档案检查管理制度及流程

PAGE档案检查管理制度及流程一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案检查管理制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所指档案是公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：档案应齐全完整，涵盖公司各项工作的各个环节。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案检查管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善档案检查管理制度及流程。2.组织实施档案定期检查和不定期抽查工作。3.对档案检查中发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。4.负责档案检查结果的汇总、分析和报告。（二）各部门职责1.负责本部门档案的整理、归档和保管工作。2.根据档案检查通知，配合综合管理部门开展档案自查工作。3.对本部门档案检查中发现的问题进行整改，并及时向综合管理部门反馈整改情况。三、档案检查内容（一）档案的完整性1.检查档案是否齐全，是否涵盖公司各项工作的各个环节。2.核对档案的目录与实际档案是否一致，有无缺漏。（二）档案的准确性1.审查档案内容是否真实、准确，数据是否可靠。2.检查档案中的签字、盖章等手续是否完备。（三）档案的规范性1.查看档案的整理是否符合规范要求，分类是否合理。2.检查档案的装订、编目等是否符合标准。（四）档案的安全性1.检查档案的保管环境是否安全，有无防火、防潮、防虫等措施。2.核实档案的借阅、归还等手续是否齐全，有无丢失、损坏现象。四、档案检查流程（一）检查计划制定1.综合管理部门每年年初制定档案检查计划，明确检查的范围、内容、时间安排等。2.检查计划应报公司领导审批后实施。（二）检查通知下达1.根据检查计划，综合管理部门提前[X]个工作日向各部门下达档案检查通知。2.通知应明确检查的具体要求、时间、方式等。（三）自查阶段1.各部门接到检查通知后，应按照要求组织本部门档案管理人员进行自查。2.自查应形成书面报告，内容包括自查情况、发现的问题及整改措施等，并于规定时间内报送综合管理部门。（四）现场检查1.综合管理部门根据各部门自查情况，组织人员对重点部门和关键档案进行现场检查。2.检查人员应认真查阅档案，做好检查记录，对发现的问题及时与被检查部门沟通确认。（五）问题反馈与整改1.检查结束后，综合管理部门应及时向各部门反馈检查结果，指出存在的问题。2.各部门应针对检查中发现的问题制定整改措施，明确整改责任人，限期整改。3.整改期限一般为[X]个工作日，特殊情况可适当延长。（六）整改跟踪1.综合管理部门负责对各部门整改情况进行跟踪检查，确保整改工作落实到位。2.对整改不力的部门，应进行通报批评，并责令继续整改。（七）检查结果汇总与报告1.综合管理部门对档案检查结果进行汇总、分析，形成档案检查报告。2.报告应包括检查基本情况、存在的问题、整改情况及改进建议等，并报公司领导审阅。五、档案检查频率（一）定期检查1.公司每年至少组织一次全面的档案定期检查，并形成检查报告。2.定期检查可结合公司年度绩效考核工作一并进行。（二）不定期抽查1.综合管理部门可根据工作需要，不定期对部分部门的档案进行抽查。2.抽查比例一般不低于[X]%。六、档案检查结果运用（一）纳入绩效考核档案检查结果将作为各部门及员工绩效考核的重要依据之一。对档案管理工作表现优秀的部门和个人，给予适当奖励；对档案管理工作存在严重问题的部门和个人，进行相应的处罚。（二）促进档案管理工作改进通过档案检查，及时发现档案管理工作中存在的问题和不足，针对性地采取措施加以改进，不断提高公司档案管理水平。七、档案借阅与归还管理（一）借阅申请1.因工作需要借阅档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、用途、借阅时间等。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部门审批。（二）借阅审批1.综合管理部门对借阅申请进行审核，根据档案的密级和重要程度决定是否批准借阅。2.对涉及公司机密的档案，借阅申请须经公司分管领导批准。（三）借阅登记1.经批准借阅的档案，由综合管理部门档案管理人员进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。2.借阅人应在借阅登记册上签字确认。（四）档案借阅1.档案管理人员根据借阅登记情况，向借阅人提供档案，并告知借阅注意事项。2.借阅人应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、涂改、污损或丢失。（五）档案归还1.借阅人应在规定的归还时间内将档案归还综合管理部门。2.档案管理人员对归还的档案进行认真核对，检查有无损坏、缺页等情况。如发现问题，应及时向借阅人查明原因，并要求其承担相应责任。3.借阅人归还档案后，档案管理人员在借阅登记册上注明归还时间，并注销借阅记录。八、档案保密管理（一）保密措施1.对涉及公司机密的档案，应采取加密存储、专人保管等保密措施。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。（二）保密培训1.公司定期组织档案管理人员及相关人员参加保密培训，提高保密意识和技能。2.培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、档案保密操作规范等。（三）保密监督1.综合管理部门负责对档案保密工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.对违反保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。九、档案信息化管理（一）档案数字化1.逐步推进档案数字化工作，将重要档案进行扫描、录入，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案同步更新，确保内容一致。（二）信息化系统建设1.建立档案信息化管理系统，实现档案的在线检索、借阅、审批等功能。2.加强信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。（三）数