案的审核过程、审核意见、审定结果等信息。2.审核记录应包括档案名称、档号、形成时间、来源、审核人员、审核意见、审定意见等内容，确保记录真实、完整、可追溯。3.审核记录档案应妥善保管，保存期限与档案保管期限一致，以便日后查阅和审计。（二）档案管理1.经开放审核通过的档案，按照档案管理规定进行分类、上架，确保档案存放有序，便于查找和利用。2.加强对开放档案的日常管理，定期对档案进行检查和维护，确保档案实体安全和信息完整。3.对于已开放档案的利用情况进行跟踪记录，及时了解利用需求和反馈意见，不断改进档案利用服务工作。七、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对档案馆开放审核工作进行审计监督，检查审核流程是否合规、审核意见是否准确、审定结果是否合理等。2.档案馆定期对开放审核工作进行自查自纠，总结经验教训，发现问题及时整改。（二）社会监督1.设立举报电话和邮箱，接受社会公众对公司/组织档案馆开放审核工作的监督和举报。2.对于社会公众的举报，及时进行调查核实，如发现违规行为，依法依规严肃处理，并将处理结果向社会公开。八、培训与宣传（一）培训1.定期组织档案馆工作人员、专业审核人员参加开放审核业务培训，提高审核人员的业务水平和专业素养。2.培训内容包括国家法律法规、行业标准、档案业务知识、保密知识等，确保审核人员熟悉开放审核工作要求和流程。（二）宣传1.加强对公司/组织档案馆开放审核制度的宣传，通过内部网站、宣传栏、宣传手册等形式，向公司/组织内部及