村里卫生室档案管理制度

PAGE村里卫生室档案管理制度一、总则（一）目的为加强村里卫生室档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高卫生室的管理水平和服务质量，依据国家相关法律法规和医疗卫生行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村卫生室的所有档案管理工作，包括医疗文书、药品管理记录、人员资质档案、财务档案、设备档案等各类与卫生室运营相关的档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则：卫生室的各类档案由专人负责集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映卫生室的实际工作情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.保密性原则：严格保护档案信息的安全，防止档案内容泄露，维护患者隐私和卫生室的合法权益。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，以满足卫生室日常工作及相关部门监督检查的需要。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责卫生室档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的及时、准确和完整。2.制定档案管理制度和工作流程，指导和监督其他人员做好档案的日常管理工作。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并向上级主管部门报告。4.按照规定的期限和程序，做好档案的鉴定、销毁工作，确保档案信息的安全。5.负责档案的信息化管理，建立电子档案数据库，提高档案管理的效率和便捷性。6.积极为卫生室的医疗、教学、科研等工作提供档案信息服务，协助相关人员查阅、利用档案资料。（二）各部门职责1.医疗部门：负责提供医疗文书档案，包括病历、处方、检查检验报告等，并确保其书写规范、内容完整。同时，配合档案管理人员做好医疗档案的整理和归档工作。2.药品管理部门：负责整理和保管药品采购记录、库存盘点记录、药品出入库凭证等药品管理档案，保证药品管理档案的真实、准确。3.人员管理部门：负责收集和管理卫生室工作人员的资质证书、培训记录、考核档案等人员资质档案，确保人员信息的及时更新和档案的规范管理。4.财务部门：负责整理和保管财务收支凭证、账目报表、审计报告等财务档案，严格按照财务管理制度进行档案管理，保证财务档案的安全和完整。5.设备管理部门：负责建立设备档案，记录设备的购置、验收、使用、维护、维修、报废等全过程信息，确保设备档案与设备实际情况相符，并配合档案管理人员做好设备档案的归档工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗文书档案：包括门诊病历、住院病历、急诊病历、处方笺、检查检验申请单及报告、治疗记录、护理记录等。2.药品管理档案：药品采购计划、发票、验收记录、库存清单、药品出入库登记表、药品不良反应报告等。3.人员资质档案：工作人员的学历证书、执业资格证书、职称证书、培训记录、考核档案、劳动合同等。4.财务档案：财务预算报表、收支凭证、账目明细、审计报告、固定资产清单等。5.设备档案：设备购置合同、发票、验收报告、使用说明书、维护保养记录、维修记录、报废申请及审批文件等。6.其他档案：卫生室的工作计划、总结、会议记录、规章制度、应急预案、上级部门下发的文件等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案收集人员应按照档案形成的时间顺序和类别，对收集到的档案资料进行初步整理，剔除重复、无效的资料，并确保资料的真实性和准确性。3.对于重要的档案资料，应及时进行备份，防止因意外事件导致档案丢失或损坏。（三）整理方法1.分类：根据档案的性质和内容，将收集到的档案分为医疗文书档案、药品管理档案、人员资质档案、财务档案、设备档案和其他档案六大类。每大类下再根据具体内容进行细分，如医疗文书档案可分为门诊病历类、住院病历类等。2.编号：为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用数字编码或字母与数字相结合的编码方式。例如，医疗文书档案编号可采用“YLWS年份流水号”的格式，其中“YLWS”表示医疗文书档案类别，“年份”为档案形成年份，“流水号”为该年份内档案的顺序号。3.装订：对于纸张较多的档案资料，应进行装订。装订时应注意保持档案资料的整齐、牢固，不得随意裁剪或损坏档案内容。同时，应在装订处加盖骑缝章，以确保档案的完整性。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应一式两份，一份随档案装订成册，另一份单独成册，作为档案检索工具。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.整理好的档案应及时归档，归档时间不得超过档案形成后的[X]个工作日。2.档案管理人员应按照档案分类和编号顺序，将档案资料依次装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号范围等信息。3.归档后的档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风良好，避免档案受潮、发霉、虫蛀等。（二）保管期限1.医疗文书档案：门诊病历、急诊病历等一般保存期限为[X]年；住院病历保存期限为[X]年。2.药品管理档案：药品采购记录、库存清单等保存期限为[X]年。3.人员资质档案：工作人员资质证书长期保存；培训记录、考核档案等保存期限为[X]年。4.财务档案：财务预算报表、收支凭证等保存期限为[X]年；审计报告、固定资产清单等长期保存。5.设备档案：设备购置合同、验收报告等长期保存；设备维护保养记录、维修记录等保存期限为[X]年，设备报废后档案仍需保存[X]年。6.其他档案：工作计划、总结、会议记录等保存期限为[X]年；规章制度、应急预案等长期保存。（三）保管措施1.建立档案库房管理制度，明确档案库房的安全保卫、环境卫生、温湿度控制等要求。档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全保管。2.定期对档案进行检查和清点，每年至少进行[X]次全面清查。检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时处理，并做好记录。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期更换，并存放在不同的地理位置，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，确保电子档案的安全。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入的，必须经过档案管理人员同意，并进行登记。档案管理人员应妥善保管档案库房钥匙，不得随意转借他人。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.卫生室内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.档案管理人员应根据申请表提供的查阅内容，及时准确地提供档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、归还日期等信息。3.查阅档案时，查阅人员应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中，应爱护档案资料，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案内容。4.涉及患者隐私的档案资料，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露患者信息。（二）借阅规定1.卫生室内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理人员签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理人员说明并办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或用于非工作目的。借阅期间如发现档案资料有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。4.借阅期满后，借阅人员应及时将档案归还档案管理人员。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时与借阅人员沟通解决。（三）外部查阅与借阅1.上级主管部门、卫生监督机构等因工作需要查阅或借阅卫生室档案的，应出具正式的查阅或借阅函，并注明查阅或借阅的内容、目的、期限等信息。2.档案管理人员应在收到查阅或借阅函后，及时向卫生室负责人报告，并按照规定办理查阅或借阅手续。查阅或借阅过程中，档案管理人员应陪同，确保档案资料的安全和完整。3.涉及国家秘密、商业秘密或患者隐私的档案资料，未经卫生室同意，不得对外提供查阅或借阅。如因法律法规规定需要提供的，应按照相关程序进行审批，并采取必要的保密措施。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.根据档案的保管期限、现实利用价值和历史价值等因素，对档案进行综合评估，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由卫生室负责人担任组长，档案管理人员、各部门负责人为成员。鉴定小组负责对拟销毁的档案进行审核和鉴定，确保鉴定工作的公正、客观。（三）鉴定方法1.定期鉴定：每年对到期档案进行一次集中鉴定，由档案管理人员提出档案存毁意见，提交鉴定小组审核。2.不定期鉴定：根据实际工作需要，对涉及重大事件、重要业务或具有特殊意义的档案进行不定期鉴定，及时调整档案的保管期限或处理方式。3.鉴定内容：鉴定档案时，应审查档案的完整性、准确性、真实性，以及档案的现实利用价值和历史价值。对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见；对于仍有保存价值但保管期限需要调整的档案，应重新确定保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组审核同意销毁的档案，档案管理人员应编制《档案销毁清单