市场部资料档案管理制度

PAGE市场部资料档案管理制度一、总则（一）目的为加强市场部资料档案的管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，提高资料档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市场部所有资料档案的管理，包括但不限于市场调研资料、营销策划方案、广告宣传资料、客户信息资料、业务合同资料等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：市场部资料档案由专人负责集中管理，确保资料档案的完整性和一致性。2.分类管理原则：根据资料档案的性质和用途，进行分类管理，便于查找和利用。3.安全保密原则：加强资料档案的安全保密措施，防止资料档案的泄露和丢失。4.方便利用原则：优化资料档案的管理流程，提高资料档案的利用效率，为市场部的工作提供有力支持。二、资料档案的分类与编号（一）分类1.市场调研资料：包括市场调研报告、行业动态分析、竞争对手研究等。2.营销策划方案：包括年度营销计划、促销活动方案、品牌推广方案等。3.广告宣传资料：包括广告文案、宣传海报、宣传视频等。4.客户信息资料：包括客户基本信息、客户需求分析、客户反馈等。5.业务合同资料：包括销售合同、合作协议、服务合同等。6.其他资料：包括市场部内部文件、会议纪要、培训资料等。（二）编号1.资料档案编号采用“类别代码+年份+流水号”的形式，例如：“SC012023001”，其中“SC”表示市场部资料档案，“01”表示市场调研资料类别，“2023”表示年份，“001”表示流水号。2.类别代码具体如下：市场调研资料：SC01营销策划方案：SC02广告宣传资料：SC03客户信息资料：SC04业务合同资料：SC05其他资料：SC06三、资料档案的收集与整理（一）收集1.市场部各岗位人员应及时将工作中产生的资料档案提交给档案管理人员，确保资料档案的及时收集。2.对于外部获取的资料档案，如市场调研报告、行业动态分析等，由相关人员负责收集，并及时提交给档案管理人员。（二）整理1.档案管理人员收到资料档案后，应按照分类标准进行整理，确保资料档案的分类准确、有序。2.对于纸质资料档案，应进行编号、装订，并在封面注明资料档案的名称、编号、日期等信息。3.对于电子资料档案，应按照分类目录进行存储，并建立相应的索引，便于查找和利用。四、资料档案的归档与保管（一）归档1.整理后的资料档案应及时归档，归档时应填写《资料档案归档登记表》，注明资料档案的名称、编号、日期、来源等信息。2.档案管理人员应按照归档登记表的内容，将资料档案存入相应的档案柜或电子存储设备中，并建立档案目录，便于查找和利用。（二）保管1.档案管理人员应定期对资料档案进行检查和清点，确保资料档案的完整性和安全性。2.对于纸质资料档案，应存放在干燥、通风、防火、防潮的档案柜中，并定期进行防虫、防霉处理。3.对于电子资料档案，应定期进行备份，并存储在安全可靠的存储设备中，防止数据丢失。4.严格限制非档案管理人员对资料档案的访问，确需查阅资料档案的，应经档案管理人员同意，并办理相关手续。五、资料档案的查阅与借阅（一）查阅1.市场部内部人员因工作需要查阅资料档案的，应填写《资料档案查阅申请表》，注明查阅的资料档案名称、编号、查阅目的等信息，并经部门负责人批准。2.档案管理人员应根据查阅申请表的内容，提供相应的资料档案，并在查阅过程中进行监督，确保资料档案的安全。3.查阅人员应在规定的时间内归还资料档案，并在《资料档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.市场部内部人员因工作需要借阅资料档案的，应填写《资料档案借阅申请表》，注明借阅的资料档案名称、编号、借阅期限等信息，并经部门负责人批准。2.档案管理人员应根据借阅申请表的内容，提供相应的资料档案，并与借阅人员签订《资料档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还资料档案，并确保资料档案的完整性和安全性。如发现资料档案有损坏或丢失的情况，应及时向档案管理人员报告，并承担相应的责任。六、资料档案的保密与安全（一）保密1.市场部所有人员应严格遵守公司的保密制度，对涉及公司商业秘密和客户隐私的资料档案予以保密。2.档案管理人员应加强对资料档案的保密管理，对查阅和借阅资料档案的人员进行保密教育，并签订保密协议。3.严禁将资料档案带出公司或泄露给无关人员，如因工作需要确需带出公司的，应经部门负责人批准，并采取相应的保密措施。（二）安全1.档案管理人员应加强对资料档案的安全管理，确保资料档案的存储环境安全可靠，防止资料档案的损坏、丢失和泄露。2.定期对资料档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力，确保在突发情况下能够及时有效地保护资料档案的安全。七、资料档案的销毁（一）销毁条件1.资料档案已超过保存期限，且无继续保存价值的。2.资料档案因保管不善或其他原因导致损坏、丢失，无法修复或补充的。3.资料档案涉及的业务已结束，且无其他用途的。（二）销毁程序1.档案管理人员应定期对资料档案进行清理，确定需要销毁的资料档案清单，并填写《资料档案销毁申请表》，注明销毁的资料档案名称、编号、日期、销毁原因等信息。2.《资料档案销毁申请表》经部门负责人审核、公司领导批准后，方可进行销毁。3.销毁资料档案时，应至少有两名档案管理人员在场监督，并在《资料档案销毁登记表》上签字确认。