卫生管理档案10个制度

PAGE卫生管理档案10个制度一、总则1.目的为加强本公司/组织卫生管理档案工作，确保卫生管理信息的完整性、准确性和可追溯性，有效支持卫生管理决策，保障公司/组织的卫生环境符合相关法律法规及行业标准要求，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及卫生管理的部门、场所及相关活动所产生的档案管理工作。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及卫生行业相关标准规范。真实性原则：档案内容应真实反映卫生管理工作的实际情况，不得虚假记录。完整性原则：涵盖卫生管理工作的各个方面，确保档案资料全面、系统。保密性原则：对涉及公司/组织机密的卫生管理档案信息予以严格保密，防止泄露。便于利用原则：档案的整理、存储和检索应便于快速查询和使用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责1.档案管理部门设立专门的卫生管理档案管理科室（或指定专人负责），负责卫生管理档案的统一收集、整理、归档、保管和利用等工作。2.职责分工档案管理人员负责制定档案收集计划，定期收集各部门的卫生管理档案资料。按照档案分类标准对收集到的资料进行整理、编目、装订等工作。建立档案存储系统，确保档案安全存储，并定期进行检查和维护。为公司/组织内部人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。对档案的利用情况进行跟踪和统计分析，及时反馈相关信息。各部门卫生管理责任人负责本部门卫生管理档案资料的日常收集、整理和初步分类工作。按照规定的时间和要求，将整理好的档案资料移交至档案管理部门。配合档案管理部门开展档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和信息。三、档案收集制度1.收集范围卫生管理制度、规定、标准及相关文件。卫生管理工作规划、计划、总结、报告等。卫生检查记录，包括日常检查、专项检查、定期检查等记录。卫生设施设备的采购、安装、维护、维修记录。环境卫生监测报告，如空气、水质、噪声等检测报告。员工健康档案，包括入职体检、定期体检、职业病防治等相关资料。卫生培训记录，包括培训计划、培训教材、培训人员签到表、培训效果评估等。卫生事故及突发事件的处理记录，包括事件报告、调查处理过程、整改措施等。与外部机构（如卫生监督部门、环保部门等）的往来文件、信函、通知等。其他与卫生管理相关的文件、资料和记录。2.收集时间日常档案资料应及时收集，确保不遗漏重要信息。定期检查记录、工作总结等应在规定的工作周期结束后一周内收集。卫生设施设备的采购、安装、维护等记录应在相应工作完成后立即收集。员工健康档案应在体检结果出具后及时收集归档。3.收集方式各部门卫生管理责任人负责将本部门产生的档案资料进行分类整理后，定期移交至档案管理部门。档案管理部门可通过定期巡查、专项通知等方式，督促各部门按时移交档案资料。对于一些重要的临时性档案资料，档案管理部门可直接参与收集过程，确保资料的完整性和准确性。四、档案整理制度1.分类标准按照卫生管理的不同领域和内容，将档案分为卫生管理制度类、卫生管理工作类、卫生设施设备类、环境卫生监测类、员工健康管理类、卫生培训类、卫生事故及突发事件类、外部往来文件类等类别。每一大类下可根据具体情况进一步细分小类，如卫生管理制度类可分为综合管理制度、专项卫生管理制度等；卫生管理工作类可分为工作计划、工作总结、检查记录等。2.整理要求对收集到的档案资料进行全面清查，剔除重复、无效的资料。按照分类标准对档案资料进行准确归类，确保同一类别的资料集中存放。对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。编制档案目录，目录应详细列出档案的类别、编号、题名（文件名）、日期、保管期限等信息，确保目录与档案内容一一对应。对档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。对于一些不宜装订的资料，如电子文档等，应进行妥善存储，并建立相应的索引目录。五、档案归档制度1.归档流程档案管理人员在收到各部门移交的档案资料后，按照整理要求进行初步审核。审核通过后，将档案资料按照分类标准进行归档存储。在归档过程中，应填写档案归档登记表，详细记录档案的类别、编号、题名、日期、移交部门等信息。定期对归档的档案进行核对，确保档案的准确性和完整性。2.归档存储方式采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储。纸质档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。按照档案类别和编号顺序排列存放，并在档案柜上标明档案类别和编号范围。电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，建立电子档案数据库。对电子档案进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于快速检索。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。3.保管期限根据档案的重要性和使用价值，确定不同档案的保管期限。卫生管理制度、规定、标准等永久性保存。卫生管理工作规划、计划、总结、报告等保存期限为[X]年。卫生检查记录、卫生设施设备的采购、安装、维护、维修记录等保存期限为[X]年。环境卫生监测报告、员工健康档案、卫生培训记录等保存期限为[X]年。卫生事故及突发事件的处理记录保存期限为[X]年。与外部机构的往来文件、信函、通知等保存期限根据实际情况确定，但一般不少于[X]年。六、档案查阅制度1.查阅范围公司/组织内部人员因工作需要，可查阅卫生管理档案中与本人工作相关的资料。2.查阅流程查阅人员需填写档案查阅申请表，注明查阅档案的类别、编号、题名及查阅目的。将申请表提交至所在部门负责人审核签字。档案管理部门收到申请表后，对查阅申请进行审批。对于涉及重要机密或敏感信息的档案查阅申请，需经公司/组织高层领导批准。审批通过后，档案管理部门安排专人陪同查阅人员到档案存储地点进行查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员姓名、查阅档案的类别和编号、查阅内容等信息。3.查阅要求查阅人员应在规定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案存储场所。查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。复印或摘录的档案资料应注明出处，并与原件核对无误。七、档案借阅制度1.借阅范围公司/组织内部人员因特殊工作需要，可借阅卫生管理档案中与本人工作相关的资料。2.借阅流程借阅人员需填写档案借阅申请表，注明借阅档案的类别、编号、题名及借阅期限。将申请表提交至所在部门负责人审核签字。档案管理部门收到申请表后，对借阅申请进行审批。对于涉及重要机密或敏感信息的档案借阅申请，需经公司/组织高层领导批准。审批通过后，档案管理部门办理档案借阅手续，向借阅人员发放档案，并要求借阅人员签字确认。借阅手续应包括借阅申请表、借阅期限、归还日期等信息。3.借阅要求借阅人员应按照规定的借阅期限及时归还档案，如需延期归还，应提前向档案管理部门申请办理延期手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或用于非工作目的。借阅人员在借阅期间如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。归还档案时，借阅人员应确保档案资料完整无损，档案管理部门对归还的档案进行检查验收，如发现问题，应及时要求借阅人员进行处理。八、档案保密制度1.保密范围涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、经营信息等机密的卫生管理档案信息。员工个人隐私信息，如健康状况、职业病史等。其他按照法律法规或公司/组织规定需要保密的卫生管理档案信息。2.保密措施档案管理部门应配备必要的保密设备，如加密存储设备、门禁系统等，确保档案存储场所的安全。对档案管理人员进行保密培训，提高其保密意识和业务能力，签订保密协议，明确保密责任。在档案查阅、借阅过程中，严格执行审批制度，限制接触范围，确保机密信息不被泄露。对于涉及机密的档案资料，应进行加密存储或单独存放，并标明保密级别。禁止在非保密场所谈论、传播档案中的机密信息。3.保密监督与检查定期对档案保密制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时整改。对违反保密制度的行为进行严肃处理，追究相关人员的责任。情节严重的，依法追究法律责任。九、档案销毁制度1.销毁范围已超过保管期限且无保存价值的档案资料。经鉴定确认不再需要保存的档案资料。2.销毁流程档案管理部门定期对到期档案进行清理，编制档案销毁清单，清单应详细列出档案的类别、编号、题名、日期、保管期限等信息。将档案销毁清单提交至公司/组织档案鉴定小组进行鉴定。档案鉴定小组应由公司/组织内部相关部门负责人、档案管理人员等组成，对拟销毁的档案进行审核，确认是否符合销毁条件。经档案鉴定小组批准后，档案管理部门组织实施档案销毁工作。销毁工作应在指定的地点进行，采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案资料无法恢复。在档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。销毁完成后，监督人员和销毁人员应在档案销毁清单上签字确认。3.销毁记录对档案销毁过程进行详细记录